03.05.2018 · Fachbeitrag · Datenschutz

So funktioniert die DS-GVO-konformeAktenvernichtung in der Kanzlei

von RAin Heike Mareck, externe Datenschutzbeauftragte, Dortmund

| Wann werden in Unternehmen Unterlagen, Dokumente, Papiere entsorgt? Wenn der Keller voll ist! Wie werden diese Unterlagen entsorgt? Unterschiedlich: Vertrauliche Unterlagen kommen in den versiegelten Container, der im Papierraum oder Keller steht. Bei als unbedenklich eingestuften Unterlagen, die personenbedingte Daten enthalten, ist das Entsorgen teilweise „unkomplizierter“. Mit der DS-GVO sollten Kanzleien Akten datenschutzkonform entsorgen. AK Anwalt und Kanzlei gibt hierzu Tipps. |

1. Allgemeines

Das Entsorgen von weniger vertraulichen Unterlagen erfolgt in vielen Kanzleien unterschiedlich: Mal trifft sich ein Team spontan, weil der Keller voll ist. Mal werden die Unterlagen der Reinigungskraft an die Bürotür gestellt, damit diese sie abends zum versiegelten Container vor der Kanzlei bringt. Manchmal bleiben die Unterlagen auch bereitgelegt tagelang irgendwo zum Abholen ‒ einsehbar für viele. So zuletzt beim LG Dortmund, wo alte Akten zum Entsorgen durch den Dienstleister kurzerhand einige Tage auf dem Gerichtsflur standen.

Es verwundert daher nicht, dass Papierakten für zwei Drittel (63 Prozent) der mittelständischen, deutschen Unternehmer ein ernsthaftes Risiko für die Informationssicherheit darstellen. Zu diesem Ergebnis kamen PwC und Iron Mountain in ihrer 2014 durchgeführten Studie über den „Reifeindex zum Informationsrisiko“. Fakt: Das sind mehr als doppelt so viele Befragte, als die, die externe Bedrohungen, wie Schadsoftware oder Hacker fürchten.