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·Fachbeitrag ·Steuergestaltung

So gestalten Sie Feiern und Ausflüge mit dem Apothekenteam steuer- und sozialabgabenfrei

| Zur Förderung des Arbeitsklimas, zum besseren Kennenlernen sowie als Dank für gute Arbeit sind Sommerfeste, Betriebsausflüge und Weihnachtsfeiern für viele Apotheken feste Programmpunkte im Jahr. Auch Fiskus und Sozialversicherung zeigen sich unter bestimmten Voraussetzungen großzügig und belassen derartige Zuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Der folgende Beitrag zeigt, wie Sie Ihre Veranstaltung abgabenfrei gestalten und welche Fallstricke Sie hierbei vermeiden können. |

Lohnsteueraspekt oft Prüfungsschwerpunkt des Fiskus

Bei Betriebsveranstaltungen stellt sich stets die Frage, ob die Ausgaben beim mitfeiernden Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei sind oder ob steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vorliegt. Lohnsteuerprüfer des Finanzamts oder Sozialversicherungsprüfer werfen deshalb einen strengen Blick auf Betriebsausflüge, Jubiläums- und Betriebsfeiern.

 

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2005 gleich in drei Urteilen wegweisende Spielregeln hierzu aufgestellt (Urteile vom 16.11.2005, Az: VI R 118/01, VI R 157/98, IV R 68/00). Wer sich daran hält, kann seine Mitarbeiter/innen steuer- und abgabenfrei bewirten.

Zwei Veranstaltungen mit jeweils 110 Euro pro Mitarbeiter/in

Das Finanzamt erlaubt höchstens zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr, bei denen die Kosten je Arbeitnehmer jeweils nicht mehr als 110 Euro betragen dürfen. Findet eine dritte Veranstaltung statt, gilt dies als „unüblich“ und eine der drei Veranstaltungen ist für den Arbeitnehmer steuerpflichtig. Apotheker/innen können sich aussuchen, welche Veranstaltung steuerfrei sein soll.

 

Beispiel

Apotheker A unternimmt mit seinem Team einen Betriebsausflug (Wert: 80 Euro je Arbeitnehmer) und einen Konzertbesuch (Wert: 40 Euro je Arbeitnehmer). Für diese beiden Veranstaltungen wählt er die Steuer- und Abgabenfreiheit. Im Dezember, in dem noch eine Weihnachtsfeier (Wert: 90 Euro je Arbeitnehmer) stattfindet, entscheidet sich A jedoch dafür, den Betriebsausflug und die Weihnachtsfeier steuer- und abgabenfrei zu belassen. Als steuerpflichtiger Arbeitslohn wird dann nur der Konzertbesuch behandelt.

Beachten Sie: Das Finanzamt akzeptiert zwar zwei steuer- und abgabenfreie Betriebsveranstaltungen. Wer jedoch nur einmal im Jahr mit seinen Mitarbeitern feiert, darf deswegen nicht 220 Euro pro Arbeitnehmer steuerfrei lassen. Die Freigrenze von 110 Euro gilt stets pro Betriebsveranstaltung. Wenn Sie sich daran halten, darf der Ausflug auch über zwei Tage gehen.

Was in die 110-Euro-Grenze einbezogen wird

Der Höchstbetrag von 110 Euro versteht sich einschließlich Umsatzsteuer, das heißt er beträgt netto 92,44 Euro!

 

Hierbei handelt es sich um eine sogenannte Freigrenze. Werden die 110 Euro brutto nur um einen Cent überschritten, stellen die Ausgaben vom ersten Cent an - also nicht nur vom übersteigenden Betrag an - steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. Zudem handelt es sich bei der 110-Euro-Grenze um eine durchschnittliche Obergrenze für alle Mitarbeiter. Wie viel jeder Einzelne tatsächlich isst oder trinkt, spielt bei der Ermittlung der Kosten je Mitarbeiter keine Rolle.

