01.01.2007 | Buchführung

Welche Belege dürfen zum 1. Januar 2007 vernichtet werden?

von Dipl.-Kffr. Christiane Nöcker, Lüdinghausen

Kennen Sie dieses Problem auch? Jedes Jahr am Jahresanfang überlegen Sie, ob sie bestimmte Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen entsorgen dürfen oder aufbewahren müssen. Wir haben die Antworten auf die häufigsten Fragen für Sie zusammengefasst.

Wie berechne ich die Aufbewahrungsdauer?

Als Faustregel gilt: Die Ermittlung der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen hängt entscheidend davon ab, in welchem Jahr die letzten Eintragungen in der Buchhaltung vorgenommen wurden bzw. in welchem Jahr das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss dieses Kalenderjahres.

Damit ist klar, dass der Jahresabschluss des Jahres 1996, der im Mai 1997 aufgestellt wurde, nicht automatisch Anfang 2007 entsorgt werden kann. Die Fristberechnung zur Aufbewahrung des Abschlusses, sieht vielmehr wie folgt aus:

Fristberechnung

Beginn der Aufbewahrungspflicht	31. Dezember 1997
Aufbewahrungspflicht	10 Jahre
Erlaubte Vernichtung der Unterlagen	1. Januar 2008

Wann müssen Unterlagen länger aufbewahrt werden?

Ist die sechs- bzw. zehnjährige Aufbewahrungsfrist abgelaufen, dürfen die entsprechenden Geschäfts- und Buchhaltungsunterlagen nur dann vernichtet werden, wenn diese für steuerliche Zwecke nicht mehr von Bedeutung sind. Findet gerade eine Betriebsprüfung, eine Umsatzsteuersonderprüfung oder eine Lohnsteueraußenprüfung für die betreffenden Jahre statt oder liegt Ihnen bereits eine Prüfungsanordnung vor, müssen die relevanten Belege bis zum Abschluss der Prüfung auch länger als sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden.