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·Fachbeitrag ·Praxisteam

Mit professioneller Personalauswahl die richtigen Mitarbeiter finden

von Diplom-Psychologe Matthias Krack, Kraftquelle - Coaching & Beratung, Gundersheim (www.kraftquelle-coaching.de)

| Kompetentes und passendes Personal zu finden, ist für den Praxiserfolg entscheidend. Personalauswahl gehört allerdings seit jeher zu den Herausforderungen der Praxisführung: Zum einen wird es immer schwerer, geeignetes Personal zu finden, zum anderen besteht häufig Unklarheit über den richtigen Ablauf einer professionellen Personalauswahl. Dieser Beitrag hilft Ihnen, Ihren Auswahlprozess zu optimieren, um den Weg zu neuen Mitarbeitern erfolgreich zu beschreiten. |

Gutes Personalmarketing ist wichtiger denn je!

Personalmarketing richtet sich an vorhandene und potenzielle Mitarbeiter und zielt darauf ab, Voraussetzungen in Ihrer Praxis zu schaffen, um qualifizierte und motivierte Mitarbeiter langfristig zu halten. Zufriedene Mitarbeiter sind ein wichtiger „Werbefaktor“ in Bezug auf Arbeitsqualität und Teamklima. Was erzählen Ihre Mitarbeiter über Ihre Praxis? Wie empfinden sie die Arbeitsbedingungen? Wie ist der Ruf Ihrer Praxis bei Patienten? All dies sind bedeutsame Faktoren der Attraktivität für Bewerber.

 

Eine spannende Herausforderung in diesem Zusammenhang: Der heutige Nachwuchs entstammt der sogenannten „Generation Y“ - in Anlehnung an das englische Wort für „warum“, also „why“. Diese wird beschrieben als freiheitsliebend, technik-affin, sozial vernetzt und daran orientiert, mit ihrenKräften zu haushalten. Hierarchien und Reglementierungen werden hinterfragt oder gar abgelehnt. Arbeit soll sofortige Anerkennung ermöglichen und in einem Team stattfinden, in dem sie keiner gängelt und wo sie ihr Können unter Beweis stellen können. In Bezug auf diese jungen Menschen bedeutet Personalmarketing, günstige Arbeitsbedingungen zu schaffen, wie beispielsweise flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle oder Arbeitszeitkonten, gute Verdienstmöglichkeiten, Aufstiegsperspektiven oder die Verteilung von Verantwortung und Anerkennung. Kreativität ist hier besonders gefragt.

 

Auch die Gestaltung Ihrer Praxis-Homepage sowie die ansprechende und „werbewirksame“ Stellenanzeige sind eine gute Visitenkarte für Sie als attraktiven Arbeitgeber.

Stellenbeschreibung: Position und Rolle berücksichtigen

Für die richtige Stellenbesetzung ist es von entscheidender Bedeutung, sich vorab Klarheit über die Stellenanforderungen zu verschaffen. Das Qualitätsmanagement verlangt für jeden Bereich eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung. Hierin werden Aufgaben- und Verantwortungsbereiche festgehalten. Definieren Sie sowohl ein Idealprofil - das bedeutet: Was sollte der Kandidat bestenfalls alles können - sowie ein Minimalprofil: Welche Kriterien sollten mindestens erfüllt sein? Was sind Ausschlusskriterien? Dies erleichtert später die Auswahl oder erweitert das Spektrum potenzieller Kandidaten.

 

Die Tätigkeitsbeschreibung enthält allerdings nur einen Teil der tatsächlichen erfolgsrelevanten Anforderungsfaktoren. Neben der Position - also dem Aufgabenbereich - bestehen oft gewisse Erwartungen an die Rolle, die ein neuer Mitarbeiter zu erfüllen hat. Wenn Sie also einen Therapeuten suchen, der Ihnen bestimmte (Führungs-)Aufgaben abnehmen kann, sollte nicht nur die fachliche, sondern auch die menschliche Qualität stimmen. Je größer die Deckungsgleichheit von Persönlichkeit und Rolle ist, desto größer sind der Erfolg, die Zufriedenheit und die Verweildauer neuer Mitarbeiter.

