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 ·  PersonalführungMitarbeitergespräche in großen Praxen durch die Praxismanagerin

Autor:  von Silke Lehmann-Binder, ZQMS-Beauftragte der LZK Hessen

| Wenn Zahnarztpraxen ihre Mitarbeiter mehr in den Fokus rücken, wirkt sich das auf alle Praxisbereiche positiv aus. Eine wichtige Rolle in diesem Zusammenhang spielen Mitarbeitergespräche. Diese werden jedoch in Zahnarztpraxen ‒ im Gegensatz zu den weitgehend etablierten Teambesprechungen ‒ häufig als zeitintensive Bürde angesehen. Zu Unrecht, denn sie führen zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, mehr Motivation und weniger Fluktuation. Und viele der Gespräche kann ‒ gerade in Großpraxen ‒ auch die Praxismanagerin übernehmen. Dabei sollte sie aber Einiges beachten. |

Mitarbeitergespräche in großen Praxen durch die Praxismanagerin
( Bild:  ©Gerd Altmann - pixabay.com )

Anlässe für Mitarbeitergespräche

Wer die Chancen, die Mitarbeitergespräche bieten, realisiert hat, kann den daraus resultierenden Wettbewerbsvorteilen gegenüber anderen Praxen und die gewonnenen Informationen nutzen, um die Praxis und das gesamte Team weiterzuentwickeln. Für Mitarbeitergespräche kann es unterschiedliche Anlässe und Themen geben:

 

  • Anlässe und Themen für Mitarbeitergespräche
  • Zielvereinbarung/Jahresgespräche: Reflexion: Was ist gut gelaufen? Was nicht? Wurden die gemeinsam vereinbarten Ziele erreicht? Wenn nein, was waren die Gründe und was lernen Sie daraus? Welche Potenziale können Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter noch heben? Womit waren Ihre Mitarbeiter und Sie zufrieden und womit nicht?
  • Entwicklungsgespräche: Wohin kann die Mitarbeiterin sich entwickeln? Wohin möchte sie sich entwickeln? Welche Skills und Kompetenzen benötigt Ihre Mitarbeiterin in Zukunft und wie kann das erreicht werden?
  • Akute Themen: Alle Anlässe, die Sie oder Ihre Mitarbeiterin(nen) für wichtig halten. Das können auch persönliche Themen sein, wie Mobbing, familiäre Probleme etc.
  • Delegationsgespräche: Besprechung der Sachaufgabe, Erwartung, Zeitrahmen, Meinung der Mitarbeiterin dazu.
  • Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten: Insbesondere im Rahmen der Ausbildung kann es sinnvoll sein, bestimmte Fachkenntnisse zu vermitteln und zu erläutern.
  • Probezeitgespräche: Regelmäßige Gespräche mit neuen Mitarbeitern über den Stand der Einarbeitung, Verlauf der Probezeit aus Ihrer Sicht und Sicht des Mitarbeiters, Erwartungshaltungen klären …
  • Vorstellungsgespräche: Gespräche mit potenziellen Mitarbeitern Ihrer Praxis.
  • Kündigungsgespräche: Gespräch zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
 

Häufig werden die Gespräche am Ende des alten Jahres oder Anfang des neuen Jahres geführt, um zu reflektieren und gemeinsame Ziele für das kommende Jahr zu besprechen. Die Jahresgespräche sind auch eine gute Gelegenheit, Mitarbeitergespräche erstmals einzuführen.

Delegation von Mitarbeitergesprächen an Angestellte

Ein Grund, warum Praxisinhaber regelmäßige Mitarbeitergespräche scheuen, ist der zusätzliche Zeitaufwand, der investiert werden muss. Gerade in „Großpraxen“ ist es kaum möglich, dass der Praxisinhaber alle Mitarbeitergespräche selbst führen kann. Daher muss ‒ und sollte ‒ er Aufgaben an Führungskräfte delegieren. Die Notwendigkeit, dass Praxismitarbeiter als Vorgesetzte, Personalverantwortliche, Praxismanager o. Ä. Mitarbeitergespräche führen, wächst daher in ähnlich schnellem Tempo wie der Zuwachs an Praxen mit mehr als acht Mitarbeitern.

