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·Fachbeitrag ·Betriebsprüfung

GoBD - Anforderungen an elektronische Kassenführung weiter verschärft

von StB Diplom-Finanzwirt (FH) Michael Valder, Ginster Theis Klein & Partner mbB, Brühl

| Die Softwaremanipulationen elektronischer Kassensysteme sind der Finanzverwaltung seit Langem ein Dorn im Auge. Die gesetzlichen Vorschriften sollen daher dem technischen Fortschritt angepasst und deren Einhaltung verschärft überprüft werden. Vielen Mandanten sind dabei Umfang, Art und Dauer der Aufbewahrung der im Rahmen der Verwendung elektronischer Kassensysteme produzierter Daten und Unterlagen nicht hinreichend bekannt. Dabei gehört die Qualifizierung steuerlich relevanter Daten zu den Vorbehaltsaufgaben der Angehörigen der steuerberatenden Berufe nach § 33 StBerG. Damit es in Betriebsprüfungen nicht zu Überraschungen kommt, müssen Mandanten diesbezüglich sensibilisiert werden. |

1. Einzelaufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung eines jeden Geschäftsvorfalls und deren Umfang ergibt sich aus §§ 140 bis 148 AO, §§ 238, 239, 257 und 261 HGB und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).

 

Aus der Pflicht, Handelsgeschäfte und Vermögenslage unter Beachtung der GoB ersichtlich zu machen, hat der BFH gefolgert, dass grundsätzlich jedes Handelsgeschäft und der entsprechende Kassenvorgang einzeln aufzuzeichnen ist (BFH 24.6.09, VIII R 80/06, PStR 09, 251). Nur soweit dies aus technischen, betriebswirtschaftlichen oder praktischen Gründen nicht zumutbar ist, kann eine Einzelaufzeichnungspflicht entbehrlich sein (BFH 12.5.66, IV 472/60, BStBl III 66, 371).

 

MERKE | Bei der Verwendung eines modernen Kassensystems, welches sämtliche Kassenvorgänge einzeln, zeitnah und langfristig speicherbar aufzeichnet, ist jedoch für die Frage der Zumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen kein Raum mehr (OFD Nordrhein-Westfalen 28.7.15, S 0316-2015/0006-St 432a, Abruf-Nr. 145383).

 

Bereits seit dem 1.1.02 sind daher mithilfe von Datenverarbeitungssystemen produzierte Daten im Rahmen der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren (GDPdU, BMF 16.7.01, IV D 2-S 0316-136/01, BStBl I 01, 415). Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt hierbei insbesondere, dass die Daten nicht verdichtet werden. Es reicht daher auch nicht aus, erzeugte Daten lediglich in ausgedruckter Form aufzubewahren. Können nicht alle Einzeldaten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist durch das elektronische Kassensystem lokal gespeichert werden, sind die Daten auf einem externen Datenträger - manipulationssicher und unveränderbar - in einem jederzeit auswertbaren Dateiformat vorzuhalten (BMF 26.11.10, IV A 4-S 0316/08/10004-07, BStBl I 10, 1342).

 

Grundsätzlich müssen sämtliche Daten nach § 147 Abs. 3 AO für einen Zeitraum von zehn Jahren gespeichert werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht, ein Buchungsbeleg entstanden oder eine Rechnung ausgestellt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 14b Abs. 1 UStG).

 

PRAXISHINWEIS | Werden digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11.10 aufbewahrt, kann dies einen schwerwiegenden formellen Mangel der Buchführung darstellen. Die gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Kassenbuchführung erfordert, dass ein schlüssiger Nachweis hinsichtlich der Unveränderbarkeit der Einzelbuchungen und deren Zusammenführung bei der Erstellung steuerlicher Abschlüsse geführt werden kann (AEAO zu § 158). Kann dieser nicht geführt werden, kann hieraus eine Schätzungsbefugnis nach § 162 AO abgeleitet werden.

