28.03.2011 | Empfehlungen für die Steuererklärung

Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen mit Pkw: So ziehen Arbeitnehmer alle Register

Es kommt nicht selten vor, dass Arbeitnehmer Dienstreisen mit dem privaten Pkw durchführen. Dabei stehen aktuell zwei Fragen im Fokus:

1. Deckt die steuerfreie Erstattung von 30 Cent pro Kilometer alle Kosten ab oder darf der Arbeitnehmer zusätzlich einen bestimmten Cent-Betrag pro Kilometer als Werbungskosten geltend machen?

2. Wie verhalten sich Arbeitnehmer, wenn eine Reiserichtlinie des Arbeitgebers vorsieht, dass Fahrtkosten nur bis zu einer bestimmten Höchst-Kilometerzahl erstattet werden?

1. Besteht Anspruch auf mehr als 30 Cent pro Kilometer?

Einige öffentliche Arbeitgeber gewähren Mitarbeitern für die dienstliche Nutzung des privaten Pkw mit 35 Cent pro gefahrenem Kilometer eine um fünf Cent höhere - steuerfreie - Pauschale. Das heißt aber nicht, dass auch Arbeitnehmer aus der freien Wirtschaft das Recht haben, den 35-Cent-Betrag bei ihren Dienstreisen anzusetzen. Sie können also nicht zusätzlich zur steuerfreien Erstattung (durch den Arbeitgeber) in Höhe von 30 Cent je gefahrenem Kilometer noch fünf Cent als Werbungskosten geltend machen. Das hat das Finanzgericht (FG) Baden-Württemberg entschieden (Urteil vom 22.10.2010, Az: 10 K 1768/10; Abruf-Nr. 110651).

Praxishinweis

Als Arbeitnehmer haben Sie zwei Möglichkeiten, in diesem Punkt Ihre Rechte zu wahren:

1. Sie setzen die Kosten wie oben angeführt in der Steuererklärung an und legen gegen den ablehnenden Steuerbescheid Einspruch ein. Verweisen Sie dabei auf das beim Bundesfinanzhof (BFH) anhängige Verfahren mit dem Az. VI B 2145/10. Der vor dem FG unterlegene Steuerzahler hat nämlich Nichtzulassungsbeschwerde beim BFH eingelegt.

2. Sie machen sich die Mühe und ermitteln ein Jahr lang Ihre tatsächlichen Kfz-Kosten. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

Ermitteln Sie die Jahresfahrleistung durch Gegenüberstellung von Jahresanfangs- und -endkilometerstand.

Ermitteln Sie die Gesamtkosten des Pkw (durch Belege sammeln über Benzinkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Kfz-Steuer und -Versicherung, Abschreibung für Abnutzung).

Errechnen Sie daraus den Betrag, den Sie ein Fahrtkilometer kostet.

Stellt sich heraus, dass Sie der gefahrene Kilometer mehr als 30 Cent kostet, können Sie die - über die steuerfreie Arbeitgeberleistung von 30 Cent hinausgehenden - Kosten für jeden in dem Jahr zurückgelegten „Dienstreisekilometer“ als Werbungskosten absetzen (R 9.5 Absatz 1 Lohnsteuer-Richtlinien).

2. Deckelung der Kostenerstattung durch Reiserichtlinien

Jedes Unternehmen will Kosten sparen, auch bei den Reisekosten. Viele Unternehmen haben deshalb mittlerweile sogenannte Reiserichtlinien erlassen. Diese regeln nicht nur, wann ein Mitarbeiter eine Dienstreise antreten darf, sondern auch, welche Kosten ihm dabei vom Arbeitgeber erstattet werden.