05.02.2015 · Fachbeitrag · Effektives Arbeiten

Entlastende Rechenhilfe im Schriftsatz: Word und Excel als Team

von Claudia von Wilmsdorff, Fachautorin und Trainerin, Speyer

| Auch mit dem Textverarbeitungsprogramm Word können Sie problemlos einfache Rechnungen durchführen. Das vermeidet eine lästige Doppelnutzung von mehreren Programmen nebeneinander bei der Arbeit am Schriftsatz. Für komplexe Berechnungen ziehen Sie Excel hinzu. So können Sie z.B. bereits gezahlte Vorschüsse bequem berücksichtigen oder in einer Kostennote die Mehrwertsteuer ausrechnen. Lesen Sie, wie Sie eine Excel-Datei in Word bearbeiten, um den Schriftsatz effektiv und schnell fertigzustellen. |

1. Leeres Tabellenblatt in Word einfügen

Möchten Sie mit Excel rechnen, müssen Sie Word nicht verlassen. Sie bauen die Tabelle direkt ins Word-Dokument ein, indem Sie „Einfügen“, „Tabellen“, „Tabelle“ und „Excelkalkulationstabelle“ wählen.

Jetzt sehen Sie ein Excel-Tabellenblatt. Es ist mit einem gestrichelten Rahmen versehen. Eingefügt in das Schriftsatz-Dokument sieht es nun aus, wie in der Abbildung unten auf dieser Seite. An den Ecken und in der Mitte des Tabellenblatts erkennen Sie Anfasspunkte. Das Menüband oben zeigt die Excel-Befehle. Sie arbeiten also in der Tabellenkalkulation. Die erste Zelle ist aktiv und erwartet die Eingabe von Text oder Zahlen. Formatieren Sie Ihre Einträge wie gewohnt, verwenden Sie Rahmen oder Zellenformate wie Datum, Zeit, Währung. Ebenso hinterlegen Sie Formeln, etwa um die Mehrwertsteuer oder Summe zu berechnen. Klicken Sie außerhalb der Tabelle ins Word-Dokument, um zur Textverarbeitung zurückzukehren.