05.01.2026 · Fachbeitrag · Aktenführung

Behalten Sie Ihre (Mandanten-)Unterlagen im Blick

von Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz

Die tägliche Arbeit in einer Anwaltskanzlei ist komplex und unterliegt ständigen Veränderungen. Dass die Verfahrensakten und Fallinformationen immer aktuell sein müssen, liegt auf der Hand. Aber auch die Mandantenunterlagen müssen Sie kontinuierlich aktualisieren. Nur korrekte und vollständige Informationen gewährleisten die Qualität Ihrer Dienstleistung, schützen Sie vor rechtlichen Risiken und sorgen für eine optimale Organisation. Welche Unterlagen, Vorlagen und Dokumente Sie stets im Blick halten sollten, stellen wir Ihnen heute vor.

Stammdaten aktualisieren

Sie müssen die Mandantendaten nicht nur zu Mandatsbeginn korrekt aufnehmen, sondern auch im Laufe des Verfahrens stets aktuell halten: Das betrifft sowohl laufende Verfahren als auch künftige Mandate. Gleiches gilt für die übrigen Beteiligten: Eine regelmäßige Aktualisierung dieser Daten verhindert Kommunikationsfehler, minimiert das Risiko von Verfahrensverzögerungen und trägt zu einer hohen Servicequalität bei.

Hierzu zählen alle grundlegenden Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adressen. Kündigt z. B. die Partei oder ein Beteiligter einen Umzug oder möglicherweise eine Heirat an und die korrekten Daten bzw. der Zeitpunkt sind noch nicht bekannt, fragen Sie frühzeitig nach. Legen Sie die Akte entsprechend auf Wiedervorlage, damit die Änderungen rechtzeitig eingepflegt werden können.