29.04.2025 · Fachbeitrag · Datenschutz

Aufgepasst: Scanner können Datendiebe sein

von Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz

| Ob als Einzel- oder als Multifunktionsgerät: Scanner sind im digitalen Zeitalter auch in Kanzleien unverzichtbar geworden. Sie digitalisieren Papierdokumente für digitale Akten, Gerichtsverfahren oder zur einfachen Weiterleitung an Mandanten und andere Beteiligte. Doch mit der Integration in Netzwerke treten Datenschutzprobleme auf: Viele Geräte speichern gescannte Dokumente intern ‒ und dies oft dauerhaft, wenn sie nicht aktiv gelöscht werden. Es geht um den Datenschutz und das Berufsrecht. |

Sicherheit sensibler Daten ist gefährdet

In der Regel benötigen Scanner nur wenige Sekunden, um Dokumente von Papier in Dateien umzuwandeln und auf einen Server oder einen angewählten Rechner zu versenden. Und genau hier fängt das Problem schon an:

• Scanner, die in Netzwerke integriert sind oder direkt mit Cloud-Diensten kommunizieren, speichern häufig Daten nur temporär, um sie zu übertragen. Je nach Konfiguration können sie auch eine Kopie der Dokumente auf internen Speicherkomponenten ablegen.