10.07.2008 | Der Ablauf der Mitgliederversammlung (Teil 3)

Richtig umgehen mit den Formalien bei der Mitgliederversammlung: Das Protokoll

Die Mindestanforderungen an das Protokoll der Mitgliederversammlung ergeben sich aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Nach § 58 Nummer 4 BGB gehört eine Bestimmung über die Beurkundung von Beschlüssen zwar nur zu den Sollvorschriften in der Satzung. Da der Verein ohne eine solche Satzungsklausel nicht eingetragen werden kann, handelt es sich aber faktisch um eine Pflichtvorschrift. 

Zwingend gefordert ist eine protokollarische Niederschrift immer dann, wenn für Anmeldungen zum Vereinsregister eine Beurkundung von Beschlüssen nötig ist – zum Beispiel bei Änderungen im Vorstand oder bei Satzungsänderungen. In aller Regel fasst die Satzung das aber weiter und geht von einer Protokollierung aller Beschlüsse und wesentlichen Inhalte der Mitgliederversammlung aus. 

Die Art des Protokolls

Die Vorschrift des BGB verlangt der Form nach ein Ergebnisprotokoll. Es werden also nur die Ergebnisse der Beschlüsse (dazu gehören auch Wahlen) vermerkt – egal ob ein Antrag angenommen oder abgelehnt wurde. Neben Sachbeschlüssen werden auch Verfahrensbeschlüsse (zum Beispiel zur Tagesordnung) protokolliert. Bei einem Ablaufprotokoll werden dagegen auch die Diskussionen, Anträge und Redebeiträge vermerkt. In der Regel geschieht das aber nur in inhaltlichen Grundzügen.