23.06.2025 · Qualitätsmanagement, Teil 4

QM ‒ vom Fluch zum Segen: Theoretische Vorgaben mithilfe von Arbeitsblättern praktisch umsetzen

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von Apothekerin Anja Hapka, Essen

| Geschickt ausgewählte Arbeitsblätter sind bei der Umsetzung der Theorie eines Qualitätsmanagementsystems (QMS) in die Praxis unverzichtbar. Ausgefüllte Arbeitsblätter beweisen, dass das Team täglich mit den Vorgaben des QMS arbeitet. Für den Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) der Apotheke bilden sie die Grundlage für eine praxisorientierte Weiterentwicklung des QMS. AH stellt Ihnen eine Auswahl von Arbeitsblättern vor, mit deren Hilfe Sie die Umsetzung des QMS in Ihrer Apotheke leicht im Blick behalten können. |

Unterschied Dokument und Arbeitsblatt

Als Dokumente bezeichnet man alle ausgearbeiteten Seiten im Qualitätsmanagementhandbuch (QMH). In ihnen sind Kapitel für Kapitel die theoretischen Anforderungen in jedem Arbeitsbereich dargelegt, dort befinden sich schematisch dargestellte Abläufe aller wichtigen Tätigkeiten sowie die Erläuterung bisher aufgetretener Fehler inklusive der Strategien, wie diese zukünftig im Team vermieden werden können. Dokumente werden stetig weiterentwickelt und überarbeitet. Daher enthalten sie Angaben zu ihrer Erstellung und Freigabe. Zudem müssen sie immer einen Revisionsstand ausweisen. Durch eine spezielle Art der Hervorhebung sind die letzten Änderungen durch den QMB sehr leicht erkennbar (siehe auch „QM ‒ vom Fluch zum Segen: Aktualisierung des QMH bei Abrechnung von Milchpumpenrezepten“, AH 05/2025, Seite 7).

Arbeitsblätter hingegen sind vom QMB vorbereitete Arbeitsbögen, die noch von einem oder mehreren Teammitgliedern in bestimmten Situationen ausgefüllt bzw. je nach Tätigkeit manchmal auch nur abgezeichnet werden müssen. Sie finden ihren Platz nicht im eigentlichen QMH, sondern werden in separaten Zusatzordnern aufbewahrt. Sie tragen keine Kennzeichnungen hinsichtlich Erstellung, Freigabe und Revisionsstand. Sie dürfen nach der vorgegebenen Zeit (empfohlen werden ein bis drei Jahre, je nach Arbeitsblatt) der Aktenvernichtung zugeführt werden.