 

Damit erfolgreiche Mitarbeitergespräche gelingen, sind eindeutige Führungsstrukturen notwendig. Nur so weiß jedes Teammitglied, wer welche Aufgaben bzw. welche Verantwortungsbereiche hat und wer die jeweilige Vorgesetzte oder der Ansprechpartner ist. Die Struktur muss dem gesamten Praxisteam bekannt sein und durch die Praxisleitung erläutert werden.

 

PRAXISTIPP | Sollten Sie bereits eine „Vorgesetztenrolle“ in Ihrer Praxis übernommen haben, ist es außerdem wichtig, dass Sie in engem Kontakt mit der Praxisleitung stehen und mit den notwendigen Weisungsbefugnissen ausgestattet sind. Nur so können Sie im Sinne der Praxisleitung Entscheidungen und Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitern treffen.

 

Voraussetzungen für erfolgreiche Mitarbeitergespräche

Planen Sie gerade, Ihren Aufgabenbereich in diese Richtung zu erweitern? Dann haben Sie im Optimalfall die Möglichkeit, sich im Rahmen einer entsprechenden Fortbildung auf die neuen Aufgaben vorzubereiten. Das gibt Ihnen Sicherheit im Auftreten und dient dem Erfolg Ihrer neuen Aufgaben. Neben den fachlichen Kompetenzen ist es selbstverständlich wichtig, dass Sie der Praxisleitung und Ihrem Team gegenüber loyal sind, im Interesse der Praxis handeln und eine hohe Akzeptanz im Praxisteam haben.

 

Der Erfolg von Mitarbeitergesprächen steht und fällt mit der Vorbereitung. Achten Sie bitte darauf, dass der Termin und der Ort so gewählt sind, dass die Gespräche in Ruhe und ohne Unterbrechungen geführt werden können. Bereiten Sie sich auf das Gespräch inhaltlich vor, z. B. mithilfe einer Checkliste oder einem etwas umfangreicheren Gesprächsleitfaden. Er hilft Ihnen auch bei intensiven Debatten, Argumente und wesentliche Gesprächsteile nicht zu vergessen, das Gespräch zu strukturieren und das Gesprächsziel nicht aus den Augen zu verlieren.

 

  • Checkliste: Vorbereitung für Mitarbeitergespräche
Organisatorische Vorbereitungen
Inhaltliche Vorbereitungen

Wann findet das Gespräch statt?

Um was geht es (Gesprächsthema, -anlass)?

Wo findet das Gespräch statt?

Notieren Sie sich alle Themen, die Sie im Gespräch ansprechen wollen.

Ist der Besprechungsraum vorbereitet?

Machen Sie sich vor dem Gespräch nochmals mit den für den Gesprächsanlass relevanten Fakten vertraut.

Wurde der Mitarbeiter rechtzeitig über Termin, Ort und Gesprächsinhalt informiert?

Welches Gesprächsziel wird verfolgt? Und welche Alternativziele gibt es, falls das Hauptziel nicht erreicht werden kann?

Sind Störungen ausgeschlossen?

Wie argumentiere ich, um mein Ziel zu erreichen?

Wurde genügend Zeit eingeplant?

Mit welchen Einwänden ist zu rechnen?

Sind alle benötigten Unterlagen vorbereitet?

Wie gliedere ich das Gespräch?

 

Auch das persönliche Verhältnis zum Gesprächspartner nimmt Einfluss auf den Verlauf des Gesprächs. Stellen Sie sich deshalb auf Ihren Gesprächspartner ein. Auch wenn es sich bei Mitarbeitergesprächen eigentlich um Sachgespräche handelt, verlaufen sie meistens nicht völlig sachlich. Je besser das Verhältnis zwischen beiden Gesprächspartnern ist, desto eher werden Inhalte verstanden und desto sachlicher wird darüber miteinander gesprochen. Das Gespräch führt zu Lösungen, Einigung oder Entscheidung. Die nachfolgenden Fragen helfen Ihnen, sich auf Ihren Gesprächspartner einzustellen.

