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·Fachbeitrag ·Praxisorganisation

Effektive Terminplanung erhöht Einnahmen

von Dipl.-Volkswirt und Sportwissenschaftler (M.A.) Uwe Schiessel, Uwe Schiessel Consulting, www.USConline.de

| Inhaber von Heilmittelpraxen machen sich immer wieder Gedanken, wie sie ihre Praxis wirtschaftlicher betreiben können. Einen sehr effektiven Ansatzpunkt für die Optimierung bietet die Gestaltung der Terminplanung. |

Viele Vorgaben - wenig Flexibilität

Heilmittelerbringern stehen viele Optimierungshebel, die andere Unternehmen ansetzen können, nur eingeschränkt zur Verfügung. Das liegt daran, dass sie sich an einige Vorgaben halten müssen, die ihre unternehmerische Flexibilität einschränken, wie zum Beispiel die Heilmittelrichtlinien (HMR) und die Rahmenverträge mit den Krankenkassen. So ist beispielsweise die Vergütung pro Behandlungseinheit von der Krankenversicherung des Patienten abhängig.

Behandlungslängen und Zeittakt

Wenn es um die Planung der Behandlungslängen geht, wird in der Regel von dem Zeittakt gesprochen, in dem gearbeitet wird. Damit ist die Zeit gemeint, die ein Therapeut für einen Patienten zur Verfügung hat. In der Regel richtet sich der Zeittakt nach den Standardtherapien, die in der Praxis angeboten werden. So setzen zum Beispiel die meisten Physiotherapeuten 20 Minuten für KMT (Klassische Massagetherapie), KG (Krankengymnastik) und MT (Manuelle Therapie) an. Laut den HMR ist die Regelbehandlungszeit für gesetzlich versicherte Patienten für die einzelnen Therapien vorgegeben.

 

Für Physiotherapeuten sind dies unter anderem folgende Regelbehandlungslängen:

 

  • KMT: 15 bis 20 Minuten
  • KG: 15 bis 25 Minuten
  • MT: 15 bis 25 Minuten
  • KGN (> 18 Jahre): 25 bis 35 Minuten
  • KGN (< 18 Jahre): 30 bis 45 Minuten

 

BEACHTEN SIE | Physiotherapeuten wird mit diesen Zeitvorgaben ein Spielraum gegeben, der es ihnen möglich macht, die Behandlungslängen zu variieren.

Das Zeitraster gibt den Takt vor

Wenn man vom Zeitraster spricht, meint man die kleinste Planungseinheit im Terminplan. Es gibt Terminpläne mit unterschiedlichen Zeitrastern, von 5 bis 60 Minuten.

 

  • Beispiel

Praxis A hat einen Terminplaner mit einem 20-Minuten-Raster angeschafft.

  • Patient R bekommt eine 20-minütige KG-Behandlung. Im Zeitplan wird dafür eine Einheit belegt.
  • Patientin S bekommt eine 25-minütige Behandlung (KGN >18 Jahre). Im Zeitplan werden dafür zwei Einheiten belegt. Die übrig bleibenden 15 Minuten werden als Organisationszeit für den Therapeuten gebucht.

Wählt man ein 20-Minuten-Zeitraster, wird es unrentabel, sobald Therapien mit 25, 30 oder 45 Minuten Dauer eingeplant werden müssen. Die Zeiten, die man aufgrund der Rasterung nicht effektiv belegen kann, nennt man „Verschnittzeiten“. In diesen Zeiten erwirtschaftet die Praxis keinen Umsatz.

Die Bedeutung der Organisationsform

In einer Praxis ohne Rezeptionskräfte müssen die Therapeuten organisatorische Aufgaben übernehmen. Dazu gehören Terminvergaben, Rezeptverwaltung, Rezeptkontrolle, Kassieren der Rezeptgebühr und Reinigung. Häufig wird dann zwischen den Therapien ein extra Organisationspuffer für die Therapeuten eingeplant, damit sich die Behandlungsdauer für die Patienten nicht verkürzt. Damit wird jedoch sehr viel Organisationszeit zu den Therapien hinzu geplant. Eine Praxis, die zu jeder 15-minütigen Behandlung 5 Minuten Organisationszeit einplant, kommt schnell auf 25 Prozent Organisationszeit. Damit sinkt die umsatzrelevante Arbeitszeit auf 75 Prozent. Im Jahr kann so schnell mal ein Umsatz von 10.000 Euro pro Vollzeittherapeut fehlen.