Vorauswahl objektivieren

Mit einer guten Vorauswahl sparen Sie sich letztendlich viel Zeit. Der Blick in die Unterlagen zeigt schnell, ob der Bewerber die passenden fachlichen Qualifikationen für die ausgeschriebene Position mitbringt. Allerdings werden persönliche Informationen oder vermeintlich negative Informationen, die eher zwischen den Zeilen stecken, oft überbewertet oder fehlinterpretiert. Seien Sie vorsichtig mit vorschnellen Urteilen. Hier ein paar Hinweise zur „Hitliste“ beliebter Beurteilungskriterien:

 

  • Rechtschreibfehler sind nicht immer ein Hinweis auf eine ungenaue Arbeitsweise und sind hauptsächlich relevant für Positionen in der Verwaltung bzw. Abrechnung. Fehlerfreie Bewerbungen sind eine Seltenheit.

 

  • Bewerbungsfotos beeinflussen das Urteil enorm, sind aber andererseits sehr wenig aussagekräftig in Bezug auf Arbeitsgüte oder Leistungsniveau. Schauen Sie sich das Foto erst nach der Durchsicht der Unterlagen an.

 

  • Noten: Noten sagen nicht immer etwas über die Qualität der Arbeit aus. Sie hängen u.a. auch von Lebensumständen während der Ausbildung ab. Im Zweifel helfen ein paar Tage zum Probearbeiten.

 

  • Ungerader“ Lebenslauf: Nicht immer spricht es gegen den Kandidaten, wenn es Lücken im Lebenslauf oder häufigere Stellenwechsel gibt. Der ungerade Lebenslauf ist häufiger geworden, da sich Leistungsanforderungen, Lebensumstände oder persönliche Zielsetzungen heute rascher verändern als früher. Motive oder Hintergründe lassen sich in einem persönlichen Gespräch klären.

 

  • Unzureichende fachliche Erfahrung: Ein größerer Erfolgsfaktor als fachliche Vorerfahrungen sind Lernfähigkeit, Leistungsbereitschaft und soziale Kompetenz. Diese können nur im persönlichen Kontakt eruiert werden.

Den Ablauf des Gesprächs optimieren

Das Bewerbungsgespräch ist ein wesentlicher Baustein des Auswahlprozesses. Ein strukturierter Ablauf hilft Ihnen, aber auch dem Bewerber, relevante Informationen zusammenzutragen und eine stimmige Auswahlentscheidung vorzubereiten. Was oft vergessen wird: Es handelt sich um einen beidseitigen Auswahlprozess, denn auch der Bewerber möchte prüfen, ob die Stelle zu ihm passt oder ob er sich mit der Praxis wohlfühlt. Für das Gespräch ist das folgende Vorgehen empfehlenswert:

 

  • 1. Gesprächseinstieg. „Small talk“ zum Aufwärmen. Geben Sie sich und dem Bewerber Zeit, sich aufeinander einzustellen. Hier eignen sich beispielsweise Fragen zur Anfahrt oder nach dem Getränkewunsch.
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  • 2. Selbstvorstellung. Der Bewerber spricht einige Minuten über seinen beruflichen und persönlichen Hintergrund. Fragen Sie nach den bisherigen Berufserfahrungen, den Motiven für die Berufswahl und - sofern bereits vorhanden - für die Wahl des fachlichen Schwerpunkts. Daran schließt sich ein freies Gespräch darüber an. Machen Sie sich Notizen.
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  • 3. Anforderungsbezogene Fragen. Stellen Sie nun konkrete Fragen zur Bewältigung des bisherigen Aufgabenbereichs: Wie ist der Kandidat vorgegangen? Wie hat er Schwierigkeiten bewältigt? Was hält er für wichtig? Notieren Sie stichpunktartig die Antworten.
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  • 4. Realistische Tätigkeitsinformationen. Geben Sie kurz Auskunft über den zu besetzenden Arbeitsbereich. Dazu gehören die Aufgaben, aber auch die Herausforderungen. Bleiben Sie dabei realistisch, beschönigen Sie nicht.
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  • 5. Situative Fragen. Stellen Sie konkrete Situationen vor, die der potenzielle Mitarbeiter zu bewältigen hat, und fragen Sie danach, wie er vorgehen würde. Achten Sie darauf, detaillierte Verhaltensbeschreibungen zu erhalten.
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  • 6. Gesprächsabschluss: Nun hat der Bewerber Gelegenheit, Ihnen Fragen zu stellen. Klären Sie die Rahmenbedingungen wie Arbeitszeiten, Gehaltsvorstellungen, Einstiegsdatum. Bedanken Sie sich anschließend für das Gespräch und sichern Sie in jedem Fall eine Kontaktaufnahme zu.

