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  • ·Fachbeitrag ·Betriebsprüfung

    So bereitet sich der Prüfer bereits im Finanzamt auf die Betriebsprüfung vor

    | Weil die staatlichen Kassen ziemlich leer sind, sind die Betriebsprüfer in der Pflicht, noch effektiver zu prüfen. So soll sich die Betriebsprüfung mehr als bisher auf Sachverhalte beschränken, die zu endgültigen Steuerausfällen oder zu erheblichen Gewinnverlagerungen führen können. AH zeigt auf, wie sich die Betriebsprüfer schon im Finanzamt selbst auf die Prüfung vorbereiten und wie sie versuchen, bereits im Vorfeld Prüfungsschwerpunkte herauszufiltern. Ein Fallbeispiel erläutert die Vorgehensweise Schritt für Schritt. |

    Ausgangsinformationen des Betriebsprüfers

    Der Betriebsprüfer wird zunächst die Betriebsprüfungskartei „Apotheken“ genau durcharbeiten, in der er erste Hinweise für seine Prüfung erhält. Dann sieht er zur weiteren Vorbereitung die Steuerakte der zu prüfenden Apotheke mit den Steuerfestsetzungen und den Jahresabschlüssen durch, um Auffälligkeiten und Abweichungen zu entdecken. Da der Prüfer nicht mehr Beleg für Beleg sichten kann, legt er nach dem Studium der Steuerakten bereits vor Beginn einer Prüfung sogenannte „Prüfungsschwerpunkte“ fest. Das sind Prüfungsfelder, mit denen er sich später gründlich beschäftigen will.

    Fallbeispiel Hirsch-Apotheke

    Aus der Steuerakte, dem Betriebsprüfungsbericht und der Arbeitsakte über die Vorprüfung erkennt der Prüfer die folgende Fallkonstellation.

     

    • Beispiel

    Die Hirsch-Apotheke wird seit Jahren vom Apotheker F. Mayer in gepachteten Räumen geführt. Sie liegt im Zentrum der etwa 40.000 Einwohner großen A-Stadt in der Fußgängerzone. In direkter Nähe liegen ein Ärztehaus und weitere fünf Facharztpraxen. Zwei andere Apotheken bilden die direkte Konkurrenz. Mitte des Jahres 2010 hat in unmittelbarer Nähe eine HNO-Praxis eröffnet. Das Wirtschaftsjahr stimmt mit dem Kalenderjahr überein. Die Betriebsprüfung der Hirsch-Apotheke soll im Jahr 2013 durchgeführt werden. Die Prüfungsanordnung erstreckt sich auf die Jahre 2009 bis 2011. Die Einkommensteuerbescheide für die Prüfjahre sind „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ ergangen.

     

     

    Beachten Sie | Nur wenn die Steuerfestsetzungen „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ (VdN) sind - etwa weil die Betriebsprüfung schon seit einiger Zeit geplant ist -, bleibt der Steuerfall in seiner Gesamtheit offen. Der Betriebsprüfer kann dann ohne Einschränkung sowohl zu Ihren Gunsten als auch zu Ihren Ungunsten Änderungen vornehmen. Liegen bestandskräftige Steuerbescheide vor, kann das Finanzamt nur ändern, wenn der Prüfer neue Tatsachen feststellt. Eine Änderung durch den Prüfer ist nicht mehr möglich, wenn die sogenannte Festsetzungsverjährung eingetreten ist. Diese beträgt vier Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung abgegeben worden ist.

    Der Prüfer stellt Ihre Einkünfte zusammen

    In einem ersten Reihenvergleich stellt der Prüfer die Einkünfte der Eheleute Mayer aus den Einkommensteuer-Festsetzungen der Prüfjahre zusammen. Um einen noch besseren Überblick zu gewinnen, nimmt er in seinen Reihenvergleich auch noch das nicht zum Prüfungszeitraum gehörende Kalenderjahr 2008 auf.

     

    • Einkünfte-Vergleich der Eheleute Mayer 2008 bis 2011
    2008
    (in Euro)
    2009
    (in Euro)
    2010
    (in Euro)
    2011
    (in Euro)

    Gewinn Apotheke

    EM*

    100.640

    97.840

    84.410

    85.800

    Nichtselbstständige Arbeit

    EF*

    12.480

    12.480

    13.180

    13.600

    Kapitalvermögen

    EM

    4.090

    -

    -

    -

    Kapitalvermögen

    EF

    150

    -

    -

    -

    Vermietung + Verpachtung

    EM

    2.700

    2.400

    - 8.030

    2.010

    Vermietung + Verpachtung

    EF

    300

    390

    210

    140

    Gesamtbetrag der Einkünfte

    120.360

    113.110

    89.770

    101.550

    Sonderausgaben

    15.100

    18.500

    15.950

    16.670

    Zu versteuernder ?Einkommensbetrag

    105.260

    94.610

    73.820

    84.880

    VdN

    VdN

    VdN

    VdN

    Steuererklärungen beim Finanzamt eingegangen

    13.08.2009

    06.10.2010

    04.10.2011

    07.11.2012

    Festsetzungsverjährung eingetreten

    31.12.2013

    31.12.2014

    31.12.2015

    31.12.2016

    Auswertung: 