 

Sind Angehörige mit von der Partie, wird genauso gerechnet. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Kosten des Ehegatten oder des Partners dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen sind. Werden also fünf Mitarbeiter mit ihren Partnern eingeladen und die Kosten dafür belaufen sich auf 1.000 Euro, hat jeder Arbeitnehmer unterm Strich Ausgaben von 200 Euro verursacht. Die Betriebsveranstaltung ist für die Arbeitnehmer somit nicht mehr steuerfrei.

 

Praxistipp

Um zu vermeiden, dass bei offensichtlicher Überschreitung der 110-Euro-Grenze bei der Weihnachtsfeier Lohnsteuern und Sozialabgaben anfallen, kann der Apothekeninhaber mit seinen Mitarbeitern vereinbaren, dass er alle Kosten über 110 Euro aus eigener Tasche bezahlt. Eine solche im Voraus (!) getroffene Vereinbarung lohnt sich stets dann, wenn die 110 Euro nur knapp überschritten werden.

In die 110-Euro-Grenze werden auch während der (Weihnachts-)Feier verteilte Präsente bis zu einem Wert von 40 Euro einbezogen.

 

Praxistipp

Sind die Kosten durch Musik, Saalmiete, Essen etc. bereits knapp an der 110-Euro-Grenze, sollten Geschenke nicht zur (Weihnachts-)Feier, sondern lieber vorher oder später verteilt werden.

Lohnsteuer-Folgen bei Überschreitung der 110-Euro-Grenze

Übersteigen die Kosten für eine Betriebsveranstaltung je Arbeitnehmer die Grenze von 110 Euro, kann der Apothekeninhaber die Kosten dafür dennoch weiterhin in voller Höhe als gewinnmindernde Betriebsausgabe verbuchen. Lohnsteuerlich besteht ein Wahlrecht:

 

  • Entweder erfasst der Arbeitgeber die Kosten der Betriebsveranstaltung als Arbeitslohn und berechnet die Lohnsteuer individuell in der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers. In diesem Fall werden auch Sozialabgaben fällig.

 

  • Oder die Zuwendungen anlässlich der Veranstaltung werden nach § 40 Abs. 2 Nr. 2 Einkommensteuergesetz mit 25 Prozent pauschal besteuert. Bei dieser Variante fallen keine Sozialabgaben an.

 

  • Beispiel

Apotheker A lädt sein Team im Juni 2011 zu einem zweitägigen Ausflug nach München ein. Die Aufwendungen für die fünf Teilnehmer belaufen sich für Fahrt, Verpflegung, Unterbringung und die verschiedenen Veranstaltungsbesuche auf insgesamt 750 Euro. Die Höhe der Zuwendungen, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, beträgt 150 Euro. Die Betriebsveranstaltung ist damit insgesamt lohnsteuerpflichtig. A kann die Lohnsteuerpauschalierung wählen und die Steuer mit einem Pauschalsteuersatz von 25 Prozent übernehmen. Ein Antrag beim Finanzamt ist hierfür nicht erforderlich. Im Rahmen der Lohnsteueranmeldung für den Monat Mai hat er als Arbeitgeber insoweit folgende pauschale Steuerabzugsbeträge an das Finanzamt zu melden und abzuführen:

Aufwand für die Veranstaltung

750,00 Euro

davon 25 % pauschale Lohnsteuer

187,50 Euro

pauschaler Solidaritätszuschlag, 5,5 % von 187,50 Euro

10,31 Euro

pauschale Kirchenlohnsteuer, z.B. 9 % von 187,50 Euro

16,88 Euro

gesamter Lohnaufwand

964,69 Euro

 

Insgesamt fallen somit Pauschalsteuern in Höhe von 214,69 Euro - das heißt 42,93 Euro je Teilnehmer - an. Bei einem unterstellten Bruttolohn von 1.500 Euro pro Monat würden hingegen bei der individuellen Lohnversteuerung rund 100 Euro an Steuern und Abgaben entstehen, wovon der Apotheker als Arbeitgeber dann rund 30 Euro zu zahlen hätte. Dies unterstreicht, dass die Lohnsteuerpauschalierung oftmals günstiger ist.

