· Fachbeitrag · Fundraising
Fünf goldene Regeln für den perfekten Sponsoring-Vertrag
von Dr. Thomas Röhr, Bad Gandersheim
| Der Teufel liegt bekanntlich im Detail. Dies gilt auch bei Sonsoring-Verträgen. Warum ist es so schwierig, einen, nicht zuletzt auch steuerrechtlich, korrekten Sponsoring-Vertrag aufzusetzen? Die Antwort lautet: Weil es unmöglich ist, alle Leistungen und Gegenleistungen darin vollständig und umfassend zu beschreiben. Ziehen Sie daraus fünf Lehren und legen Sie den Grundstein für perfekte Sponsoring-Verträge. |
Die Ausgangslage für Sponsor und Gesponserten
Vergegenwärtigen Sie sich kurz, wie der Begriff „Sponsoring“ definiert wird. Für Sponsor und Gesponserten ist Sponsoring die geplante und marktgerechte Bereitstellung von finanziellen Mitteln, Sachleistungen oder Know-how mit dem Zweck, im Austausch gegen andere Gegenleistungen die Ziele vom Sponsor und Gesponserten zu erreichen sowie den „Stakeholdern“ beider Vertragspartner Sinn und Nutzen dieser Kooperation zu vermitteln.
Erfahrungsgemäß werden Unstimmigkeiten und Fehler erst nach der Unterschrift unter dem Vertrag entdeckt. Plötzlich moniert Ihr Vertragspartner zum Beispiel eine Passage im Vertrag, die nicht ganz eindeutig formuliert ist. Diese Passage wird als Chance genutzt, um zum Beispiel einer finanziellen Verpflichtung nicht in vollem Umfang nachkommen zu müssen. Solche unangenehmen Erfahrungen können Sie vermeiden, indem Sie die entsprechenden Passagen möglichst eindeutig und korrekt formulieren.
Fünf goldene Regeln
Lernen Sie nachfolgend fünf goldene Regeln für Sponsoring-Verträge kennen und legen Sie die Basis für ein vorausschauendes konfliktfreies Vertragsmanagement.
1. Achten Sie auf den Titel
Oft sind Verträge mit „Sponsoring-Vertrag“ überschrieben. Davon raten wir ab. Oft ist es nämlich so, dass im Vertrag gar keine Leistungen und Gegenleistungen festgelegt worden sind. Ist das so, fühlt sich der Vertragspartner an den Vertrag nicht mehr gebunden.
PRAXISHINWEIS | Nicht jede schriftlich vereinbarte Kooperation mit einem Unternehmen muss ein Sponsoring-Vertrag sein. Günstiger ist es, wenn Sie als Titel formulieren:
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2. Geben Sie Zeiträume genau an
Viele Verträge oder Vereinbarungen leiden darunter, dass kein konkreter Zeitraum festgelegt worden ist. Es wurde zum Beispiel nur darüber gesprochen, dass Ihre gemeinsame Aktion in den Monaten April bis September laufen soll. Aus gewissen ökonomischen Notwendigkeiten heraus ergibt es sich nun, dass Ihr Vertragspartner erst im Juli starten möchte.
PRAXISHINWEIS | Legen Sie Aktionszeiträume in einer schriftlichen Vereinbarung immer auf Tag, Monat und Jahr fest. Bei einer Auftaktveranstaltung sollten Sie zusätzlich auch Uhrzeiten festlegen (falls notwendig). So sind beide Partner „auf der sicheren Seite“ und fühlen sich an die Zeitvorgabe gebunden. Eine Formulierung könnte zum Beispiel wie folgt lauten:
„Die gemeinsame Aktion findet vom 13.5.2013 bis zum 30.9.2013 statt. Sollten die geplanten Veranstaltungen äußerst erfolgreich sein, ist eine Verlängerung bis zum 31.10.2013 möglich. Darüber verständigen sich beide Vertragspartner rechtzeitig.“ |
3. Legen Sie die Organisation genau fest
Ein reales Beispiel aus der Sponsoring-Praxis zeigt, welche Auswirkungen Fehler bei der Organisationsplanung haben.