    • Nichtselbstständige Arbeit EF: Ehegatten-Arbeitsverhältnis? Wenn ja, ist das Gehalt angemessen?
    • Kapitalvermögen EM: Unterliegen alle Einnahmen 2009 bis 2012 der Abgeltungsteuer?
    • Vermietung + Verpachtung EM: Verlust in 2010? ?Für alle Prüfjahre Änderungen ohne Einschränkungen möglich, weil VdN!
     

    * EM = Ehemann, EF = Ehefrau

    Ausgabenüberprüfung der Apotheke

    Als nächstes analysiert der Prüfer die Betriebsausgaben für den Prüfungszeitraum. In einem Reihenvergleich stellt er auf seiner Suche nach Prüfungsschwerpunkten steuerlich interessierende Zahlenwerte der Apotheke zusammen und vergleicht sie miteinander (interner Betriebsausgaben-Vergleich). Das Zahlenmaterial dafür entnimmt er den Gewinn- und Verlustrechnungen, die der Steuerberater dem Finanzamt alljährlich mit der Steuererklärung und den Abschlussunterlagen vorlegt. Häufig erkennt der Prüfer dabei bereits erste Auffälligkeiten und Abweichungen für seine spätere Prüfung in der Apotheke. Vielfach ergänzen die Betriebsprüfer diesen Betriebsausgaben-Vergleich mit Kenn- und Richtzahlen, die sie aus Prüfungen anderer Apotheken oder veröffentlichten Statistiken gesammelt haben (externer Betriebsausgaben-Vergleich).

     

    Der Vorteil für den Prüfer liegt auf der Hand: Zieht sich in der zu prüfenden Apotheke nämlich ein Fehler durch die Gewinnermittlungen aller Wirtschaftsjahre - beispielsweise in den Zinsen enthaltene Aufwendungen für private Anschaffungsdarlehen - so wird er beim internen Betriebsausgaben-Vergleich kaum bemerkbar sein.

     

    • Betriebsausgaben-Vergleich Hirsch-Apotheke für 2008 bis 2011
    Stat.*
    2008
    2009
    2010
    2011
    %
    Euro
    %
    Euro
    %
    Euro
    %
    Euro
    %

    Erlöse

    100,0

    1.589.200

    100,00

    1.625.900

    100,00

    1.712.200

    100,00

    1.777.900

    100,00

    Wareneinsatz

    72,0

    1.173.800

    73,86

    1.202.230

    73,94

    1.268.740

    74,10

    1.319.200

    74,20

    Rohgewinn

    28,0

    415.400

    26,14

    423.670

    26,06

    443.460

    25,90

    458.700

    25,80

    Betriebsausgaben

    Personalaufwand

    10,7

    187.560

    11,80

    194.660

    11,97

    209.670

    12,25

    228.520

    12,85

    Raumkosten (Miete, Energie)

     

    1,7

     

    33.320

     

    2,10

     

    36.090

     

    2,22

     

    55.440

     

    3,24

     

    39.290

     

    2,21

    Kfz-Kosten

    0,4

    6.550

    0,41

    10.440

    0,64

    6.850

    0,40

    7.310

    0,41

    Werbekosten, Marketing

    1,3

    19.230

    1,21

    15.120

    0,93

    14.890

    0,86

    25.240

    1,42

    Absetzung für Abnutzung, Geringwertige ?Wirtschaftsgüter (GwG)

    1,2

    15.900

    1,00

    17.900

    1,10

    15.400

    0,90

    12.400

    0,70

    Zwischensumme

    15,3

    262.560

    16,52

    274.210

    16,87

    302.250

    17,65

    312.760

    17,59

    (Summe) Sonstige ?Betriebsausgaben

    4,3

    52.200

    3,28

    51.620

    3,17

    56.800

    3,32

    60.140

    3,38

    Gebühren Rezeptstelle

    9.050

    9.260

    9.750

    10.130

    Rechts- und Beratungskosten

    10.320

    10.570

    11.130

    11.500

    Finanzierungskosten

    1.700

    2.780

    4.410

    2.000

    Beiträge, Versicherungen

    6.360

    6.500

    6.840

    8.110

    Porto, Telefon, Fax, Internet

    3.650

    3.740

    3.930

    4.090

    Reisekosten, Fortbildung

    350

    4.810

    280

    1.240

    Abschreibungen auf unverkäufliche Ware

    6.040

    3.260

    3.500

    3.760

    Übrige Kosten

    14.730

    10.700

    16.960

    19.310

    Summe ?Betriebsausgaben

    19,6

    314.760

    19,80

    325.830

    20,04

    359.050

    20,97

    372.900

    20,97

    Gewinn

    8,4

    100.640

    6,33

    97.840

    6,03

    84.410

    4,93

    85.800

    4,83

    Auswertung: 

