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  • ·Fachbeitrag ·Mitgliederversammlung

    Virtuelle Mitgliederversammlung (Teil 4): So könnten Ihre Satzungsregelungen dazu aussehen

    | Am 31.08.2022 ist die Übergangsregelung des GesRuaCOVBekG ausgelaufen. Mitgliederversammlungen können seither nur noch dann in elektronischer Form durchgeführt werden, wenn die Satzung das ausdrücklich ermöglicht. VB hat sie in drei Beiträgen mit den rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen digitaler Mitgliederversammlungen vertraut gemacht und Empfehlungen zu Beschlussfassung jenseits von (virtuellen) Mitgliederversammlungen gegeben. Teil 4 der Beitragsreihe versorgt Sie mit konkreten Vorschlägen für entsprechende Satzungsregelungen. |

    Satzungsregelungen zur virtuellen Mitgliederversammlung

    Die folgenden Musterklauseln beziehen sich nur auf die Besonderheiten der virtuellen Mitgliederversammlung. Im Übrigen gelten die allgemeinen gesetzlichen und Satzungsregelungen zur Mitgliederversammlung.

     

    • Musterklauseln für virtuelle/hybride Mitgliederversammlung und schriftliche Beschlussfassung
    Satzungsregelung
    Erläuterungen

    Einführung einer virtuellen Versammlung

    • Mitgliederversammlungen werden grundsätzlich als Präsenzversammlung abgehalten. Sofern dem keine zwingenden gesetzlichen Regelungen entgegenstehen, kann die Mitgliederversammlung auch auf elektronischem Weg (virtuelle Versammlung) abgehalten werden.

     

    • Mit dieser Regelung wird eine virtuelle Versammlung grundsätzlich ermöglicht. Zugleich wird klargestellt, das die Mitgliederversammlung ebenso in Präsenzform durchgeführt werden kann. Diese Klarstellung ist insbesondere auch gegenüber dem Vereinsregister erforderlich, weil Beschlüsse bezüglich einer Umwandlung oder Verschmelzung nach Umwandlungsgesetz nicht virtuell gefasst werden können.
    • Zulässig ist dabei jede Art der Telekommunikation und Datenübertragung, auch in Kombination verschiedener Verfahren.
    • Es empfiehlt sich, in der Satzung die technischen Verfahren sehr weit zu fassen, damit ‒ mit Rücksicht auf technische Entwicklungen ‒ keine weitere Satzungsänderung erforderlich ist.
    • Die aktuell verwendete technische Plattform kann durch einen Beschluss der Mitgliederversammlung festgelegt werden. Grundsätzlich liegt das aber im Entscheidungsbereich des Vorstands. Es muss eine Plattform sein, die allen Mitgliedern ohne großen Aufwand und Mehrkosten zugänglich ist.

    Hybride Versammlungen

    • Möglich ist auch eine Kombination von Präsenzversammlung und virtueller Versammlung (hybride Versammlung).

     

    • Diese Regelung ermöglicht eine Mischform aus virtueller und Präsenzversammlung, lässt aber offen, ob diese hybride Form der Versammlung tatsächlich genutzt wird.
    • Der Vorstand entscheidet über die Art der Durchführung der Mitgliederversammlung.
    • Regelmäßig entscheidet das Einberufungsorgan über die Art und Weise, in der die Versammlung durchgeführt wird. Neben dem Vorstand können das auch Mitglieder sein, die vom Vereinsregistern zur Einberufung der Versammlung ermächtigt wurden (Minderheitenbegehren).
    • Oder: Die Mitgliederversammlung kann dem Vorstand verbindliche Weisungen erteilen, in welcher Form die Mitgliederversammlungen grundsätzlich oder im Einzelfall durchgeführt werden.
    • Alternativ kann die Entscheidung über die Form der Durchführung der Mitgliederversammlung übertragen werden. Dazu ist aber im Einzelfall ein Beschluss der vorhergehenden Versammlung erforderlich.