 

  • Vorbereitung auf den Gesprächspartner
  • Welche Einstellung haben Sie zum Gesprächspartner (Sympathie, Antipathie, Vorurteile etc.)?
  • Wie schätzen Sie die Beziehung zueinander ein?
  • Wie verliefen frühere Gespräche mit der Mitarbeiterin?
  • Was wissen Sie über die Mitarbeiterin (persönliche Situation, Gemeinsamkeiten, Hobbys, Lieblingsthemen, Eigenarten etc.)?
  • Welche Ziele und Motive verfolgt Ihre Mitarbeiterin?
  • Welche Taktik wird sie im Gespräch vermutlich anwenden?
  • An welchen Stellen können Sie mit Zustimmung rechnen, wann mit Einwänden?
  • Welche Möglichkeiten haben Sie, wenn das Gespräch zu emotional wird?
 

Gesprächsverlauf

Das Mitarbeitergespräch verläuft in mehreren Schritten. Versuchen Sie zunächst, eine entspannte Atmosphäre zu schaffen und reden Sie mit Ihrer Gesprächspartnerin über alltägliche Themen, bevor Sie zum eigentlichen Fachgespräch überleiten.

 

Teil 1 ‒ Rückblick und Analyse

Beginnen Sie mit einem Rückblick. Schauen Sie gemeinsam, welche Vereinbarungen im letzten Gespräch getroffen wurden und wie die Zeit seitdem gelaufen ist. Überprüfen Sie, welche Ziele erreicht wurden und erörtern Sie, warum es eventuell zu Zielabweichungen gekommen ist. Auf diesem Weg können die Leistungen der vergangenen Zeit im Detail besprochen werden.

 

Nachdem die Rückschau abgeschlossen ist, widmen Sie sich der Gegenwart. Stellen Sie die Stärken und Schwächen in den Mittelpunkt und finden Sie heraus, welche fachlichen Interessen Ihre Mitarbeiterin hat. Gibt es Aufgaben, die sie gern übernehmen würden? Möchte sie ihren Verantwortungsbereich erweitern? So können ungenutzte Potenziale entdeckt und bei den Entwicklungsperspektiven berücksichtigt werden. Genauso wichtig wie die Erörterung der fachlichen Seite ist an dieser Stelle auch ein Gespräch über die Zusammenarbeit mit den anderen Kolleginnen.

 

Teil 2 ‒ Ziele

In diesem Gesprächsteil widmen Sie sich den persönlichen und beruflichen Zielen Ihrer Mitarbeiterin und gleichzeitig Ihren Erwartungen an die zukünftige Zusammenarbeit. Formulieren Sie gemeinsam die Ziele für das kommende Jahr, die anstehenden Veränderungen und aktualisieren Sie ggf. den Aufgabenbereich. Um Ziele zu erreichen, sind oft weitere Maßnahmen einzuleiten. Möchte Ihre Mitarbeiterin z. B. im Verlauf des nächsten Jahres mehr Verwaltungsarbeiten übernehmen, können die dafür ggf. erforderlichen weiteren Qualifikationen in diesem Bereich als notwendige Maßnahmen formuliert werden.

 

Bei der Formulierung von Zielen sind einige Regeln zu beachten. Sind diese zu ungenau formuliert, zu anspruchsvoll oder werden sie sogar abgelehnt, bleibt der Erfolg aus. Es ist daher sehr wichtig, dass die Ziele, die verfolgt werden, den bekannten „SMART“-Kriterien entsprechen.

 

S

Spezifisch

Ziele müssen eindeutig definiert sein (nicht vage, sondern so präzise wie möglich).

M

Messbar

Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien). Es sollte zumindest eine Messgröße vorhanden sein.

A

Akzeptiert

Ziele müssen von beiden Gesprächspartnern akzeptiert sein. Ein gemeinsames Verständnis des Zieles ist zu entwickeln.

R

Realistisch

Die Ziele müssen zum angegebenen Zeitpunkt oder im dargestellten Zeitraum erreichbar sein.

T

Terminiert

Jedes Ziel ist mit einer klaren Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss, zu definieren.