    • Personalaufwand: liegt für 2009 bis 2011 etwas über dem Erfahrungswert ?Ehegatten-Gehalt? Längere Öffnungszeiten? Häufige Wochenenddienste?
    • Raumkosten 2010: aktivierungspflichtiger Aufwand?
    • Finanzierungskosten 2009 bis 2010: Ursache? Privater Anteil?
    • Werbekosten, Marketing 2011: Aufwandssteigerung?
    • Reisekosten, Fortbildung 2009: Teilnahmen an Auslandskongress?
     

    *Statistische Werte

     

    Weiter auffällig ist der geringe Reingewinnsatz für die Hirsch-Apotheke mit etwa fünf bis sechs Prozent der Einnahmen, während die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums einen mittleren Rahmenwert von neun Prozent für 2009 und 2010 sowie von acht Prozent für 2011 vorsieht. Allerdings wird der untere Rahmenwert von fünf Prozent (2009/2010) und von vier Prozent (2011) vom Apotheker Mayer gerade noch erreicht. Damit kann sich der Prüfer zufrieden geben.

    Einnahmenüberprüfung der Apotheke

    Für die Betriebsprüfung ist ausschließlich die Aufschlagskalkulation vorgeschrieben.

     

    • Betriebseinnahmen-Vergleich Hirsch-Apotheke für 2008 bis 2011
    2008
    (in Euro)
    2009
    (in Euro)
    2010
    (in Euro)
    2011
    (in Euro)

    Erlöse

    1.589.200

    1.625.900

    1.712.200

    1.777.900

    Wareneinsatz

    1.173.800

    1.202.230

    1.268.740

    1.319.200

    Rohgewinn

    415.400

    423.670

    443.460

    458.700

    Rohgewinnaufschlagsatz

    35,39 %

    35,24 %

    34,95 %

    34,77 %

    Rohgewinnaufschlagsatz

    laut Richtsatzsammlung

    33 - 39 - 45

    33 - 39 - 45

    33 - 39 - 45

    30 - 35 - 41

    Auswertung: Die Hirsch-Apotheke liegt mit ihren Rohgewinnaufschlagsätzen in 2009 und 2010 deutlich unter dem - hier fett gedruckten - mittleren Rahmenwert, aber noch über dem unteren Rahmenwert. Aus seinen Prüfungen anderer Apotheken weiß der Prüfer, dass die Rohgewinnaufschlagsätze der Richtsatzsammlung für 2009 und 2010 zu hoch angesetzt sind. Sie betragen beim mittleren Wert nur etwa 35 bis 36 Prozent. Im Jahr 2011 hat das Bundesfinanzministerium seine Werte endlich dem aktuellen Markt angepasst. Daher erreicht die Hirsch-Apotheke hier auch etwa den mittleren Rahmenwert.

     

    Weitere Prüffelder

    Neben branchenspezifischen Prüfungsschwerpunkten muss der Prüfer auch noch regional festgelegte Prüfungsfelder bearbeiten. In einigen Bundesländern werden diese Prüffelder von den Oberfinanzdirektionen sogar gesondert für jedes Finanzamt festgelegt. Sie sind von den Veranlagungsdienststellen verpflichtend zu prüfen. Die Steuerfestsetzungen für die Mayers stehen in Hinblick auf die anstehende Betriebsprüfung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. In solchen Fällen verzichtet die Veranlagungsstelle auf die vorgeschriebene Überprüfung und überlässt diese lieber dem Betriebsprüfer. Solche Prüffelder können unter anderem sein:

     

    • Beiträge zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen
    • Beitrittsspenden an gemeinnützige Vereine
    • Pkw in Betriebsvermögen/private Kfz-Nutzung
    • Heimunterbringung/Pflegekosten als außergewöhnliche Belastung

     

    Weiterführender Hinweis

    • „Apotheken wieder im Fokus der Finanzämter: Wie gehen die Betriebsprüfer vor?“ in ?AH 09/2012, Seite 17
    Quelle: Ausgabe 05 / 2013 | Seite 13 | ID 38035270