    Zugangsdaten

    • Die Mitglieder erhalten die Zugangsdaten zum virtuellen Versammlungsraum spätestens drei Tage vor Beginn der Versammlung.
    • Die Mitglieder sind verpflichtet, übermittelte Zugangsdaten keinem Dritten zugänglich zu machen und unter Verschluss zu halten.
    • Virtuell teilnehmende Mitglieder müssen sicherstellen, dass unberechtigte Dritte von den Inhalten der Versammlung keine Kenntnis erhalten können.

     

    • Mit dieser Regelung wird klargestellt, dass die Zugangsdaten nicht schon mit der Einladung verschickt werden müssen und die Mitglieder den Erhalt der Zugangsdaten prüfen müssen.
    • Diese Regelung dient insbesondere dazu klarzustellen, das eventuelle Pflichtverletzungen der Mitglieder beim Umgang mit den Zugangsdaten nicht zu Lasten des Vereins gehen.
    • Über die Sicherung der Zugangsdaten hinaus wird damit klargestellt, dass ausschließlich Mitglieder die Bild- und Tonübertragung verfolgen dürfen.

    Eventuelle Beschränkung der Teilnahmerechte bei virtuellen Versammlungen

    • Bei virtuellen Mitgliederversammlungen kann der Versammlungsleiter das Rede- und Antragsrecht von Mitgliedern, die nicht physisch anwesend sind, zeitlich und inhaltlich in angemessener Weise begrenzen.

     

    • Diese Regelung zielt auf die technische und organisatorische Vereinfachung von hybriden Versammlungen. Sie ist aber nur zulässig, wenn die virtuelle Versammlung nicht der Regelfall ist, weil andernfalls das Rede-, Antrags- und Auskunftsrecht der Mitglieder unzulässig eingeschränkt sein können.
    • Bei hybriden Mitgliederversammlungen kann der Versammlungsleiter des Rede- und Antragsrecht auf die physisch anwesenden Mitglieder beschränken. Diese Beschränkungen müssen schon mit Einladung zur Mitgliederversammlung bekanntgegeben werden.
    • Mit dieser Regelung wird eine Form der hybriden Versammlung ermöglicht, in der die nicht anwesenden Mitglieder lediglich Zuschauer mit Stimmrecht sind. Da damit das Rede-, Antrags- und Auskunftsrecht der Mitglieder eingeschränkt wird, sind solche Formen der Versammlung nur im Einzelfall möglich. Die konkreten Einschränkungen sollten schon mit Einladung zur Versammlung klargestellt werden, damit die Mitglieder entscheiden können, ob sie eventuell in Präsenz teilnehmen.

    Digitale Einladung

    • Die Mitgliederversammlung wird durch den Vorstandsvorsitzenden unter Einhaltung einer Frist von x Tagen per E-Mail einberufen. Die Einladungsfrist beginnt mit dem auf die Versendung der E-Mail folgenden Tag. Die Einladung gilt als zugegangen, wenn sie an die dem Verein zuletzt bekanntgegebene E-Mailadresse gesendet wurde.

     

    • Wenn die Satzung die Mitgliederversammlung in virtueller Form erlaubt, folgt daraus nicht automatisch, dass auch die Einladung in digitaler Form zulässig ist. Die Satzung muss das deswegen zusätzlich klarstellen.
    • Möglich wären aber auch andere Formen der Einladung, z. B. die Ankündigung auf der vereinseigenen Internetseite, über Messengerdienste usw.
    • Eine Anfechtung oder Feststellung der Nichtigkeit von Beschlüssen aufgrund technischer Probleme bei der Teilnahme an der Versammlung ist nur zulässig, wenn der Verein die Probleme grob fahrlässig oder vorsätzlich verursacht hat.
    • Wird das Teilnahmerecht der Mitglieder durch technische Störungen verletzt, ist eine Anfechtung oder Feststellung der Nichtigkeit der Beschlüsse der Mitgliederversammlung grundsätzlich nur zulässig, wenn die Störung auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Vereins beruht. Diese Regelung hat insoweit nur eine klarstellende Funktion.
    • Das Protokoll der Mitgliederversammlung wird den Mitgliedern zeitnah nach Ende der Mitgliederversammlungen per E-Mail zugesendet.
    • Eine Anfechtung oder Feststellung der Nichtigkeit von Beschlüssen der Mitgliederversammlung ist nur mit einer Frist von vier Wochen nach Zusendung des Protokolls zulässig. Nach dieser Frist gelten eventuelle Beschlussmängel als geheilt.
    • Diese Regelung beschränkt die Anfechtung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung wegen technischer Problemen bei der Teilnahme auf eine enge Frist.
    • Damit die Mitglieder gefällte Beschlüsse überprüfen können, wird das Protokoll zeitnah verschickt. Damit können die Mitglieder eventuelle Beschlussmängel überprüfen. Da eine Anfechtungsfrist erst mit Bekanntwerden der Mängel beginnt, stellt der Verein den Fristbeginn so aktiv sicher.

