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06.05.2008 | Betriebsprüfung

Steuerliche Betriebsprüfungen in der Zahnarztpraxis erfolgreich meistern – Teil 2

Im ersten Teil dieser Beitragsserie in der letzten Ausgabe wurde erläutert, wann Sie als Zahnarzt mit einer Betriebsprüfung rechnen müssen, wie die Prüfung abläuft und welche Rechte Sie diesbezüglich haben. Dazu wurden Empfehlungen gegeben, wie Sie sich auf die Prüfung vorbereiten und während der Prüfung verhalten sollten. Dieser Teil gewährt nun Einblicke in die Prüfungsinhalte und gibt Hinweise sowie Gestaltungsempfehlungen, um unangenehme Überraschungen bei einer Prüfung zu vermeiden. 

 

In aller Regel bilden Betriebsprüfer Prüfungsschwerpunkte, weil eine durchgehende Vollprüfung zu aufwändig und uneffektiv wäre. Deshalb „pickt“ sich der Prüfer Prüfungsbereiche heraus, bei denen am ehesten mit Steuernachzahlungen zu rechnen ist. Erfahrungsgemäß bestimmen folgende Themenschwerpunkte die Betriebsprüfung eines Zahnarztes: 

1. Praxiseinnahmen der KZV

Der Prüfer kontrolliert zunächst die KZV-Einnahmen. Hierfür addiert er die vier von der KZV erstellten Quartalsabrechnungen. Ergeben sich Differenzen zur Steuererklärung des Zahnarztes, hakt der Prüfer nach. Häufig kommen diese Differenzen dadurch zustande, dass in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) die Einnahmen erst bei Zahlungseingang erfasst werden. Zudem finden sich in vielen KZV-Quartalsabrechnungen Korrekturen aus vorherigen Quartalen. Je nachdem, wie diese Kürzungen oder Nachzahlungen buchhalterisch erfasst wurden, kann es zu Zuordnungsproblemen kommen. 

2. Eigenanteile der Patienten

Aus den monatlichen EDV-Aufstellungen „ZA-Abrechnung Zahnersatz“ der KZV, die die Zahnärzte als Anlage zu den Quartalsabrechnungen erhalten, ermittelt der Prüfer rechnerisch den Eigenanteil der Kassenpatienten, indem er von den Gesamtkosten für den Zahnersatz den Kassenanteil subtrahiert. Diese rechnerisch ermittelten Eigenanteile werden nun mit den Einnahmen in der Buchführung verglichen. Differenzen sind hier allerdings erklärbar, wenn Patienten ihre Eigenanteile teilweise Monate später oder in Raten bezahlen. 

3. Überprüfung von Kontrollmaterial

Häufig kommt es vor, dass die Betriebsprüfer so genanntes Kontrollmaterial von anderen Finanzämtern auswerten. Das Finanzamt überprüft dann, ob sich in Ihrer Buchführung dieser Vorgang wiederfindet und ob er korrekt erfasst ist. 

4. Versteuerung von Kapitalvermögen

Bei langjährig hohen betrieblichen Einkünften prüft der Fiskus die so genannte Kapitalmittelverwendung. Sofern diese nicht schlüssig ist (etwa durch Erwerb eines Mietwohngrundstücks oder Bau eines Eigenheims), kann leicht der Verdacht entstehen, dass Kapitaleinkünfte nicht bzw. nicht vollständig erklärt wurden. Nicht zuletzt die Diskussion um die Aufdeckung von Schwarzgeldern in Liechtenstein zeigt, dass dem Fiskus zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung stehen, um an steuerlich relevante Informationen zu gelangen. Vor allem vor dem Hintergrund, dass einer Steuerunehrlichkeit harte Strafen folgen können, sollten fehlende Angaben über steuerpflichtige Einnahmen nicht als Kavaliersdelikt angesehen werden. 

5. Betrieblich veranlasste Fortbildungskosten

Fortbildungskosten können nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Reise (ggf. auch nur zeitanteilig) ausschließlich – oder zumindest weitaus überwiegend – aus betrieblichem oder beruflichem Interesse unternommen wird. Auseinandersetzungen mit dem Fiskus können sich insbesondere bei teuren Auslandsreisen einstellen. Sobald folgende Merkmale vorliegen, steht möglicherweise der Betriebsausgabenabzug in Frage: 

 

  • Es reisen Personen mit, bei denen es für die Reise keine berufliche Veranlassung gibt (zum Beispiel Ehegatte, Familienangehörige).
  • Der Veranstalter ist ein Reiseunternehmen.
  • Der Teilnehmerkreis setzt sich nicht überwiegend aus Berufskollegen zusammen.
  • Im Rahmen der Fortbildung oder Studienreise findet ein häufiger Ortswechsel statt, der sachlich nicht geboten ist.
  • Die Fortbildung steht nicht unter fachlicher Leitung und ist nicht straff organisiert. Ein Seminar- und Stundenplan kann nicht vorgelegt werden.
  • Teilnahmebescheinigungen vom Veranstalter können nicht vorgelegt werden.

