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07.04.2008 | Betriebsprüfung

Steuerliche Betriebsprüfungen in der Zahnarztpraxis erfolgreich meistern

Die Finanzverwaltung macht mobil. Zusätzlich eingestellte Betriebsprüfer und neue Prüfungsmethoden haben die Kontrollmöglichkeiten des Fiskus deutlich verbessert. Damit Sie keine unangenehmen Überraschungen erleben, erläutert Ihnen dieser mehrteilige Beitrag Ablauf und Inhalt einer steuerlichen Betriebsprüfung in der Zahnarztpraxis. Dazu erhalten Sie Einblicke in die Prüfungsschwerpunkte und bekommen eine Checkliste an die Hand, mit deren Hilfe Sie sich optimal auf Ihre Betriebsprüfung vorbereiten können. 

Anlass für eine Betriebsprüfung

Die Finanzbehörden gehen bei der Auswahl der jeweiligen Prüfungen in der Regel nach bestimmten Kriterien vor, so dass Sie selbst zumindest grob feststellen können, wie wahrscheinlich bei Ihnen der bevorstehende Besuch eines steuerlichen Betriebsprüfers ist. Folgende Ansatzpunkte können – insbesondere in der Summe mehrerer Punkte – für eine anstehende Betriebsprüfung sprechen: 

 

  • Ihre Praxis wurde bisher überhaupt noch nicht geprüft.
  • Ihre letzten Steuerbescheide stehen unter dem sogenannten „Vorbehalt der Nachprüfung“.
  • Wichtige Positionen Ihrer Gewinnermittlung sind aus Sicht des Finanzamts erklärungsbedürftig, wie etwa nicht begründete und starke Schwankungen bei Gewinn, Umsatz oder Betriebsausgaben.
  • Es gibt erhebliche Abweichungen des individuellen Gewinns von den amtlichen Gewinnermittlungsrichtsätzen.
  • Betriebliche Verluste sind über mehrere Jahre hinweg angefallen.
  • Betriebsveränderungen – wie zum Beispiel Aufgabe, Veräußerung, Übertragung der Praxis oder Kooperationen – haben stattgefunden.
  • In Ihren Steuerakten befindet sich Kontrollmaterial des Fiskus.
  • Es sind geringe Privatentnahmen bei einem hohen privaten Lebensstandard zu verzeichnen.
  • Es gibt höhere Einlagen, deren Mittelherkunft unklar ist.
  • Es fehlen Zinseinnahmen bei hohen Praxisgewinnen.
  • Es existieren Verträge mit Familienangehörigen, zum Beispiel Arbeits-, Darlehens-, Miet- oder Pachtverträge.

Rechte und Pflichten während der Betriebsprüfung

Kommt es zum „Ernstfall“, ist der Steuerpflichtige bei der Betriebsprüfung zur Mitwirkung verpflichtet. Er muss dem Prüfer Auskünfte erteilen, die Buchhaltungsunterlagen der Praxis sowie die Geschäftspapiere und Urkunden (soweit sie von steuerlicher Bedeutung sein können) vorlegen und – sofern erforderlich – auch erläutern. Zur Durchführung der Prüfung müssen Sie dem Prüfer einen geeigneten Raum oder Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Nur in Ausnahmefällen sollte die Prüfung in Ihren Privaträumen, beim Steuerberater oder in den Räumen des Finanzamts stattfinden. 

 

Da eine Zahnarztpraxis in aller Regel nicht über einen abgeschlossenen Büroarbeitsplatz verfügt und somit eine Prüfung innerhalb der Praxis bei laufendem Praxisbetrieb häufig undenkbar ist, kann um eine Prüfung in den Räumen des Steuerberaters ersucht werden. Die Verlegung der Prüfung in die Räume des Steuerberaters hat für den Zahnarzt den Vorteil, dass bei unklaren Sachverhalten zuerst der Steuerberater befragt wird. Dieser kann als Fachmann unüberlegte und mit erheblichen negativen steuerlichen Konsequenzen belegte Antworten vermeiden, die einem Laien leicht entschlüpfen. Die Ermessensentscheidung des Prüfers hinsichtlich der Wahl des Prüfungsortes kann mit folgenden Argumenten positiv zu Ihren Gunsten beeinflusst werden: 