    Schriftliche Beschlussfassung

    • Auf Beschluss des Vorstands ist eine schriftliche Beschlussfassung der Mitglieder zulässig. Entgegen § 32 Abs. 2 BGB ist die Zustimmung der Mitglieder nicht erforderlich. Die Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefällt.
    • Nicht zulässig ist diese schriftliche Beschlussfassung bei Beschlüssen über Satzungsänderungen und die Auflösung des Vereins, ...
    • Die schriftliche Beschlussfassung erfolgt in Textform per E-Mail (oder Messengerdienst usw.). Die Beschlussvorlagen müssen den Mitgliedern mit einer entsprechenden Erläuterung und Begründung zugesendet werden. Für die Abgabe ihrer Stimme ist den Mitgliedern eine Frist von mindestens sieben Tagen nach Erhalt der Beschlussvorlage zu setzen. Nach dieser Frist eingehende Stimmenabgaben werden nicht berücksichtigt.
    • Nach Beendigung der Abstimmung hat der Vorstand den Mitgliedern das Ergebnis der Abstimmung unverzüglich mitzuteilen.

     

    • § 32 Abs. 2 BGB erlaubt eine schriftliche Beschlussfassung nur, wenn alle Mitglieder zustimmen und der Beschluss einstimmig gefällt wird. Zudem erfordert ein solcher Beschluss die Schriftform (Einzelschreiben oder Umlaufverfahren).
    • Die Musterregelung erlaubt die schriftliche Beschlussfassung in Textform (auch digital) und unabhängig von der Zahl der Mitglieder, die sich beteiligen.
    • Die schriftliche Beschlussfassung kann für bestimmte Beschlüsse ausgeschlossen werden.

    Virtuelle Vorstandssitzungen

    • Vorstandssitzungen können auch auf elektronischem Weg (virtuelle Versammlung) oder fernmündlich abgehalten werden. Virtuelle und fernmündliche Vorstandssitzungen können ohne Rücksicht auf Form und Frist der Einladung einberufen werden, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen.

     

    • Nach § 28 BGB gelten für die Beschlüsse des Vorstands die Regelungen zur Mitgliederversammlung. Die Möglichkeit virtueller Vorstandssitzungen muss also nicht eigens geregelt werden.
    • Sinnvoll ist aber z. B. eine Verkürzung der Einladungsfrist bei virtuellen Vorstandssitzungen.

    Schriftliche Beschlussfassung des Vorstands

    • Beschlüsse des Vorstands können auch in (digitaler) Textform gefasst werden, wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen.
    • Für die Abgabe ihrer Stimme ist den Vorstandsmitgliedern vom Vorsitzenden eine Frist von mindestens zwei Tagen nach Erhalt der Beschlussvorlagen zu setzen.

     

    • Auch hier gilt, dass der Vorstand seine Beschlüsse schriftlich fassen kann, wenn die Satzung das für die Mitgliederversammlung zulässt oder separat für den Vorstand regelt.
    • Für die Beschlussfähigkeit und die Protokollierung gelten die gleichen Regelungen wie für Präsenzsitzungen. Abweichend davon sollten eventuelle kürzere Fristen für die Einberufung geregelt werden.