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·Fachbeitrag ·Schätzung

Pflicht zur elektronischen Kasse ab 1.1.17?

von RA StB Matthias Kneissl, FA StR, Rechtsanwälte Steuerberater Möhrle-Wandel-Knieß-Kneissl, Stuttgart

| Viele Mandanten stellen derzeit die Frage, ob ab 1.1.17 aufgrund des aktuellen Beschlusses der Bundesregierung vom 13.7.16 elektronische Kassen verpflichtend sind. Um das Ergebnis vorwegzunehmen: Es gibt keine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Kassenführung ab 2017. |

1. Offene Ladenkasse

Wer bislang eine „offene Ladenkasse“ ohne jegliche technische Unterstützung führt, kann dies auch ab dem Jahr 2017 weiterhin tun. Dennoch muss auch bei einer offenen Ladenkasse täglich ein Kassenbericht geführt werden, sodass die Einnahmen auch rechnerisch ermittelt werden können.

2. Elektronische Registrierkassen

Da aber in bargeldintensiven Betrieben überwiegend elektronische Registrierkassen eingesetzt werden, müssen diese bereits jetzt die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, die das BMF mit Schreiben vom 26.11.10 (IV A 4 - S 0316/08/10004-07) aufgestellt hat. Unter anderem sind seit dem 1.1.02 Unterlagen i. S. des § 147 AO, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO).

 

MERKE | Elektronische Kassensysteme sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen neben den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) auch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Dabei müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Es ist unzulässig, diese Daten zu verdichten oder ausschließliche die Rechnungsendsummen zu speichern. Die digitalen Unterlagen und Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

 

Auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) des BMF vom 14.11.14 (IV A 4-S 0316/13/10003) sind seit 1.1.15 zu beachten. Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss dabei gewährleisten, dass alle Informationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bereits in den Verarbeitungsprozess eingeführte Informationen dürfen nicht ohne Kenntlichmachung durch neue Daten ersetzt werden.

3. Umrüstung oder Neuanschaffung

Elektronische Registrierkassen, welche den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr genügen, sind entweder umzurüsten oder es muss spätestens bis zum 1.1.17 ein adäquater Ersatz beschafft werden. Eine - denkbare - Umstellung auf eine offene Ladenkasse wird sich nicht realisieren lassen, zumal die Aufzeichnungspflichten des § 22 UStG nicht unberücksichtigt bleiben können.

4. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen

Künftig sind mit dem Entwurf des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 13.7.16 weitere Maßnahmen wie der Schutz elektronischer Aufzeichnungssysteme durch zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen beabsichtigt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Die digitalen Grundaufzeichnungen sind deshalb einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzuzeichnen und müssen auf einem Speichermedium gesichert und verfügbar gehalten werden. Die §§ 146 ff. AO werden entsprechend dem Gesetzentwurf geändert und ergänzt.

5. Kassen-Nachschau und Sanktionierung von Verstößen

Den Finanzbehörden wird in § 146b AO die Möglichkeit einer „Kassen-Nachschau“ eingeräumt, um außerhalb einer Außenprüfung Sachverhalte feststellen zu können, die für die Besteuerung erheblich sind. Sofern die Kassen-Nachschau Anlass bietet, soll ohne Prüfungsanordnung zu einer Betriebsprüfung übergegangen werden können.

 

Etwaige Verstöße sollen sanktioniert werden, § 379 AO wird entsprechend ergänzt. Es sind Geldbußen bis zu 25.000 EUR möglich.

6. Fazit

Wenn eine elektronische Registrierkasse eingesetzt wird, muss diese spätestens ab 1.1.17 den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und ab 1.1.20 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Die technischen Anforderungen müssen aber noch vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) definiert werden. Eine weitere Übergangsfrist bis Ende 2022 ist dabei für Kassensysteme vorgesehen, die bereits jetzt den rechtlichen Anforderungen des BMF vom 26.11.10 entsprechen, aber nicht auf die geplante zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung umgerüstet werden können.

 

PRAXISHINWEIS | Zwar besteht gemäß § 158 AO die Vermutung der Sachlichkeit und Richtigkeit der Buchführung. Werden aber wesentliche sachliche Fehler in der Kassenführung entdeckt, eröffnet dies den Finanzbehörden regelmäßig die Möglichkeit der Schätzung gemäß § 162 AO.

 

Weiterführender Hinweis

  • Valder, GoBD - Anforderungen an elektronische Kassenführung weiter verschärft, PStR 16, 290 ff.
Quelle: Ausgabe 12 / 2016 | Seite 321 | ID 44231766