 

Aufgrund einer Übergangsregelung im BMF-Schreiben vom 26.11.10 wird es bis zum 31.12.16 nicht beanstandet, wenn nicht aufrüstbare Kassensysteme weiter verwendet werden. In diesem Fall müssen jedoch weiterhin mindestens die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9.1.96 (IV A 8 - S-0310 - 5/95) erfüllt werden. Im Einzelnen sind alle durch das System erstellten Rechnungen, Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers, Stornobuchungen, Retouren sowie alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke aufzubewahren.

 

PRAXISHINWEIS | In Fällen, in denen eine Softwareanpassung oder Speichererweiterung zur Erfüllung der Anforderungen des BMF vom 20.11.10 möglich gewesen wäre, jedoch bislang unterblieben ist, kann sich der Steuerpflichtige nicht auf die Übergangsregelung berufen. Die Folge ist ein formeller Verstoß gegen die Vorschriften zur Kassenführung.

 

Spätestens ab dem 1.1.17 müssen alle eingesetzten elektronischen Kassensysteme aufgerüstet oder ausgetauscht sein. Erfolgt dies nicht, kann die nicht ordnungsgemäße Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle zur Verwerfung der Kassenbuchführung mit den Folgen von Hinzuschätzungen durch die Finanzverwaltung führen.

 

Erfüllt das verwendete Kassensystem die ab dem 1.1.17 geltenden technischen Anforderungen, ist darüber hinaus zu prüfen, ob die folgenden Unterlagen und Aufzeichnungen vorliegen und durch den Mandanten laufend in der vorgeschriebenen Form aufbewahrt werden. Dadurch ist sichergestellt, dass diese im Falle einer Prüfung zeitnah und durch die Finanzverwaltung auswertbar vorgelegt werden können, um einen reibungslosen Ablauf der Prüfung zu gewährleisten.

 

Checkliste / Systemdokumentation und Aufbewahrungspflichten

Aussagekräftige System- und Verfahrensdokumentation

Die Systemdokumentation beschreibt detailliert die soft- und hardwareseitigen Spezifikationen des verwendeten Kassensystems. Darüber hinaus muss aus der Systemdokumentation hervorgehen, in welcher Form die Daten gesichert und aufbewahrt werden.

 

Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation stellt eine Gebrauchsanweisung dar, welche sämtliche Prozesse der Erfassung der Einzelaufzeichnungen beschreibt. Hierbei kann auf vorliegende Gebrauchsanweisungen der Kassensysteme verwiesen werden. Aus der Nichtvorlage dieser Unterlagen kann sich nach Auffassung der Finanzverwaltung bereits eine Schätzungsbefugnis ergeben (OFD NRW 28.7.15, S 0316 - 2015/0006 - St 432a).

Bedienungs- und Programmierungsanleitungen der eingesetzten Kassen

Die Anleitungen sind als Organisationsunterlagen i. S. des BMF-Schreibens vom 14.11.14 (GoBD, BStBl I 14, 1450) zum Verständnis der Kassendaten notwendig und daher aufzubewahren.

Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Kassensysteme

Programmierungsprotokolle

Über jede softwareseitige Änderung des Kassensystems sind Protokolle zu erstellen und aufzubewahren. Hierzu zählen insbesondere Protokolle der Erstprogrammierung, der Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder anderer Bedienerspeicher sowie die Änderung von Artikelpreisen oder Warengruppen.

Laufende Sicherungen digitaler Grundaufzeichnungen

Grundsätzlich müssen alle durch die Nutzung des Kassensystems entstehenden Daten aufgezeichnet und gesichert werden, gegebenenfalls auf externen Datenträgern. Können diese Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden, erwächst hieraus die Verwerfung der Buchführung mit der Folge einer formellen Schätzungsbefugnis nach § 162 AO.

Dokumentation außerordentlicher Vorfälle

Sämtliche außerordentlichen Vorfälle mit Einfluss auf die Kassenführung sind nachprüfbar zu dokumentieren. Fällt zum Beispiel ein Kassensystem aufgrund eines technischen Defekts aus, ist dies im Rahmen der Beweisvorsorge zu protokollieren und Reparatur- oder Wartungsprotokolle des Kassenherstellers aufzubewahren.