 

Unabhängig vom Ablauf gilt: Stellen Sie offene Fragen und lassen Sie vor allem den Bewerber reden. Trennen Sie die Informationssammlung von Ihrer Bewertung.

 

  • Gute Rahmenbedingungen für das Gespräch schaffen
  • Angenehme Räumlichkeiten helfen, das Gespräch in entspannter Atmosphäre zu führen. Ein kleines Getränkeangebot wirkt zudem einladend.
  • Gehen Sie vorbereitet in das Gespräch. Bewerber gehen davon aus, dass Sie die Unterlagen gelesen haben und wichtige Stationen und Fakten kennen.
  • Das Gespräch sollte möglichst störungsfrei ablaufen. Telefonate oder häufige Zwischenfragen durch das Team lenken ab und vermitteln den Eindruck, der Bewerber sei nebensächlich.
  • Sorgen Sie für genügend Gesprächszeit. Eile und Termindruck beeinträchtigen die Atmosphäre sowie das Urteilsvermögen und wirken unprofessionell. Ist Zeit eingeplant, die Praxis oder das Team kennenzulernen?
  • Legen Sie Notizblöcke und Stifte bereit.
 

Die richtige Entscheidung treffen

Ist das Gespräch erfolgreich absolviert, kommt der schwierigste Teil: die Entscheidung. Nicht wenige Praxisinhaber entscheiden zu spontan und nutzen erst die Probezeit, um sich ein klareres Bild zu verschaffen. Die Erfahrung zeigt aber: In mehr als 60 Prozent der Fälle wird eine Beschäftigung, die auf solch spontanen Entscheidungen beruht, nicht fortgesetzt. Das führt zu häufigen Wechseln im Team und somit zu viel Unruhe. Auch bei Patienten kommt das ständige Wechseln im Team nicht gut an.

 

Fehlentscheidungen beruhen in der Regel auf unbemerkten Beurteilungstendenzen, die die erwünschte Objektivität beeinträchtigen. Dazu gehören:

 

  • Persönliche Präferenzen: Sympathie und Antipathie sind subjektiv. Uns entgehen wichtige Informationen, die nicht in unsere Schemata passen. Führen Sie das Gespräch daher wenn möglich zu zweit oder konsultieren Sie zur endgültigen Entscheidung das Team.

 

  • Der Überstrahlungs-Effekt: Ein Kompetenzbereich „überstrahlt“ Schwächen in anderen Bereichen. Fragen Sie daher einzelne Kompetenzbereiche gezielt ab. Somit offenbaren sich die einzelnen Stärken und Schwächen.

 

  • „Ähnlich-wie-ich-Fehler“: Personen, die der eigenen Person als ähnlich eingeschätzt werden, schätzt man positiver ein. Ein Team braucht aber unterschiedliche Persönlichkeiten. Suchen Sie gezielt nach Unterschieden.

 

  • Der Kontrast-Effekt: Ist eine Person ganz anders als man selbst, neigt man dazu, diese negativ zu bewerten. Hinterfragen Sie Motive und Beweggründe des Bewerbers für sein Verhalten. Es gibt verschiedene Wege zum selben Ziel.

 

FAZIT | Die Personalauswahl ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Praxis und ist eng mit einem professionellen Auswahlprozess verknüpft. Dies erfordert einerseits die Steigerung der Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter und andererseits eine passgenaue Strukturierung der Bewerberauswahl. Damit sichern Sie sich langfristig qualifiziertes, motiviertes und kompetentes Praxispersonal.

 

Weiterführende Hinweise

  • Stellenbeschreibungen für eine erfolgreiche Personalauswahl in der Physiopraxis (PP 04/2009, Seite 10)
  • Sparen Sie Zeit und Geld durch eine effektive Personalauswahl (mit Checkliste) (PP 06/2008, Seite 16)
  • Mehr über einen Bewerber erfahren - (Un-)zulässige Fragen im Vorstellungsgespräch (PP 03/2013, Seite 8)
  • Fragliche Formulierungen und sogenannte „Geheimcodes“ in Arbeitszeugnissen (PP 01/2010, Seite 2)
  • (Muster-)Personalfragebogen: So finden Sie schnell heraus, welcher Bewerber geeignet ist (PP 11/2004, Seite 10)
Quelle: Ausgabe 08 / 2015 | Seite 17 | ID 43386122