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·Fachbeitrag ·Praxisorganisation

Wann verdiene ich eigentlich mein Geld?

von Dipl.-Volkswirt/Sportwissenschaftler (M.A.) Uwe Schiessel, Uwe Schiessel Consulting, www.USConline.de 

| Die Heilmittelerstattungen in Therapiepraxen sind nicht so üppig, wie sich das Therapeuten und Praxisinhaber wünschen. Therapiepraxen können aufgrund der Preisvorgaben durch die Krankenkassenverträge nur noch für die circa 15 bis 20 Prozent der nicht gesetzlich Versicherten bzw. Selbstzahler die Preise selbst festlegen. Somit liegen die meisten Optimierungsmöglichkeiten darin, effizienter zu arbeiten. Für eine erste Praxisanalyse kann man dafür sehr gut die Lohnquote und die umsatzrelevante Arbeitszeit heranziehen. Sie gibt Hinweise darauf, wie hoch der Anteil an umsatzrelevanter Arbeitszeit im Praxisalltag ist. |

Lohnquote in der Therapiebranche

Die Lohnquote ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl. Sie beschreibt das Verhältnis der gesamten Lohnkosten zu den von den Therapeuten (ohne den Inhaber) erwirtschafteten Umsätzen.

 

Lohnquote 1

=

(gesamte Bruttolöhne)

(erwirtschaftete Umsätze der Angestellten)

 

 

PRAXISHINWEIS |  Da das Gehalt des Inhabers bei Freiberuflern und Einzelunternehmen nicht in den Lohnkosten aufgeführt wird - dies ist dann im ausgewiesenen Gewinn enthalten -, müssen die Umsätze des Inhabers herausgerechnet werden. Alternativ können die Umsätze des Inhabers mitberechnet werden, in diesem Fall muss aber ein kalkulatorischer Unternehmerlohn zu den Lohnkosten dazugerechnet werden.

 

 

Lohnquote 2

=

(gesamte Bruttolöhne + kalkulatorischer Unternehmerlohn)

(gesamte erwirtschaftete Umsätze)

 

 

Im Handwerk und in der Dienstleistungsbranche geht man davon aus, dass ein Angestellter etwa drei Mal so viel Umsatz erwirtschaften sollte, wie er den Unternehmer inklusive der Lohnnebenkosten kostet, damit die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens gesichert ist.

 

Da die Erstattungssätze in der Therapiebranche sehr knapp bemessen sind, wird hier nur das Doppelte als Unterziel angesetzt. Ein Hinweis für eine eventuell unwirtschaftlich arbeitende Praxis besteht dann, wenn die Angestellten weniger als das Doppelte an Umsatz erreichen, somit die Lohnquote über 0,5 liegt.

 

  • Beispiel

Therapeut A bekommt für eine 40-Stunden-Woche ein Monatsbruttogehalt von 2.000 Euro. Inklusive der Lohnnebenkosten liegen die Lohnkosten für diesen Mitarbeiter bei circa 2.500 Euro/Monat bzw. 30.000 Euro/Jahr. Beim zweifachen Umsatz müsste der Therapeut einen Jahresumsatz von mindestens 60.000 Euro erwirtschaften, um eine Lohnquote von unter 0,5 zu erzielen.

 

Für einen Therapeuten B, der 2.500 Euro brutto bekommt, fallen Lohnkosten inklusive der Lohnnebenkosten von 37.500 Euro/Jahr an, was einen Umsatz dieses Therapeuten von über 75.000 Euro/Jahr bedingen würde. Das ist bei den derzeitigen Erstattungssätzen nur schwer erreichbar.

 

Umsatzrelevante Arbeitszeit

Ein zentraler Ansatz der Wirtschaftlichkeit einer Therapiepraxis ergibt sich aus der umsatzrelevanten Arbeitszeit der Therapeuten. Dies ist der Anteil der Arbeitszeit, der mit den Kassen bzw. direkt mit den Patienten (Privatpatienten bzw. Selbstzahler) abgerechnet werden kann.

 

Da Therapeuten neben ihren Therapien auch noch organisatorische Aufgaben im Praxisablauf erledigen müssen, können wir nicht davon ausgehen, dass die gesamte Arbeitszeit mit Therapien belegt werden kann. Es muss somit auch noch ein Anteil nicht umsatzrelevanter Arbeitszeit eingeplant werden.

Beispiele für nicht umsatzrelevante Arbeitszeiten

Im Praxisalltag kommt es in verschiedenen Situationen zu nicht umsatzrelevanten Arbeitszeiten:

 

  • Therapien, für die mehr Zeit eingeplant wird, als von den Kassen bezahlt werden, zum Beispiel 25 Minuten für Krankengymnastik, da laut Kassenverträgen auch 15-20 Minuten genügen würden

 

  • Ausgefallene Therapien, für die keine Ausfallgebühr in Rechnung gestellt wird

 

  • Nicht belegte Zeiten/Lücken im Terminplan

 

  • Teambesprechungen

 

  • Extra eingeplante Organisationszeiten

Nicht umsatzrelevante Arbeitszeiten schmälern Gewinn

Unternehmensanalysen von verschiedenen Therapiepraxen in den letzten Jahren haben ergeben, dass nur in wenigen Praxen eine umsatzrelevante Arbeitszeit von mehr als 80 Prozent erreicht wird. Auf die Arbeitszeit gesehen bedeutet das, dass von einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden weniger als 32 Stunden umsatzrelevant gearbeitet wurden. Somit wurden über acht Stunden pro Woche für Organisation, Besprechungen, Ausfälle usw. eingesetzt. Dies hat natürlich große Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit einer Praxis. Welche Hebel die Optimierung der umsatzrelevanten Arbeitszeit hat, sehen wir am folgenden Rechenbeispiel.

