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26.02.2008 | Personal

Hohe Fehlzeitquoten müssen nicht sein

von Dipl.-Pädagoge Dr. Wolfgang Huge, Bad Essen

Wie in jedem anderen Unternehmen auch können Fehlzeiten von Mitarbeitern in Apotheken die Abläufe sehr stören und teilweise zum Erliegen bringen. Natürlich sind Fehlzeiten in der Regel die Folge von Krankheiten und insofern unvermeidbar. Jedoch gibt es hier und da auch Mitarbeiter, die etwa bereits bei der Zeitungsmeldung über eine drohende „Grippewelle“ erste Anzeichen einer Infektion an sich selbst verspüren und dann der Apotheke fernbleiben. So oder so – Apotheker sind gefordert, für solche Fälle Vorkehrungen zu treffen, um den Offizinbetrieb nicht zu gefährden und (noch) gesunde Mitarbeiter nicht zu überlasten. Dabei gibt es einige Maßnahmen, die helfen, den Krankenstand relativ niedrig zu halten. 

Fehlzeiten im Branchenvergleich

Doch wann liegt überhaupt ein hoher Krankenstand in der eigenen Apotheke vor? Um dies zu beurteilen, können statistische Kennwerte herangezogen werden. Aus den Angaben des Instituts der deutschen Wirtschaft ergibt sich, dass Unternehmen mit einer durchschnittlichen Fehlzeitquote von etwa 4 Prozent der Gesamtarbeitszeit – das heißt etwa neun Tage pro Mitarbeiter und Jahr – zu rechnen haben. Diese Zahlen bedeuten einen historischen Tiefstand und schwanken je nach Branche zwischen 2 Prozent (Bankgewerbe) und 6,1 Prozent (Abfall- und Abwasserbeseitigung). Der Grund für diesen geringen Krankenstand wird vor allem darin gesehen, dass inzwischen viele Kranke bei Bagatellerkrankungen auf eine Auszeit zur Genesung verzichten.  

 

Wenn Ihre Apotheke nun Werte von weniger als 3 Prozent aufweist, besteht kaum Handlungsbedarf – es sei denn, dass sich diese Fehltage auf bestimmte Mitarbeiter/innen konzentrieren. Auch muss stets im Auge behalten werden, dass bestimmte Erkrankungen einen längeren Heilungsprozess erfordern. So kann zum Beispiel die langwierige Erkrankung nur einer Mitarbeiterin die Quote der Fehlzeiten auf einen Wert weit jenseits der 4 Prozent schnellen lassen.  

 

Praxistipp: Ohne derartige Besonderheiten kann als Faustformel ausgegeben werden: Liegt der Krankenstand bei über 4 Prozent, sollte der Apotheker den Ursachen nachgehen und gegebenenfalls gegensteuern.  

Ursachen für Fehlzeiten

Neben unbeeinflussbaren Faktoren wie langwierigen Erkrankungen oder einer „Grippewelle“, die auch Apothekenmitarbeiter erfasst, können Alltagsstress und ungelöste Konflikte im Team nicht nur dessen Leistungsfähigkeit blockieren, sondern auch Krankheit und Fehltage begünstigen. In einem guten Arbeitsklima hingegen sind die Fehlzeiten nachweisbar geringer als dort, wo Konflikte, Vorwürfe und die Angst vor Fehlern an der Tagesordnung sind. Dies kann sämtliche Ebenen betreffen – die zwischen Apotheker und Kollegen, zwischen Apotheker und Mitarbeiter/in, zwischen Mitarbeiter/in und Kunde und auch unter den Mitarbeitern/innen untereinander.  

Maßnahmen gegen Fehlzeiten

Probleme im Team sollten gezielt angesprochen werden. Wichtig dabei ist: sich Zeit nehmen und die Dinge nicht „so nebenbei“ im Betriebsalltag zu lösen versuchen. Ergebnis guter Teambesprechungen, in denen auch ein so sensibles Thema wie „zu hoher Krankenstand“ angesprochen werden darf, ist oft ein verbessertes Teamklima. Das Bewusstsein der Mitarbeiter für die Problematik wird geschärft – und nicht selten verringert sich die Quote krankheitsbedingter Abwesenheit. Das wiederum bedingt weniger Zusatzbelastungen für die übrigen Teammitglieder, weniger organisatorische Engpässe und ermöglicht zugleich auch eine verbesserte Konzentration auf den Kunden. 

 

Unterstützen können Sie ihr Bemühen um das Eingrenzen von Fehlzeiten, indem Sie Ihr Team um Vorschläge bitten, wie sich Belastungssituationen besser bewältigen lassen. Fragen Sie auch nach der Zufriedenheit mit den Arbeitsbedingungen und bitten Sie um Anregungen für Maßnahmen, die zu höherer Arbeitszufriedenheit führen können.  