 

Vergessen Sie nicht, dass nicht nur Sie als Vorgesetzte bestimmte Ziele verfolgen und diese erreichen wollen, sondern auch Ihre Mitarbeiterin. Für den Erfolg der Mitarbeitergespräche ist es wichtig, dass die Teilnehmer das Gefühl haben, etwas erreicht zu haben bzw. etwas erreichen zu können. Bleiben Sie also bei einer gemeinsamen Zielfindung flexibel und seien Sie in der Lage, die ursprünglich angedachte Zielrichtung anzupassen. Manchmal ist es einfach notwendig, sich auf einen Kompromiss zu einigen.

 

Teil 3 ‒ Abschluss

Um Missverständnisse zu vermeiden, fassen Sie am Ende des Gesprächs die Ergebnisse noch mal zusammen. Wiederholen Sie die von Ihnen verstandenen persönlichen Wünsche Ihrer Mitarbeiterin, die Erwartungen der Praxisleitung und die darauf abgestimmten beruflichen Perspektiven, Entwicklungsoptionen, Ziele und zukünftige Aufgaben.

 

Grundsätzlich sollten Mitarbeitergespräche protokolliert werden, insbesondere, um die Vorbereitung auf das nächste Gespräch zu vereinfachen. Anhand des Protokolls sind alle Vereinbarungen für die beiden Gesprächsteilnehmer und für die Praxisinhaber jederzeit einsehbar. Damit ist die optimale Grundlage für kommende Einzelgespräche geschaffen.

 

PRAXISTIPP | Einen „Leitfaden Mitarbeitergespräch“ finden Sie auf iww.de unter der Abruf-Nr. 47018275.

 

 

FAZIT | Haben Sie eine Führungsrolle in Ihrer Praxis übernommen, müssen Sie auf der einen Seite die Praxisinteressen vertreten und andererseits im engen Kontakt mit Ihren unterstellten Mitarbeiterinnen stehen. Das ist nicht immer einfach und erfordert den regelmäßigen Austausch mit den Praxisinhabern und den zugeordneten Mitarbeiterinnen. Dies gelingt am besten in regelmäßigen ‒ auch zusätzlich unterjährigen ‒ Gesprächsterminen.

 

Warum braucht eine Zahnarztpraxis eine Praxismanagerin?

Es hat sich sehr viel geändert im Gesundheitswesen in den letzten Jahren. Der organisatorische Aufwand in zahnärztlichen Praxen nimmt infolgedessen dramatisch zu. Aufgaben und Abläufe sind um vieles anspruchsvoller und vielfältiger geworden. Ständig sind neue Gesetze und Verordnungen zu beachten. Betriebswirtschaftliche Aspekte und effizientes Wirtschaften spielen eine immer größere Rolle. Das Abrechnungswesen bleibt eine Wissenschaft für sich! Praxischefinnen und -chefs schaffen es zeitlich nicht mehr, die Praxis allein zu managen. Ein optimal aufgestelltes Praxismanagement wird hier zur Pflicht ‒ und zum Erfolgsfaktor! Deswegen wird eine Praxismanagerin, die die Fäden in der Hand hält, quasi unentbehrlich.

 

Die Praxismanagerin sorgt für einen optimalen Ablauf des Praxisalltags, eine freundliche Atmosphäre im Team sowie für die Patienten und sichert so den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Genau hier setzt der IWW-Online-Lehrgang Praxismanagerin an! Er bietet Ihnen als ZFA, ZMF oder ZMV genau diese Chance zur Weiterbildung und bereitet Sie umfassend auf Ihren neuen Verantwortungsbereich vor und ist auf die speziellen Anforderungen in der zahnärztlichen Praxis zugeschnitten. Zeitgemäße Online-Didaktik sichert den Lernerfolg. Sie müssen nicht mehr im Präsenzunterricht die Schulbank drücken! Lernen neben Beruf und Familie? Kein Problem: Sie nutzen die Freiheit des Online-Lehrgangs, um Ihr Lernpensum und Ihre Unterrichtszeiten vollkommen flexibel zu gestalten. Gratis-Lektionen, weitere Infos und Anmeldung unter iww.de/s4836.

Quelle: ID 48019306