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Im Rahmen von sechs Straßenfesten in verschiedenen Berliner Bezirken wurde festgelegt, dass Ihr Kooperationspartner kostenfrei Hüpfburgen liefert. Schon beim ersten Straßenfest hält er die Zusage nicht ein. Ihr Vertragspartner begründet das damit, über Termin und Ort nicht rechtzeitig informiert worden zu sein. |
Vermeiden Sie diesen Fehler! Legen Sie alle diejenigen organisatorischen Schritte vertraglich fest, über die Sie Aussagen treffen können. Alternativ können Sie einen grundlegenden Zeitplan auch als Anlage zum Vertrag hinzufügen. Sie vermeiden so, dass jemand nach der Aktion sagt, er wäre über die Absprachen nicht informiert gewesen. Die Formulierung im oben geschilderten Fall könnte zum Beispiel wir folgt lauten.
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Der Partner liefert eine Hüpfburg pro Straßenfest kostenfrei. Dies umfasst Lieferung, Aufstellung und Transport zum und vom Veranstaltungsort sowie die technische Betreuung während der Veranstaltung. Jede Hüpfburg ist spätestens zwei Stunden vor Beginn des Straßenfestes vollständig aufgebaut und funktionsfähig. Um eventuell erforderliche Standortgenehmigungen kümmert sich der jeweilige Veranstalter. Einen grundlegenden organisatorischen Ablauf enthält Anlage 2 dieses Vertrags. |
4. Bestimmen Sie gemeinsam alle Zuständigkeiten
Klären und regeln Sie schon im Vertrag alle erforderlichen Zuständigkeiten und benennen Sie dazu möglichst die Personen. Selbstverständlich sollte vermerkt sein, dass jeder Partner für eine entsprechende Vertretung sorgt. Sie vermeiden dadurch, dass Ihnen ein Projekt wegbricht, wenn Ihr Ansprechpartner dort nicht mehr tätig ist.
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Ihr Vertragspartner teilt Ihnen überraschenderweise mit: „Leider ist Frau Niederbäumer aus internen Organisationsgründen in eine andere Abteilung versetzt worden. Da unser Projekt eng mit ihr verbunden war, konnte keiner der Kollegen dieses weiterführen“.
Dem wirken Sie entgegen, in dem Sie die Zuständigkeiten im Vertrag beispielhaft wie folgt regeln „Für den Transport, Aufbau und Betreuung der Firmenstände auf dem Weihnachtsmarkt ist die Firma Stevens und Sohn, Bad Honnef, Frau Niederbäumer, verantwortlich. Für eine entsprechende Vertretung wird gegebenenfalls gesorgt.“ |
5. Fixieren Sie einen Zeitplan
Es ist empfehlenswert, einen Zeitplan im Vertrag aufzustellen oder dem Vertrag als Anhang beizufügen, der alle wesentlichen Termine enthält. Ereignisse, die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch nicht auf den Tag genau festgelegt werden können, können Sie zum Beispiel auf eine Kalenderwoche fixieren.
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Als Termine werden festgelegt:
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FAZIT | Lassen Sie jeden Kooperationsvertrag vor der Unterzeichnung in jedem Fall rechtlich prüfen. Jede noch so korrekte Formulierung kann rechtlich nicht absehbare Konsequenzen haben. Hier kann Sie nur ein Anwalt Ihres Vertrauens beraten. Achten Sie insbesondere darauf, dass Leistungen und Gegenleistungen beim Sponsoring in einem angemessenen Verhältnis stehen, um später insbesondere steuerrechtliche Probleme zu vermeiden. |
Weiterführender Hinweis
- Beitrag =„Sponsoring im Paket - Das sollten Vereine zur Besteuerung von Hospitality-Leistungen wissen“, VB 2/2013, Siete 6
