13.03.2026 · Fachbeitrag · Aufbewahrung

Der Tresor: Verstecktes Chaos oder gut organisiertes System?

von Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz

In vielen Kanzleien steht er oft seit Jahren oder sogar Jahrzehnten und mit nur vagem Wissen über seinen tatsächlichen Inhalt: der Tresor. Über die Zeit wurde er von unterschiedlichen Personen befüllt, Zuständigkeiten wechselten, Dokumentationen wurden nicht fortgeführt. Was sich konkret darin befindet, ist häufig – wenn überhaupt – nur noch einzelnen Mitarbeitern bekannt. In diesem Beitrag lesen Sie, wie Sie aus dieser „Black Box“ ein strukturiertes System machen.

Das Problem

Besonders deutlich wird dieses Defizit, wenn die zuständige Person die Kanzlei verlässt oder länger abwesend ist, etwa durch Urlaub oder Krankheit. Zwar sind Unterlagen und Wertgegenstände sicher verwahrt (§ 43a Abs. 7 S. 1 BRAO). Der Zugriff darauf ist jedoch unnötig zeitaufwendig. Sicherheit hilft im Arbeitsalltag nur bedingt, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter die Dinge nicht mehr finden.

Beispiel

Die Tochter eines ehemaligen Mandanten meldet sich und teilt mit, dass ihr Vater verstorben ist. Sie weiß, dass die Kanzlei seinerzeit ein (handschriftliches) Testament entworfen hat, kann jedoch nicht sagen, ob dieses notariell beurkundet oder handschriftlich erstellt und zur Verwahrung übergeben wurde. Sie bittet um Überprüfung.

Der Mandant war über viele Jahre betreut worden, die Akte könnte aufgrund abgelaufener Aufbewahrungsfristen bereits vernichtet sein. Nun beginnt die Suche. Wenn in diesem Moment zunächst der Tresor durchsucht oder Rücksprache mit Kollegen gehalten werden muss, kostet das wertvolle Zeit – und wirkt nach außen wenig professionell.