Gleiches Recht für alle auch aus steuerlichen Gründen

Dass man keine einzelnen Mitarbeiter/innen von Betriebsveranstaltungen ausschließt, sollte selbstverständlich sein. Auch weil sonst die Steuervorteile verloren gehen, sollten Sie also immer die gesamte Belegschaft einladen.

 

Ein Ausflug nur für die besten Mitarbeiter/innen als Dank für hervorragende Leistungen führt zur Steuer- und Abgabenpflicht, da es sich um einen geldwerten Vorteil handelt. Ebensowenig dürfen Sie eine bestimmte Teilnehmergruppe besonders bevorzugen. Spendieren Sie also allen das gleiche Essen und machen Sie auch bei besonders guten Mitarbeitern keine Ausnahme.

 

Im Übrigen gibt es Mitarbeiter/innen, die keine Lust auf Betriebsausflüge haben. Sie müssen diese natürlich nicht zur Teilnahme anhalten, um die Steuerfreiheit nicht zu gefährden. Es reicht aus, dass allen Mitarbeitern die Veranstaltung offen steht. Für die Berechnung der Freigrenze ist auf den geplanten Teilnehmerkreis abzustellen (Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 17.1.2011, Az: 11 K 908/10 L, Abruf-Nr: 111545, Revision beim BFH unter VI R 7/11).

Versicherungsschutz für alle Teilnehmer prüfen

Da es sich um eine Dienstveranstaltung handelt, gilt der gleiche Unfallversicherungsschutz wie an einem „normalen“ Arbeitstag. Unfälle auf der Fahrt sowie während der Veranstaltung werden von der zuständigen Berufsgenossenschaft gedeckt. Ausgeschlossen vom betrieblichen Schutz sind aber ehemalige oder freiberufliche Mitarbeiter/innen.

Kosten zeitnah dokumentieren

Sie sollten alle angefallenen Kosten sowie die Teilnehmerzahl zeitnah dokumentieren, denn im Nachhinein lässt sich das Unterschreiten von 110 Euro möglicherweise nur noch schwer beweisen und eine Veranstaltung kann dann unverhofft teurer werden als ursprünglich geplant.

Berechnungsschema

In der Regel können Sie als Arbeitgeber für die Prüfung der steuerfreien Höchstgrenze bei der einzelnen Feier nach dem folgenden Berechnungsschema vorgehen:

 

  • Prüfung der 110-Euro-Freigrenze für Betriebsveranstaltungen

1. Addition der Aufwendungen für:

  • Speisen und Getränke;
  • Fahrtkosten, zum Beispiel mit dem Bus oder der Bahn bzw. für eine Erlebnisfahrt;
  • Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen (nur, wenn die Theater- oder Sportveranstaltung Bestandteil eines Gesamtprogramms ist; ansonsten handelt es sich um ein Geschenk);
  • Geschenke im Wert bis 40 Euro (üblich ist auch die nachträgliche Überreichung der Geschenke an Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber eine deswegen gewährte Barzuwendung. Geschenke über 40 Euro sind stets steuer- und abgabenpflichtig.);
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, zum Beispiel Saalmiete, Musik, Kegelbahn.

2. Divison der Summe dieser Aufwendungen durch die Anzahl der (geplanten) Teilnehmer; Achtung: Die Kosten des Ehegatten/Partners eines Arbeitnehmers sind diesem zuzurechnen.

 

 

Weiterführende Hinweise

  • „Weihnachtsgeschenke an Kunden und Geschäftspartner - wie viel ist erlaubt?“ in: „Apotheker Berater“ - AB - Nr. 12/2010, S. 17
  • „110-Euro-Freigrenze für Betriebsveranstaltungen auf dem Prüfstand“ in: „Apotheker Berater“ - AB - Nr. 5/2011, S. 1
Quelle: Ausgabe 07 / 2011 | Seite 13 | ID 27655480