 

2. Strafrechtliche Folgen

Aufgrund der intensiven Prüfungen der Kassenbuchführungen ist damit zu rechnen, dass mehr Steuerstrafverfahren eingeleitet werden. Dem Vorwurf der vorsätzlichen Steuerhinterziehung sollte dabei durch den steuerlichen Berater entschieden entgegengetreten werden und eine über die steuerliche Hinzuschätzung von Betriebseinnahmen hinaus notwendige Ermittlung und Feststellung der konkreten Tathandlung und des subjektiven Tatbestands gefordert werden. Keinesfalls kann das steuerliche Schätzungsergebnis im Rahmen eines strafrechtlichen Verfahrens übernommen werden (Hofmann, PStR 16, 73 ff.).

3. Ausblick

Der Gesetzesentwurf vom 13.7.16 hat weitere Maßnahmen zur Anpassung des Steuervollzugs an die fortschreitende Technisierung vorgestellt:

 

  • Insbesondere soll eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung entwickelt werden, um digitale Grundaufzeichnungen vor Manipulationen zu schützen. Die so erzeugten Daten sollen auf einem externen Speichermedium gesichert und über eine digitale Schnittstelle zur Prüfung bereitgestellt werden können. Einzelheiten werden im Entwurf einer Technischen Verordnung beschrieben.

 

  • Mit der Einführung der Kassen-Nachschau wird ein Verfahren zur zeitnahen, unangekündigten Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung eröffnet werden. Um hier festgestellte Verstöße mit Geldbußen bis 25.000 EUR sanktionieren zu können, sollen entsprechende Steuergefährdungstatbestände bei nicht ordnungsgemäßer Kassenführung in der AO verankert werden. Bereits leichtfertige Verstöße, wie die nicht erfolgte zeitnahe Aktualisierung der Sicherheitszertifizierung durch regelmäßige Updates, könnten so erhebliche Geldbußen nach sich ziehen.

 

  • Der Gesetzesentwurf sieht wiederum eine Übergangsfrist zur Weiterverwendung von Registrierkassen bis zum 31.12.22 vor, soweit diese den neuen technischen Anforderungen nicht entsprechen und zwischen dem 25.11.10 und 1.1.20 angeschafft wurden. Die Übergangsfrist kann nur beansprucht werden, soweit die eingesetzte Kasse bauartbedingt nicht aufrüstbar ist.

 

Am 23.09.16 hat der Bundesrat zum Gesetzesentwurf Stellung genommen (BR-Drucksache 407/16): Er kritisiert, dass die allgemeine Umschreibung einer, noch durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie zu entwickelnden, zertifizierten Sicherheitseinrichtung nicht zielführend sei, um Steuerbetrug im Bargeldbereich zeitnah zu bekämpfen. Es soll daher die Nutzung eines bereits im Taxenbereich der Freien und Hansestadt Hamburg erprobten Sicherungsverfahrens geprüft werden. Insbesondere solle ein derartiges Verfahren nicht nur auf elektronische Kassen beschränkt, sondern auch für kassenähnliche Systeme wie Taxameter, Geldspielgeräte und Waagen mit Registrierkassenfunktion eingeführt werden. Der Bundesrat weist darauf hin, dass durch die Verhinderung nachträglicher Manipulationen Einnahmeverkürzungen durch die Verwendung von „Zweitkassen“ oder die schlichte Nichterfassung nicht verhindert werden können. Er fordert daher darüber hinaus eine allgemeine Belegausgabepflicht und eine zentrale, personalisierte Registrierung der Sicherheitseinrichtungen.

 

PRAXISHINWEIS | Nach Aussage des BMF ist eine Registrierkassenpflicht, wie sie bereits in anderen EU-Ländern umgesetzt wurde, derzeit nicht vorgesehen. Will sich der Unternehmer den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten entziehen, kann er jederzeit auf eine offene Ladenkasse umstellen. Die hierbei geltenden Beweissicherungs- und Nachweispflichten durch Erstellung eines Kassenberichts, der retrograden Ermittlung der Tageslosungen und Verifizierung des Kassenbestandes durch ein tägliches Zählprotokoll sind jedoch zwingend zu beachten. Auch hier ist zukünftig von intensiveren Prüfungen auszugehen.

 
Quelle: Ausgabe 11 / 2016 | Seite 290 | ID 44298814