 

  • Beispiel

Therapeutin A hat aufgrund der Rahmenbedingungen der Praxis eine umsatzrelevante Arbeitszeit von 75 Prozent. Sie kann somit einen Jahresumsatz von circa 57.000 Euro erwirtschaften.

 

Therapeutin B hat in einer gut organisierten Praxis eine umsatzrelevante Arbeitszeit von 90 Prozent. Sie kann somit einen Jahresumsatz von ca. 68.000 Euro erwirtschaften.

 

Umsatzrelevante Arbeitszeit sichert die Wirtschaftlichkeit

Je nach Lohnniveau einer Praxis und dem Anteil an Privatpatienten und Selbstzahlern, kann man davon ausgehen, dass Therapeuten eine umsatzrelevante Arbeitszeit von circa 85 Prozent erreichen sollten, um doppelt so viel Umsatz zu erzielen, wie sie Lohnkosten verursachen. Hier muss natürlich mitbedacht werden, dass die als umsatzrelevant gesehenen Behandlungslängen mindestens annähernd den erstatteten Behandlungslängen entsprechen.

Was bedeutet das für den Praxisalltag?

Im Praxisalltag findet die Planung über die umsatzrelevante Arbeitszeit nur selten statt. Sehr oft wird lediglich der Eingang der Rezepte pro Woche als Hinweis auf die kurzfristige wirtschaftliche Lage der Praxis herangezogen. Manchmal auch nur der Stand des Bankkontos. Mit der Analyse der umsatzrelevanten Arbeitszeit haben wir ein Instrument, um die Wirtschaftlichkeit differenzierter zu analysieren. So ist es einfacher, Schwachpunkte aufzudecken, die dann im nächsten Schritt optimiert werden können.

 

 

(© fotomatrix - Fotolia.com)

Vorgehensweise

Für eine Analyse der umsatzrelevanten Arbeitszeiten nimmt man im 1. Schritt eine Zeitperiode, zum Beispiel eine Woche. Nun rechnet man die Minuten der einzelnen Therapien zusammen, die umsatzrelevant waren. Danach werden die umsatzrelevanten Arbeitszeiten mit der Arbeitszeit ins Verhältnis gesetzt.

 

PRAXISHINWEIS |  Zu bedenken ist, dass oftmals ein anderer Zeittakt im Terminplan gewählt wird, um auch die Organisationszeit mit einplanen zu können. Für die umsatzrelevante Arbeitszeit darf aber nur die Zeit berechnet werden, die auch von den Kostenträgern erstattet wird.

 
  • Beispiel Physiotherapie

40 Stunden pro Woche = 2.400 Minuten

Davon umsatzrelevant:

  • KG: 52 x 20 Minuten = 1.040 Minuten
  • MT: 15 x 20 Minuten = 300 Minuten
  • KMT: 6 x 15 Minuten = 90 Minuten
  • KGN >18 Jahre: 9 x 25 Minuten = 225 Minuten
  • Lymphdrainage 60 Minuten: 4 x 60 Minuten = 240 Minuten

Summe = 1.895 Minuten (= 79 Prozent)

Nicht umsatzrelevante Arbeitszeit = 505 Minuten (= 21 Prozent)

 
  • Beispiel Logopädie

40 Stunden pro Woche = 2.400 Minuten

Davon umsatzrelevant:

  • 45-Minuten-Behandlung: 38 x 45 Minuten = 1.710 Minuten
  • 30-Minuten-Behandlung: 7 x 30 Minuten = 210 Minuten

Summe = 1.920 Minuten (= 80 Prozent)

Nicht umsatzrelevante Arbeitszeit = 510 Minuten (= 20 Prozent)

 

Nach dieser Betrachtung sollte nun im nächsten Schritt analysiert werden, wodurch nicht umsatzrelevante Zeiten anfallen: Wird zu viel Organisationszeit zu den Therapien hinzugeplant? Enthält der Terminplan zu viele Lücken? Dauern die Teambesprechungen zu lange? Um die umsatzrelevante Arbeitszeit zu erhöhen, müsste nun an den Punkten angesetzt werden, die besonders viel Zeit in Anspruch nehmen.

 

FAZIT |  Die Lohnquote und die umsatzrelevante Arbeitszeit sind hervorragende erste Indikatoren für die Wirtschaftlichkeit einer Praxis. Bei Lohnquoten über 0,5 sollte analysiert werden, ob die bezahlten Löhne zu hoch sind bzw. inwieweit die Umsatzmöglichkeiten der Therapeuten verbessert werden können. Wenn die umsatzrelevante Arbeitszeit unter 85 Prozent liegt, kann man durch gut geplante und aufeinander abgestimmte Abläufe die Organisationszeiten deutlich verringern. Es gilt, die Zeitfresser zu analysieren, und hierfür Prozesse und Abläufe zu entwickeln, mit deren Hilfe diese Aufgaben effizienter durchgeführt werden können.

Quelle: Ausgabe 09 / 2013 | Seite 6 | ID 42263901