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Controlling in der Zahnarztpraxis, Teil 3

Die Unternehmensplanung als Grundlage des Praxiscontrollings

von Hans-Theo Stadtfeld,Geschäftsführer der Cubico Management Consulting GmbH,Unternehmensberatung, Lüdinghausen

In der letzten Ausgabe haben wir aufgezeigt, wieder „Geldbedarf“ und die „Geldherkunft“ zuermitteln sind. Diese Kennziffern sollen nun abschließend in dasKernstück eines effektiven Controllings – dieUnternehmensplanung – eingebaut werden. Die Unternehmensplanunggliedert sich in zwei Schritte:

Erster Schritt: Ermittlung des möglichen Praxisgewinns

In einem ersten Schritt wird bei derUnternehmensplanung der mögliche Gewinn aus der Praxis ermittelt.Im Gegensatz zur Ermittlung des Geldbedarfs bzw. der Geldherkunftwerden die Geldzu- und -abflüsse des Praxisbereichs monatlicherfasst. Vor allem die Praxisausgaben werden weitestgehendaufgeschlüsselt, so dass ein noch effektiveres Kostencontrollingmöglich wird.

Beispielhaft haben wir nachfolgend dieUnternehmensplanung für das erste Quartal 2001 erfasst. Die Zahlensind in der Praxis natürlich für das gesamte Jahr zuerfassen. Bei den geplanten Einnahmen bzw. Ausgaben haben wir uns ander Durchschnittspraxis orientiert, die auch in den vergangenenBeiträgen Gegenstand der Betrachtung war. Im Einzelnen stellensich die geschätzten Geldzu- und -abflüsse wie folgt dar:

Auswertung der bzw. Erläuterungen zur Tabelle

Zunächst sind die Einnahmen zuberücksichtigen. Bereits im letzten Beitrag hatten wir ermittelt,dass etwa 191.000 DM im ersten Quartal erwirtschaftet werdenmüssen. Wir haben bei den Einnahmen dem Umstand Rechnung getragen,dass im Januar die KZV-Restzahlung für das dritte Quartal desVorjahres ausgezahlt wird und dass im Bereich der Eigenanteils- bzw.Privatrechnungen der Januar oftmals ein schwacher Monat ist, dieUmsätze aber im Laufe des ersten Quartals wieder steigen.

Die einzelnen Kostenpositionen sind – wiebereits dargelegt – aus der BWA des Vorjahres zu entnehmen.(Alternativ kann man sich auch neue Ziele setzen und damit dieEinnahmen und Kosten neu definieren.) In der Geldbedarfstabelle imletzten Beitrag hatten wir Praxiskosten für das erste Quartal 2001in Höhe von 129.000 DM ermittelt (ohne Darlehenstilgung). DieAufteilung der Kosten in den einzelnen Bereichen entspricht ebenfallsden Durchschnittskosten einer Praxis. Sie variieren nur in wenigenPositionen. Dies sind zum einen die Fremdlaborkosten, die direkt mitden Einnahmen korrespondieren. Zum anderen variieren dieKZV-Verwaltungskosten, die nur einmal quartalsmäßig anfallen.

Bei den so genannten „GeringwertigenWirtschaftsgütern“ (GWG) handelt es sich um beweglichematerielle Güter, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 800 DMnetto (also ohne Umsatzsteuer) betragen. Anschaffungen dieser Art habenwir nicht mit einkalkuliert.

Die Summe der Betriebsausgaben ist von der Summeder Betriebseinnahmen zu saldieren. Damit ist dann der vorläufigeMonats-Gewinn oder -Verlust aus der Praxis ermittelt.

Zweiter Schritt: Darstellung der Geldverwendung

Im zweiten Schritt wird dann aufgezeigt, welcheprivat bedingten Kosten – das heißt aus bereitsversteuertem Einkommen zu bestreiten – anfallen. Dazu wird der inder ersten Tabelle ermittelte Gewinn bzw. Verlust in die so genannteGeldverwendungstabelle übertragen.

Auswertung der bzw. Erläuterungen zur Tabelle

Mit der Geldverwendungstabelle wird zunächstermittelt, welche Kosten das monatliche Praxisergebnis nochbeeinflussen. Wir haben dabei Abschreibungen oder die Aufnahme vonPraxisdarlehen unberücksichtigt gelassen, so dass der Gewinn ausder Praxis von diesen Komponenten nicht mehr beeinflusst wird. Somitist das verfügbare Einkommen aus der Praxis mit demvorläufigen Ergebnis aus der vorherigen Tabelle gleichzusetzen.Mit diesem verfügbaren Einkommen sind die Privatausgaben zusaldieren. Auch hier haben wir uns an den Zahlen aus derGeldbedarfstabelle im letzten Beitrag orientiert.

Interessant in diesem Zusammenhang ist der MonatMärz, in dem Zusatzausgaben – wie die ersteSteuervorauszahlung – fällig werden. Oftmals werden auch dieTilgungen für Praxisdarlehen quartalsmäßig berechnet.Berücksichtigt man dies, so sind die Ausgaben mit 37.250 DMdeutlich höher als die Einnahmen in Höhe von 19.800 DM. Damitliegt die Unterdeckung im März bei 17.450 DM. Diese Unterdeckungwird nur dadurch aufgefangen, dass in den Monaten Januar und Februarein Überschuss von 21.600 DM erwirtschaftet wurde. Betrachtet mandas erste Quartal insgesamt, so stehen am Ende lediglich 4.150 DM alsliquide Mittel – also zur freien Disposition – zurVerfügung.

Die für das gesamte Jahr erfassten Planzahlenkönnen sehr leicht kontrolliert werden, indem man ihnen eineTabelle mit gleicher Struktur gegenüberstellt, in der dieIst-Zahlen – also die tatsächlichen Einnahmen und dietatsächlichen Kosten – erfasst sind.

Fazit

Mit dem in nunmehr drei Teilen vorgestelltenControlling-System erhält man im Einnahmen- wie auch imAusgabenbereich sehr schnell eine genaue Übersicht übereventuelle Planabweichungen. Dieses Frühwarnsystem führtdazu, dass nicht erst dann, wenn die Kontokorrentlinie erheblichüberschritten ist, fieberhaft nach Lösungen gesucht wird,sondern bereits im Vorfeld Maßnahmen ergriffen werden können.

Die Tabellen sind für jeden, der mit EDVarbeitet, relativ leicht im Excel-Programm nachzubauen. Aber auchmanuell dürften sie auf Grund der ausführlichen Vorlagenproblemlos zu erstellen sein. Bei Bedarf können diese Vordruckeauch bei der Cubico Management Consulting GmbH unter der Telefonnummer02591/78450 abgerufen werden.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch beieiner nicht so gut organisierten Praxis ein Erfassen der Einnahmen- undAusgabensituation zu erheblichen Wandlungen führt. Der finanzielle„Blindflug“ hat ein Ende. Hinzu kommt, dass Zahlen, dieeinmal verinnerlicht wurden, in Gedanken stringent angestrebt und dannmeistens auch erreicht werden. Somit ist Praxiscontrolling nicht nurein stupides Abgleichen von Zahlen, sondern auch ein Aufbruch zu neuenUfern in der Praxisführung.

Quelle: Zahnärzte-Wirtschaftsdienst - Ausgabe 06/2001, Seite 17

Quelle: Ausgabe 06 / 2001 | Seite 17 | ID 108837