 

  • Dies ermöglicht eine effizientere Prüfungsabwicklung, da der Steuerberater für sämtliche Fragen jederzeit zur Verfügung steht.
  • Steuerliche Sachverhalte können zügig und kompetent durch den Steuerberater erläutert werden.
  • Die Unterlagen befinden sich bereits beim Steuerberater.
  • Eine Besichtigung der Praxis ist jederzeit nach Absprache möglich.

 

Befindet sich das Steuerbüro weit entfernt von der Praxis, kann die Prüfung nach Absprache ggf. auch im Finanzamt stattfinden. 

 

Seit dem 1. Januar 2002 darf die Finanzverwaltung die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellte Gewinnermittlung nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ mittels Datenzugriff prüfen. Ein Zugriff auf Patientendaten betreffend die Diagnose und Behandlungsmethode des Zahnarztes ist dabei aber nicht erlaubt. Technisch sollten daher die Finanzbuchführung und die Patientendateien in der EDV getrennt sein. 

 

Grundsätzlich wird der Prüfer Sie bzw. Ihren Steuerberater während der Prüfung über alle wichtigen Feststellungen unterrichten – es sei denn, Zweck und Ablauf der Betriebsprüfung würden dadurch beeinträchtigt. Weiterhin hat der Prüfer dem Steuerpflichtigen „rechtliches Gehör“ zu gewähren. Dies bedeutet, dass er dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit geben muss, zu den erläuterungsbedürftigen Sach- und Rechtsfragen ausführlich Stellung zu nehmen. 

 

Praxishinweis: Beantragen Sie eine Verschiebung des Prüftermins, wenn wichtige Gründe der Betriebsprüfung in Ihrer Praxis entgegenstehen. Wichtige Gründe sind zum Beispiel Erkrankungen Ihrerseits, einer wichtigen Auskunftsperson, aber auch Ihres Steuerberaters oder beträchtliche Betriebsstörungen etwa durch einen Umbau. 

Wesentlicher Ablauf der Betriebsprüfung

Der Prüfungsbeginn, die zu prüfenden Geschäftsjahre, die Steuerarten und der Name des Prüfers werden durch eine Prüfungsanordnung des Finanzamts – in der Regel mindestens vier Wochen vorher – bekannt gegeben. Üblicherweise wird der Prüfer dann zwecks Terminvereinbarung an Sie herantreten. 

 

Zum Prüfungsbeginn erfolgt in aller Regel ein Einführungsgespräch mit anschließender Besichtigung der Praxis. 

 

Während der Prüfungsdurchführung teilt der Prüfer Ihnen bzw. Ihrem Steuerberater mit, welche Sachverhalte er steuerlich anders behandeln möchte und was ihm noch unklar ist. In diesem Stadium kommt es zur Erörterung von Punkten und Fragen. Insbesondere strittige Sachverhalte sollten hier geklärt werden.  

 

In der folgenden Schlussbesprechung werden offen gebliebene Streitfragen oder größere Punkte diskutiert. Die Prüfungsfeststellungen und die steuerlichen Auswirkungen werden seitens des Betriebsprüfers vorgestellt. Nach der Schlussbesprechung ergeht ein Prüfungsbericht mit den Ergebnissen der Schlussbesprechung und den Auswirkungen auf die Besteuerungsgrundlagen. 

 

Auf Grundlage des Prüfungsberichts ergehen geänderte Steuerbescheide. Konnte mit dem Prüfer in bestimmten Punkten keine Einigung erzielt werden, muss jetzt gegen die geänderten Steuerbescheide Einspruch eingelegt werden. 