6. Betrieblich veranlasste Pkw-Kosten und Privatnutzung

Die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten bei Unternehmen, also auch beim niedergelassenen Zahnarzt, ist in den letzten Jahren immer wieder in der Rechtsprechung und in Verwaltungsanweisungen problematisiert worden. Die Behandlung der Aufwendungen für den eigenen Pkw, der auch betrieblich genutzt wird, ist äußerst komplex. Hier muss man sich zunächst die Frage stellen, ob und wie das Fahrzeug dem steuerlichen Betriebsvermögen zugeordnet worden ist. Zunächst muss daher für jeden einzelnen Pkw entschieden werden, ob „Privatvermögen“, „gewillkürtes Betriebsvermögen“ oder „notwendiges Betriebsvermögen“ vorliegt.  

 

Der Pkw im Privatvermögen 

Generell sind zwei Sachverhalte denkbar, warum das Fahrzeug zum steuerlichen Privatvermögen zu zählen ist. Wenn die betriebliche Nutzung weniger als zehn Prozent der gesamten Fahrzeugnutzung beträgt, hat der Zahnarzt keine Wahl: Die Zuordnung zum steuerlichen Privatvermögen ist zwingend.  

 

Wenn das Fahrzeug zwischen 10 und 50 Prozent für die Tätigkeit als Zahnarzt genutzt wird, kann sich der Zahnarzt frei dazu entscheiden, den Pkw im Privatvermögen zu halten. 

 

Liegt Privatvermögen vor, so stellen die Kosten, die durch den Betrieb des Autos entstehen, keine Betriebsausgaben dar. Die betrieblich gefahrenen Kilometer können jedoch mit einem Pauschalsatz von 30 Cent angesetzt werden. Um auf diese Weise den eigenen Gewinn zu mindern, müssen die betrieblichen Fahrten mindestens mit Datum, Grund der Fahrt und gefahrenen Kilometern aufgezeichnet werden. Der Betriebsprüfer wird diese Aufzeichnungen stichprobenartig prüfen. Daneben ist grundsätzlich auch ein Einzelkostennachweis möglich, bei dem zunächst die jährlichen Gesamtkosten des Fahrzeuges ermittelt werden müssen, anhand derer dann aufgrund der prozentualen Relation von betrieblichen und privaten Fahrten der höchste gewinnmindernde Betrag errechnet werden kann. 

 

Für Fahrten zwischen Wohnung und Praxis ist die Entfernungspauschale – nach derzeitigem Stand – noch 30 Cent je Entfernungskilometer und Tag ab dem 21. Kilometer) als Betriebsausgabe anzusetzen. 

 

Der Pkw im notwendigen Betriebsvermögen 

Bei einer betrieblichen Nutzung des Wagens zu mehr als der Hälfte muss das Auto dem steuerlichen „notwendigen Betriebsvermögen“ zugeordnet werden. Sämtliche mit dem Fahrzeug in Zusammenhang stehenden Kosten sind daher Betriebsausgaben. Im Gegenzug muss für die Privatnutzung ein Eigenanteil gewinnerhöhend angesetzt werden, was entweder durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch oder über die pauschale Ein-Prozent-Regelung geschehen kann.  

 

Bei einem Pkw im notwendigen Betriebsvermögen wird der Betriebsprüfer zunächst ermitteln, ob das Fahrzeug tatsächlich zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird (wobei Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als betriebliche Fahrten gelten). Danach wird die Ermittlung des Privatanteils geprüft. Die Ein-Prozent-Regelung kann also schon dann angewendet werden, wenn bereits die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis mehr als 50 Prozent der Jahreskilometerlaufleistung des Pkw ausmachen.  

 

Wenn dem nicht so ist, muss der Zahnarzt die mehr als 50-prozentige Nutzung in geeigneter Form glaubhaft machen. Dabei reichen Eintragungen im Terminkalender, Kilometerabrechnungen, Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung aus. 

 

Alternativ ist eine formlose Aufzeichnung der Pkw-Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum von in der Regel drei Monaten zu führen. Allerdings müssen dann neben einer Notiz zum Anlass der Fahrt sowie der jeweils zurückgelegten Strecke auch die Kilometerstände zu Beginn und am Ende des Aufzeichnungszeitraums festgehalten werden. 

 

Bei einem Zahnarzt wird es jedoch kaum eine mehr als 50-prozentige betriebliche Nutzung des Pkw geben. Steuerlich notwendiges Betriebsvermögen scheidet insoweit in den allermeisten Fällen aus. 