 

BEACHTEN SIE | Das Problem ist, dass die Organisationszeit mit jeder Behandlung pauschal verteilt wird, ohne dass dabei berücksichtigt wird, wie viel Organisationszeit tatsächlich benötigt wird.

Optimierungsmöglichkeiten durch die Behandlungslänge

Wenn man davon ausgeht, dass sich die Vergütungen der Krankenkassen auf die Mindestbehandlungsdauer beziehen, sollte man sich Gedanken darüber machen, wie viel Behandlungszeit man bei den einzelnen Heilmitteln ansetzen möchte. Bei einer KG-Behandlung, die mit 14,70 Euro vergütet wird, erzielen Sie unterschiedliche Stundensätze, je nachdem, wie lange Sie behandeln:

 

  • Behandlungszeit: 25 Minuten = Stundenumsatz von 35,28 Euro
  • Behandlungszeit: 20 Minuten = Stundenumsatz von 44,10 Euro
  • Behandlungszeit: 15 Minuten = Stundenumsatz von 58,80 Euro

 

Eine verkürzte Behandlungsdauer darf nicht die Qualität beeinträchtigen. Die Qualität hängt zu einem großen Maße aber nicht von der Behandlungsdauer, sondern von anderen Faktoren, wie zum Beispiel der effektiven Durchführung der Behandlung, der Umsetzung von standardisierten Abläufen und einem zielorientierten Therapieansatz ab. Zudem zeigen Zeitaufnahmen, dass die durchschnittliche effektive Behandlungszeit bei einer 30-minütigen Behandlung nur bei 18,5 Minuten liegt, wenn die Prozesse der Praxis nicht optimal aufeinander abgestimmt sind.

 

PRAXISHINWEIS | Ein absolut zentraler Optimierungspunkt ist die Verbesserung der umsatzrelevanten Arbeitszeit. Ein Therapeut sollte so viel wie möglich seiner Arbeitszeit mit bezahlter Therapiezeit ausfüllen.

Optimierungsmöglichkeiten durch das Zeitraster

Um Verschnittzeiten durch das Zeitraster zu vermeiden, sollte man ein Raster wählen, dass auf den kleinsten gemeinsamen Teiler aller Behandlungslängen ausgerichtet ist. So kann man je nach angebotenen Behandlungen ohne Verschnittzeiten und damit wirtschaftlich terminieren. Bei Physiotherapiepraxen ist das wirtschaftlichste Raster in der Regel das 5-Minuten-Raster. Man muss allerdings bedenken, dass die Übersichtlichkeit eines Papierplaners mit einem 5-Minuten-Raster eingeschränkt sein kann. Hier kann zum Beispiel die Terminierung über den Computer deutliche Vorteile bringen, da mit entsprechend großem Bildschirm eine deutlich bessere Übersichtlichkeit ermöglicht wird.

 

PRAXISHINWEIS | In einer mittelgroßen Praxis kann durch ein falsches Zeitraster ein Umsatzverlust von mehreren 10.000 Euro entstehen.

Optimierungsmöglichkeiten der Rezeptionsorganisation

Die Löhne für Rezeptionsangestellte sind geringer als für gut ausgebildete Therapeuten. Werden pro Therapie 5 Minuten Organisationszeit dazu geplant, rechnet sich eine Vollzeitrezeptionskraft ab circa 2,5 Vollzeittherapeuten. Eine gute Rezeptionsorganisation ermöglicht es den Therapeuten, dass sie sich voll auf die Therapie konzentrieren können. Das Zusammenspiel von Rezeption und Therapeuten sollte durch Prozessbeschreibungen und standardisierte Arbeitsabläufe so aufeinander abgestimmt werden, dass Therapeuten hochwertige Therapien durchführen können. Rezeptionskräfte können darüber hinaus weitere Aufgaben übernehmen, um den Praxisinhaber in verwaltungstechnischen Bereichen zu entlasten.

 

FAZIT | Die Wirtschaftlichkeit einer Therapiepraxis hängt davon ab, wie effektiv die Organisation einer Praxis umgesetzt wird. Das Zeitraster und die Festlegung der Behandlungszeit sind dabei zentrale Punkte. Jeder Praxisinhaber sollte darüber nachdenken, welche Nebentätigkeiten in der Praxis anfallen, wer diese übernimmt und wie viel Zeit dafür eingeplant werden muss. Mit gut geplanten und aufeinander abgestimmten standardisierten Abläufen lassen sich viele organisatorische Prozesse auf ein Minimum reduzieren.

Quelle: Ausgabe 03 / 2013 | Seite 5 | ID 38090320