Umgang mit „schwierigen Fällen“

Nicht alle Probleme mit Fehlzeiten lassen sich allerdings im Team regeln. Bei Mitarbeitern, die auffällig häufig fehlen, bieten sich nach der Wiederaufnahme der Arbeit sogenannte „Rückkehrgespräche“ an, in denen anhand der Personaldaten die aktuelle Fehlzeitenentwicklung der letzten zwölf Monate angesprochen wird. Solche Gespräche dürfen vom Mitarbeiter nicht verweigert werden, wohl aber Auskünfte über seine Gesundheit.  

 

In dem „Rückkehrgespräch“ wird der betreffende Mitarbeiter mit seinen aufgelisteten Fehlzeiten konfrontiert – zum Beispiel mit bestimmten Auffälligkeiten wie beispielsweise häufiges Fehlen an bestimmten Wochentagen. In diesem Gespräch sollten Sie auf die betrieblichen Schwierigkeiten hinweisen, die das Fehlen mit sich bringt (Organisation, Lohnausfallzahlungen). Sofern angemessen können Sie auch anmerken, dass häufige Fehlzeiten unkollegial sind, weil andere die Arbeit mit erledigen müssen. Machen Sie zudem deutlich, dass Sie auch in Zukunft das Fehlzeitenverhalten beobachten und dass ein allzu „lockerer Umgang“ damit arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. Gleichwohl sollten Sie auch in einem solchen „kritischen Gespräch“ ihre Erleichterung zum Ausdruck bringen, das der „Rückkehrer“ nun wieder gesund ist. 

Stufenweises Vorgehen beim „Fehlzeitenmanagement“

Beim Umgang mit Fehlzeiten bietet sich ein stufenweises Vorgehen an. Dieses sollte den Mitarbeitern bekannt sein. Das Vorgehen umfasst vier Stufen mit dem obersten Ziel, sämtliche betrieblichen Möglichkeiten zu nutzen, um angemessen auf Fehlzeiten zu reagieren. In Apotheken mit wenig Problemen und gutem Betriebsklima sollte sich das „Fehlzeitenmanagement“ in aller Regel innerhalb der ersten Stufe abspielen: Sie fordert vom erkrankten Mitarbeiter lediglich die sofortige telefonische Meldung der Erkrankung sowie im Falle von mehrtägigen oder längeren Erkrankungen die möglichst rasche Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.  

 

Ab Stufe 2 sind jeweils Gespräche zwischen Apotheker und Mitarbeiter vorgesehen. In der höchsten Stufe 4 schließlich geht es um eine mögliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses.  

 

Übersicht: Vier Stufen des Umgangs mit Krankheit und Fehlzeiten

 

Maßnahmen bei Eintritt der Erkrankung 

1. Stufe 

Mitarbeiter meldet sich unmittelbar nach Feststellen der Arbeitsunfähigkeit in der Apotheke. Bei mehrtägiger Erkrankung hat er schnell für eine Vorlage der AU-Bescheinigung zu sorgen. Jeweils am ersten Arbeitstag nach überstandener Krankheit meldet sich der Mitarbeiter persönlich beim Chef zurück. 

2. Stufe 

Protokolliertes Rückkehrergespräch bei einer Erkrankung, die aufgrund besonderer Umstände Anlass zu Rückfragen gibt. 

3. Stufe 

Nach dreimaliger Erkrankung in den letzten zwölf Monaten folgt ein längeres Gespräch mit dem Mitarbeiter zur Abklärung möglicher betrieblicher Ursachen der häufigen Erkrankung und Einleitung entsprechender Gegenmaßnahmen wie  

  • Reduktion der Wochenarbeitszeit bei Überlastung,
  • Neuzuschnitt des Aufgabenbereichs,
  • Arbeitszeiten (Änderungskündigung?)

Die Ergebnisse des Gesprächs sind zu protokollieren und von beiden Seiten zu unterschreiben. 

4. Stufe 

Nach weiteren Erkrankungen folgt ein Gespräch über die Frage, ob und wie das Arbeitsverhältnis unter Bezugnahme auf die gesundheitliche Situation des Mitarbeiters noch weiter geführt werden kann (Beendigungskündigung?). 

Fazit

Bei aller Sinnhaftigkeit sollten Sie es mit dem „Fehlzeitenmanagement“ nicht übertreiben. Nur ein auffällig hoher Krankheitsstand rechtfertigt eine spezielle Problemlösung, die unter die Stufen 2 bis 4 fallen. Ansonsten reichen informelle Gespräche über die Erkrankung. Zudem zeigt dies dem Mitarbeiter, dass der Apotheker auch Erkrankungen des eigenen Personals ernst nimmt. 

Quelle: Ausgabe 03 / 2008 | Seite 5 | ID 117790