 

Der Pkw im gewillkürten Betriebsvermögen 

Der Pkw kann jedoch auch aufgrund der Willensentscheidung des Zahnarztes zum „gewillkürten Betriebsvermögen“ gehören, und zwar dann, wenn das Fahrzeug zwischen 10 und 50 Prozent für die Tätigkeit als Zahnarzt genutzt wird. Ist dies der Fall, sind alle Pkw-Kosten Betriebsausgaben. Im Gegenzug ist wiederum ein Privatanteil zu ermitteln. Zu beachten ist allerdings, dass die Ein-Prozent-Regelung zur Ermittlung des Privatanteils nur bei Fahrzeugen des notwendigen Betriebsvermögens Anwendung finden darf. 

 

Fazit: Liegt der betriebliche Nutzungsanteil wie in den allermeisten Fällen nicht über 50 Prozent, und daraufhin wird der Prüfer bei Zahnärzten abzielen wollen, kann die Ein-Prozent-Regelung nicht angewandt werden. Da weder der Gesetzgeber noch die Finanzverwaltung eine konkrete Methode zur Ermittlung des Privatanteils bei Fahrzeugen des gewillkürten Betriebsvermögens vorsehen, sind hier auch unbürokratische Aufzeichnungen wie bei der Beweisführung der überwiegenden Nutzung zulässig. 

 

Dabei kann die Betriebsprüfung jedoch schnell zum Basar werden, auf dem um den genauen Anteil der betrieblichen Nutzung gefeilscht wird. Rechtssicherheit ist nur mit einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch gegeben, wobei die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit sehr hoch sind. Nicht nur aus diesem Grund sollten Sie daher zusammen mit Ihrem steuerlichen Berater überlegen, ob es überhaupt Sinn macht, Ihren Pkw im gewillkürten Betriebsvermögen zu führen. (siehe hierzu „Zahnärzte Wirtschaftsdienst“ Nr. 1/2006, S.4). 

7. Überprüfung von Verträgen mit nahen Angehörigen

Mit Steuergestaltungen im Familienverbund lassen sich nicht unerhebliche Steuerersparnisse erzielen. Voraussetzung für die Anerkennung dieser Verträge ist insbesondere die „Fremdüblichkeit“, die mit Hilfe eines schriftlichen Vertrages zu belegen ist, und die entsprechende – tatsächliche – Durchführung. Fremdüblichkeit bedeutet, dass die vertraglichen Vereinbarungen dem entsprechen, was zwischen fremden Dritten üblich ist.  

8. Zuordnung von Ausgaben zum privaten oder geschäftlichen Bereich

Ein weiterer Prüfungspunkt ist die Zuordnung der Ausgaben zum privaten oder betrieblichen Bereich. Hier wird vom Prüfer zum Beispiel geschaut, ob die als Betriebsausgaben geltend gemachten Bilder, Teppiche, Computer, Laptops und ähnliche Gegenstände, die auch privat verwendet werden können, in der Praxis vorhanden sind. 

9. Überentnahmen und Kürzung von Zinsaufwendungen

Zinsaufwendungen können nur dann als steuerliche Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wenn diese steuerlich abzugsfähig sind. Daher wird am Ende eines Wirtschaftsjahres bei jedem Unternehmer geprüft, ob dieser so genannte Überentnahmen – dass heißt höhere Entnahmen als Einlagen und Gewinne – nach § 4 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes getätigt hat.  

 

Diese Überentnahmen führen dazu, dass sechs Prozent der Überentnahmen, maximal jedoch der um 2.050 Euro geminderte Betrag der tatsächlich anfallenden Schuldzinsen, soweit diese nicht für Investitionen anfallen, als nicht abzugsfähige Schuldzinsen behandelt werden müssen. Hintergrund ist, dass der Fiskus durch die Überentnahmen eine private Veranlassung der Zinsaufwendungen unterstellt . 

 

Daraus können sich erhebliche steuerlich nicht abzugsfähige Zinsen ergeben. Für den Betriebsprüfer ein leicht erzielbares Mehrergebnis. 

 

Falls sich daher beim Zahnarzt zum Ende eines laufenden Wirtschaftsjahres herausstellt, dass sich nach vorläufiger Berechnung eine Überentnahme in der Praxis ergibt, können noch vor Ablauf des Jahres Bar- oder Sacheinlagen getätigt werden, damit der steuerliche Abzug der Schuldzinsen nicht gefährdet ist. Ferner sollte beachtet werden, dass Fremdmittel vornehmlich zur Finanzierung von Anlagevermögen verwendet werden, da die damit im Zusammenhang stehenden Zinsen immer uneingeschränkt steuerlich abzugsfähig sind. 

 

Soweit die wesentlichen Inhalte einer Betriebsprüfung bei Zahnärzten. Im nächsten und letzten Teil des Beitrages werden einige spezielle „Streitpunkte“ im Bereich der Betriebsausgaben erläutert sowie einige Empfehlungen für die Abschlussbesprechung mit dem Prüfer gegeben. 

 

Quelle: Ausgabe 05 / 2008 | Seite 17 | ID 119175