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Sobald sich eine Betriebsprüfung angekündigt hat, sollten Sie sich gemeinsam mit Ihrem steuerlichen Berater konkret darauf vorbereiten. Folgende Checkliste kann hierbei hilfreich sein: 

 

  • Soweit strafrechtliche Tatbestände (Steuerhinterziehung) erfüllt sind, sollte die Möglichkeit der strafbefreienden Selbstanzeige geprüft werden, da diese grundsätzlich nicht mehr möglich ist, wenn der Betriebsprüfer zur Prüfung erschienen ist.

 

  • Es ist zu überprüfen, ob die Steuerbescheide, die für den Überprüfungszeitraum ergangen sind, unter dem „Vorbehalt der Nachprüfung“, „vorläufig“ oder „endgültig“ ergangen sind. Denn „endgültige Bescheide“ sind verfahrensrechtlich seitens des Finanzamtes schwerer änderbar.

 

  • „Steuerneuralgische“ Vertragsunterlagen sollten gesichtet werden. Insbesondere Verträge mit nahen Angehörigen sollten hinsichtlich „Fremdüblichkeit“, Angemessenheit, der Formvorschriften und tatsächlichen Durchführung betrachtet werden.

 

  • Die Belegsammlung sollte auf Vollständigkeit geprüft werden.

 

  • Die erfolgten Abschreibungen einschließlich Sonder- und Ansparabschreibungen sollten kontrolliert werden.

 

  • Ebenfalls sollten Reisekostenabrechnungen, Fortbildungskosten und Bewirtungsaufwendungen auf Vollständigkeit und Einhaltung der entsprechenden Formvorschriften kontrolliert werden.

 

  • Es ist zu klären, wer für welche Fragen des Prüfers Rede und Antwort stehen soll. Andere Mitarbeiter bzw. Personen sollten angewiesen werden, dem Prüfer keine Auskünfte zu erteilen.

 

  • Sind mögliche Schwachpunkte ersichtlich, so sollte die – rechtliche – Auseinandersetzung argumentativ vorbereitet werden.

Verhalten während der Betriebsprüfung

Um den Prüfungsablauf reibungslos und ohne Zeitverzögerung zu gestalten, empfehlen sich einige Verhaltensregeln. 

 

Zunächst sollten Sie für ein unverkrampftes Prüfungsklima sorgen. Vermeiden Sie Emotionen und kooperieren Sie in Sachfragen. Denn auf den Prüfungsverlauf wirkt sich ein allein gelassener Betriebsprüfer ungünstig aus. So werden oft hinter jeder unbeantworteten Frage weitere Fallstricke oder unberechtigte Steuerminderungen vermutet. 

 

Zu Beginn der Prüfung bietet es sich an, mit dem Prüfer ein Einführungsgespräch zu führen und ihm – auf Nachfrage – die Praxis zu zeigen. Nutzen Sie dieses Gespräch, um den zeitlichen Ablauf der Prüfung zu klären, sich nach möglichen Prüfungsschwerpunkten zu erkundigen und die aktuelle – ggf. schwierige – Lage der Praxis zu schildern. Ferner sollte ein fester Ansprechpartner für den Prüfer benannt und vereinbart werden. Der Prüfer sollte gebeten werden, Sie und/oder den Ansprechpartner möglichst frühzeitig über seine Beanstandungen zu unterrichten. 

 

Sofern die Prüfung – ausnahmsweise doch – in Ihren Praxisräumen stattfindet, sollte der Arbeitsplatz des Prüfers mit einer Tür verschließbar sein, damit er möglichst wenig Gelegenheit zu unkontrolliertem Kontakt mit den Praxismitarbeitern hat. Hinsichtlich der Herausgabe von angeforderten Unterlagen gilt der Grundsatz: So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich. Also nie mehr herausgeben als ausdrücklich verlangt wird. Die erforderlichen Unterlagen sollten für die Prüfungsjahre sortiert und vollständig vorliegen. Das ermöglicht dem Prüfer einen zügigen Ablauf der Prüfung – für Zahnarzt und Prüfer wünschenswert. 

 

(Der Beitrag wird in der nächsten Ausgabe fortgesetzt.) 

Quelle: Ausgabe 04 / 2008 | Seite 14 | ID 118645