14.07.2025 · Fachbeitrag · Digitalisierung

Keine Angst vor dem Weg zur papierlosen Kanzlei

von Rechtswirtin und Kanzleimanagerin Carmen Wolf, Koblenz

| Für viele Kanzleien ist es eine Herausforderung, dass sich bewährte Methoden verändern. Einige stehen Neuerungen, wie (nahezu) papierlosen Kanzleien, vorsichtig gegenüber. Andere haben bereits den Schritt in die Digitalisierung gewagt. Denn diese erleichtert die Arbeitsprozesse, spart wertvolle Zeit und erhöht die Qualität durch standardisierte Abläufe. Eine Herausforderung besteht beispielsweise darin, dass Akten teilweise nur in Papierform vorliegen, während Gerichte zunehmend digitale Dokumente fordern. Dies führt oft zu einem Mix aus digitalen und analogen Akten, die in einigen Fällen nicht übereinstimmen. Doch Sie können die Fehlerquote bei der Bearbeitung minimieren. |

Zwischenlösungen ergreifen

Immer, wenn wir die gewohnte Komfortzone verlassen, melden sich Ängste ‒ auch sehr wichtige, denn es geht mal wieder um das Berufsrecht: Die Akte muss ordentlich geführt werden. Es darf kein Schriftsatz verloren gehen, fehlen, falsch zugeordnet werden usw. Doch Sie müssen dabei gar nicht von Null auf Hundert alles ändern. Es gibt Zwischenlösungen. Gewöhnen Sie sich und Ihre Mitarbeiter an neue Abläufe und die neue Technik, z. B. mithilfe von Schulungen. Sie können mit einem Tablet zu Gericht gehen und am Anfang die Papierakte zur Sicherheit mitnehmen. Dokumente können Sie im Termin mittels beA oder E-Mail-Versand übergeben. Wenn Sie Papier einscannen, müssen Sie es danach nicht zwingend vernichten, sondern können es in einer Ablage zur Sicherheit einige Wochen oder Monate aufbewahren.

Vorteile der e-Akte nutzen

Auch wenn das Einscannen sämtlicher Papierakten und v. a. die Benennung jedes Dokuments erst einmal lange dauert, lohnt sich die Umstellung. Die Vorteile der e-Akte sind: