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03.02.2011 |Lohnsteuer

Neuregelung der Verpflegungsmöglichkeiten von Stiftungsmitarbeitern

von StB Ulrich Goetze, Wunstorf

Der gemeinnützige Sektor ist geprägt von vielen ehrenamtlichen Mitarbeitern und niedrigen Aufwandsentschädigungen. Gerne wird ein Ausgleich über die zulässige Gewährung von Annehmlichkeiten gesucht. Dabei steht die gemeinnützige Stiftung immer im Spannungsfeld zwischen Gemeinnützigkeitsrecht und Lohnsteuerrecht. Der folgende Beitrag stellt die Neuregelungen in den Steuerrichtlinien zur Verpflegung vor. 

1. Gesetzliche Grundlagen und Neuregelungen

Essen und Trinken sind Grundbedürfnisse des Menschen. Diese sollen und können nicht durch Gestaltungen zur Steuerersparnis missbraucht werden. Das Einkommensteuerrecht lässt die Gewährung von Verpflegung nur zu, wenn es sich entweder handelt um 

 

  • unvorhergesehenen Arbeitseinsatz (Überstunden),
  • Mehraufwand von Verpflegung bei Dienstreisen oder
  • Vermischung von Dienst und Verpflegung (Geschäftsessen).

 

Um kleinliche Prüfungen bei der Gewährung von Sachbezügen zu unterbinden, hat der Gesetzgeber Auffangmöglichkeiten geschaffen und diese in den Lohnsteuerrichtlinien 2011 rückwirkend ab 2010 vereinfacht (LStR 2011 vom 1.11.10, BStBl Sondernummer 2010): 

 

Freigrenze für Sachbezüge (§ 8 EStG)

Sachbezüge sind bis zu einer Freigrenze von 44 EUR im Monat steuerfrei. Wird dieser Betrag überschritten, ist der Gesamtbetrag der Sachbezüge steuerpflichtig. Abzustellen ist auf den einzelnen Kalendermonat. Die monatliche Freigrenze darf nicht auf einen Jahresbetrag hochgerechnet werden. Mehrere Sachbezüge, die dem Arbeitnehmer im jeweiligen Dienstverhältnis während eines Monats zufließen, sind zusammenzurechnen. 

 

Mehraufwand für Verpflegung (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG)

Wird der Steuerpflichtige vorübergehend außerhalb des üblichen Stiftungssitzes tätig, kann er Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei von der Stiftung vergütet bekommen. Diese betragen:  

 

Bei Abwesenheit von mehr als 24 Stunden  

24 EUR 

Bei Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden  

12 EUR  

Bei Abwesenheit von 8 bis 14 Stunden  

6 EUR 

Bei Auslandstätigkeit gelten länderweise unterschiedliche Pauschbeträge. Die Verpflegungspauschalen sollen nicht die entstehenden Aufwendungen für Essen und Trinken abdecken, sondern nur den Mehraufwand anlässlich von Dienstreisen. 

 

Sachbezugswerte Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)

Jährlich werden die Werte, mit denen im Rahmen von Verpflegungsgewährungen die Mahlzeiten steuerrechtlich zu bewerten sind, amtlich festgelegt. Diese Werte betragen: 

 

Frühstück 

1,57 EUR 

Mittag- oder Abendessen 

2,83 EUR 

 

Bei Kombination von teilweise gewährter Verpflegung und Auszahlung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand sind die Pauschbeträge zu kürzen: 

 

Frühstück 

4,80 EUR 

Mittag- oder Abendessen  

9,60 EUR 

 

Aufmerksamkeiten (R 19.6 Lohnsteuerrichtlinien)

Speisen, die die Stiftung den Helfern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes im ganz überwiegenden Stiftungsinteresse unentgeltlich überlässt (z.B. bei einer Veranstaltung oder einer Besprechung) und deren Wert 40 EUR nicht überschreitet, gelten nicht als Vergütung und sind somit nicht lohnsteuerpflichtig. 

 

Lohnsteuerpauschalierung (§ 40 Abs. 2 EStG)

Anstelle einer Einzelberechnung kann in bestimmten Fällen die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden. So u.a. bei: 

 

  • Überschreitung der zulässigen Grenzen bei Betriebsveranstaltungen,
  • Verpflegungsaufwand, der die zulässigen Verpflegungspauschalen übersteigt.

2. Praktische Anwendung

In den Lohnsteuerrichtlinien ist der Einsatz der vorgenannten Regelungen vereinfacht worden. Dennoch ist das Zusammenspiel zwischen Einzelverpflegung und Pauschale nicht immer einfach. 

 

Anwendung der Sachbezugswerte

Mahlzeiten, die zur üblichen Beköstigung der Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit abgegeben werden, können nach zwei Methoden angesetzt werden: 

 

  • Eine Besteuerung mit dem maßgebenden niedrigen Sachbezugswert (1,57 EUR oder 2,83 EUR);

 

  • Sofern der Wert der Mahlzeit den Betrag von 40 EUR nicht übersteigt, kann der tatsächliche Wert gemäß Rechnung im Rahmen der zustehenden Verpflegungspauschbeträge steuerfrei belassen werden. Ein nach dieser Verrechnung verbleibender übersteigender Betrag ist in die Prüfung der monatlichen Freigrenze von 44 EUR einzubeziehen.

 

Beispiel: Mittagessen in der Kantine

Die Stiftung gewährt ihren Mitarbeitern eine tägliche Mittagsverpflegung, entweder in der selbst betriebenen Kantine oder in einer nahe gelegenen Speisewirtschaft. Die Stiftung trägt die entstehenden Kosten der Mahlzeiten. Der geldwerte Vorteil der Arbeitnehmer wird beim Arbeitnehmer in Höhe des täglichen Sachbezugswerts von 2,83 EUR im Rahmen der Lohnabrechnung versteuert. 

 

Die Abgabe einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn 

  • die Aufwendungen vom Arbeitgeber ersetzt werden und
  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

 

Auf die Art der Bezahlung der Rechnung kommt es nicht an. Sie kann vom Arbeitnehmer bezahlt werden und ihm anschließend vom Arbeitgeber erstattet werden. Die beschriebene Handhabung gilt auch für Verpflegung im Rahmen eines Lehrgangs oder während einer Bildungsmaßnahme. 

 

Beispiel: Reisekostenabrechnung

Das Vorstandsmitglied fährt zu einer Verbandstagung nach Berlin. An beiden Tagen ist er jeweils 14 Stunden unterwegs (zulässige Verpflegungspauschale je 12 EUR). Die Rechnung für Übernachtungskosten von 80 EUR zzgl. Frühstück 20 EUR lässt er auf den Namen der Stiftung ausstellen. 

 

Die Stiftung ist berechtigt, die Rechnung von 100 EUR zu erstatten. Das Frühstück gilt als Arbeitgeberbewirtung und ist mit dem Sachbezugswert von 1,57 EUR als Vergütung zu behandeln. Zusätzlich kann der Verein die Verpflegungspauschalen von 2 x 12 EUR steuerfrei erstatten. Der Ansatz des Sachbezugswerts als Vergütung entfällt, wenn die steuerfreien Verpflegungspauschalen von zusammen 24 EUR um 4,80 EUR gekürzt werden. 

 

Die vorstehend genannten Pauschalen gelten für alle Arbeitnehmer. Selbstständige Honorarempfänger müssen alle erhaltenen Einnahmen und Sachbezüge ansetzen und ihren Aufwand im Einzelnen nachweisen.  

 

Beispiel: Arbeitsessen

Bei Stiftungsveranstaltungen wird die Stiftungsführung regelmäßig von einem Sponsor zum gemeinsamen Essen eingeladen. Diese mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfindenden Arbeitsessen führen bei den Teilnehmern zu einem Zufluss von Arbeitslohn (BFH 4.8.94, VI R 24/94, BStBl II 94, 954). 

Die Stiftung muss den Sachbezugswert von 2,83 EUR bei der Abrechnung der Aufwandsentschädigungen der Stiftungsmitglieder berücksichtigen. Es besteht auch die Möglichkeit der Pauschalierung mit 25 % durch die Stiftung, in diesem Fall ist der tatsächliche Wert der Mahlzeit anzusetzen. 

 

Wenn Mitarbeiter im Rahmen der Mini-Job-Regelungen abgerechnet werden und mit ihren Vergütungen den Monatshöchstbetrag von 400 EUR erreichen, können zusätzliche Vergütungsbestandteile zu einem Überschreiten des Grenzwerts von 400 EUR führen mit der Folge des Wegfalls der Pauschalierungsmöglichkeit. 

 

Quelle: Ausgabe 02 / 2011 | Seite 37 | ID 142000