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·Fachbeitrag ·Steuergestaltung

Achtung Falle: So gestalten Sie Weihnachtsfeiern steuer- und sozialversicherungsfrei

von Dipl.-Volkswirt Klaus Linke, Brietlingen

| Viele Apothekeninhaber planen in nächster Zeit eine Weihnachtsfeier mit ihren Mitarbeitern. Hätten Sie gewusst, dass diese Feier sowohl lohnsteuer- als auch sozialabgabenpflichtig sein kann? Ausgaben für Weihnachts- und für Betriebsfeiern allgemein untersuchen die Betriebsprüfer verstärkt. Besonders die Höhe der voraussichtlichen Kosten und die Zusammensetzung der Teilnehmergruppe sorgen für Zündstoff. Damit es nicht zu Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung kommt und Sie die Kosten für die Feier tatsächlich absetzen können, sollten Sie einige Grundsätze beherzigen. |

Regel 1: Teilnehmerkreis und Teilnehmerzahl

Um steuerunschädlich zu sein, muss die Teilnahme an der Feier jedem Mitarbeiter offen stehen und darf nicht ein Privileg für bestimmte Mitarbeiter sein. Handelt es sich um eine Veranstaltung einer Filiale der Apotheke, müssen alle Arbeitnehmer dieser Filiale teilnehmen dürfen. Eine nur Führungskräften vorbehaltene Veranstaltung stellt keine Betriebsveranstaltung (hierzu gehören Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern etc.) dar. Steht die Teilnahme nicht allen Mitarbeitern offen, muss der geldwerte Vorteil in der Regel individuell versteuert werden. Eine Lohnsteuerpauschalierung des Arbeitgebers mit 25 Prozent scheidet aus.

Regel 2: Anzahl der jährlichen Veranstaltungen

Steuerunschädlich dürfen Sie nur zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchführen. Ein Sommerfest bleibt neben der Weihnachtsfeier also steuer- und abgabenfrei. Führen Sie zusätzlich noch einen Betriebsausflug durch, führt das zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Eine dritte und jede weitere Veranstaltung für denselben Personenkreis von Arbeitnehmern führt in voller Höhe zu Arbeitslohn.

Regel 3: Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter

Zur Ermittlung der Kosten pro teilnehmendem Mitarbeiter müssen Sie die Gesamtkosten der Veranstaltung durch die Anzahl der Teilnehmer teilen. Die Ausgaben pro Teilnehmer sind nur dann steuer- und abgabenunschädlich, wenn sie bis zu 110 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer) betragen. Wird diese Grenze überschritten, sind die gesamten Kosten bei den Teilnehmern als Arbeitslohn zu versteuern. Die Steuer kann aber pauschaliert werden.

 

  • Beispiel

Sie ermitteln Gesamtkosten von 2.000 Euro und an der Feier nehmen 20 Mitarbeiter teil. Daraus ergeben sich 100 Euro pro Teilnehmer. Damit liegen Sie unter der Steuergrenze.

 

Beachten Sie | Die Kosten werden nur auf die anwesenden Mitarbeiter umgelegt. Bleiben zum Beispiel fünf eingeladene Mitarbeiter der Feier fern, werden die 2.000 Euro durch 15 Teilnehmer dividiert. Das Ergebnis von 133,33 Euro pro Teilnehmer liegt über der Steuergrenze.

 

Zu den Gesamtkosten zählen folgende Posten:

 

  • Raummiete und Dekoration
  • Speisen und Getränke
  • Übernachtungen
  • Kosten für musikalische und künstlerische Unterhaltung
  • Fahrtkosten zum Veranstaltungsort
  • Geschenke (bis 40 Euro) im Zusammenhang mit der Weihnachtsfeier

Regel 4: Mitfeiernde Nicht-Mitarbeiter

Sie erlauben Ihren Mitarbeitern, die Ehepartner oder Lebensgefährten zur Feier mitzubringen. Das kann teuer für Sie werden: Zuwendungen an Ehegatten oder andere Angehörige, die an der Feier teilnehmen, werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Die in diesem Fall steuerpflichtigen Zuwendungen müssen grundsätzlich vom einzelnen Mitarbeiter versteuert werden, die Lohnsteuer kann aber pauschaliert werden. Sie übernehmen als Arbeitgeber und Veranstalter dann 25 Prozent (zuzüglich Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Die Zuwendungen sind sozialversicherungsfrei.

 

  • Beispiel

Sie haben Gesamtkosten von 1.200 Euro ohne den auf Sie selbst entfallenden Anteil. Von Ihren 10 Mitarbeitern bringen 5 einen Partner mit. Die 1.200 Euro werden auf 15 Teilnehmer verteilt. Das ergibt 80 Euro pro Person. Auf die Mitarbeiter mit Partner entfallen mithin 160 Euro. Bei ihnen wird die Freigrenze für die Lohnsteuer von 110 Euro überschritten. Die Folge ist: Die Kosten der Weihnachtsfeier müssen mit 800 Euro (= 5 x 160 Euro) versteuert werden. Der Anteil der Mitarbeiter ohne Partner (400 Euro = 5 x 80 Euro) bleibt dagegen lohnsteuerfrei.

 

Besonderheiten für Geschenke

Geschenke mit einem Wert bis zu je 40 Euro, die anlässlich und im Rahmen einer Weihnachtsfeier übereicht werden, sind in die Prüfung der 110-Euro-Grenze mit einzubeziehen. Geschenke, die lediglich bei der Gelegenheit der Weihnachtsfeier überreicht werden, mit ihr aber in keinem Zusammenhang stehen, sind in die 110-Euro-Grenze nicht einzubeziehen. Sie können jedoch wie Geschenke über 40 Euro anlässlich einer Weihnachtsfeier mit 25 Prozent für die Lohnsteuer (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) pauschal versteuert werden.

 

FAZIT | Sie müssen im Vorfeld sehr genau rechnen, um die Weihnachtsfeier unbeschwert genießen zu können. Erstellen Sie eine Dokumentation der Veranstaltung und halten Sie bereits die Planung schriftlich fest. Legen Sie eine Liste aus, in die sich die Teilnehmer eintragen.

 
Quelle: Ausgabe 12 / 2012 | Seite 17 | ID 36657720