24.05.2013 · Fachbeitrag · Qualitätsmanagement

Verfahrensanweisung für die Warenwirtschaft

von Gangolf Fickert, Bermatingen, Apothekenberatung www.con-pharm.de

| Die Warenwirtschaft ist einer der Kernprozesse in der Ablauforganisation von Apotheken. Bei der Erstellung des Qualitätsmanagementhandbuchs muss eine Verfahrensanweisung (VA) „Warenwirtschaft“ angefertigt werden. Dabei sind die Hauptprozesse Einkauf und Lagerwirtschaft zu beschreiben. |

Einkauf

Unter Einkauf versteht man die Bedarfsermittlung und den daraus resultierenden Bestellvorgang inklusive Lieferantenauswahl und Lieferantenbewertung. Die Auswahl von Lieferanten und Dienstleistern (zum Beispiel bei EDV-Anlagen) erfolgt durch die Apothekenleitung. Die Hauptauswahlkriterien sind die Artikelverfügbarkeit, gute Konditionen, kurze Lieferzeiten und geringe Fehlerquoten. Diese Kriterien bilden die Grundlage einer qualitätsorientierten Zusammenarbeit. Positive und negative Vorkommnisse werden in einem Formblatt „Lieferantenvorkommnisse“ festgehalten und im Zuge der Auswertungen für den Managementbericht (siehe AH 04/2013, Seite 9) vom Apothekeninhaber herangezogen.

Auszug Formblatt „Lieferantenvorkommnisse“
Bitte alle Vorfälle, die Rückschlüsse auf die Qualität der Lieferanten/Dienstleister zulassen, eintragen (zum Beispiel: zu späte, unvollständige oder kaputte Lieferung). Schwerwiegende Fehler bitte gleich der Apothekenleitung melden!
Name Lieferant/Dienstleister	Datum	Vorfall/Problem/Maßnahmen	Uhrzeit/Lieferung	Zeichen

Die bei den ausgewählten Lieferanten bestellten Produkte werden nach einem in der VA „Warenwirtschaft“ festgelegten Verfahren angenommen und einer Wareneingangsprüfung unterzogen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Produkte den Bestellungen entsprechen und die gestellten Qualitätsanforderungen erfüllen. Kommt es zu Retouren an Lieferanten, ist dieser Prozess ebenfalls in der VA „Warenwirtschaft“ zu regeln.

Lagerwirtschaft

Unter Lagerwirtschaft versteht man die Lagerorganisation und -pflege. Die Waren werden entsprechend ihrer Temperaturempfindlichkeit gelagert. Gefahrstoffe und Betäubungsmittel werden nach den Vorschriften gelagert - zum Teil unter Verschluss. Das Lager muss periodisch überprüft werden. Regelmäßige Prüfkriterien sind vor allem die Verfallsdaten, Ladenhüter und Inventuren. Unter anderem sind folgende Formblätter für die Lagerpflege relevant:

Auszug Formblatt „Kühlschranktemperatur“ bzw. „Raumtemperatur“
Monat:					Jahr:
Datum	Ist (Soll 2-8°C)	Min.	Max.	Zeichen	Bemerkungen (zum Beispiel „Kühlschrank eingestellt“)

Datum	Max. (Soll ≤ 25°C)				(„Meldung an Apothekenleitung“, „Anschalten Klimaanlage“ etc.)