· Umsatz- und Vorsteuer
Zahnarzt und Vorsteuer: Gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater spart Zeit und Geld!
von StB Michael Laufenberg und StB Marcel Nehlsen, Kanzlei Laufenberg Michels und Partner mbB, Köln, laufmich.de
| Zahnarztpraxen mit Eigenlabor werden zwangsläufig mit dem Thema Umsatzsteuer konfrontiert: Sie sind verpflichtet, aus den Einnahmen des Eigenlabors einen Teil als Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug steht es ihnen zu, die in den Lieferantenrechnungen für das Eigenlabor ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückzuholen - Vorsteuerabzug genannt. Lesen Sie, welche Vorsteuerabzüge in der Zahnarztpraxis möglich sind und wie Sie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimieren, damit Ihnen kein Cent an Vorsteuer verloren geht. |
Welche Leistungen des Zahnarztes sind umsatzsteuerpflichtig?
Aus Lieferungen und Leistungen, die Sie als niedergelassener Zahnarzt von einem externen Dritten beziehen, können Sie sich nur diejenige Vorsteuer erstatten lassen, die mit von Ihnen erbrachten umsatzsteuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang stehen.
Umsatzsteuerfreie zahnärztliche Leistungen
Heilbehandlungen, also Leistungen, die zum Zweck der Diagnose, der Behandlung und - soweit möglich - der Heilung von Krankheiten oder Gesundheitsstörungen vorgenommen werden und somit einem therapeutischen Zweck dienen, sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 14 Umsatzsteuergesetz). Zahnärzte dürfen auf ihren Patientenrechnungen für diese Leistungen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
PRAXISTIPP | Dies hat zur Folge, dass Zahnärzte aus Eingangsrechnungen, die im Zusammenhang mit ihrer Heilbehandlung stehen, keine Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen können. Hiervon betroffen sind z. B. Rechnungen für Praxismaterial, für Instandhaltungen von Praxisgeräten oder Behandlungseinheiten. |
Umsatzsteuerpflichtige zahnärztliche Leistungen
Bei nicht medizinisch indizierten Leistungen oder kosmetischen Leistungen des Zahnarztes verhält es sich anders. So sind z. B. folgende Leistungen umsatzsteuerpflichtig:
- Kosmetisches Bleaching
- Zahnschmuck
- Rechtsgutachten
- Gutachten zum Zwecke der Kostenübernahme durch die Krankenkasse
- Gutachten für den medizinischen Dienst der Krankenversicherung
- Vortragstätigkeiten
- Pkw-Überlassung an Arbeitnehmer
- Überlassung von Praxis,- und Operationsräumen, Ausstattung oder Personal an andere Zahnärzte
- Beistellung von Material, z. B. von Gold und Zähnen, an Fremdlabore zur Herstellung von Zahnersatz
Überschreiten Zahnärzte mit den umsatzsteuerpflichtigen Einkünften ihrer Praxis die sogenannte Kleinunternehmergrenze (ZP 01/2020, Seite 2), müssen sie für die oben aufgeführten Leistungen 19 Prozent Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Für Prothetikleistungen des Eigenlabors sind es lediglich 7 Prozent. Gleichzeitig können Sie aus ordnungsgemäßen Eingangsrechnungen, die Ihnen im Zusammenhang mit diesen Leistungen gestellt wurden, die darin enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.
Die größte und wichtigste Rolle spielt hier gewöhnlich das Eigenlabor. Nahezu alle Eingangsrechnungen, die für das Eigenlabor bezahlt werden, enthalten Umsatzsteuer. Ausnahmen bilden hier Versicherungsbeiträge - sie enthalten keine Umsatzsteuer.
Beurteilung von Umsatz- und Vorsteuer - drei Fallvarianten
Es gibt drei Varianten, die bei der Beurteilung von Umsatzsteuer und Vorsteuer zu unterscheiden sind:
- Variante a): Der Zahnarzt zahlt Rechnungen im Zusammenhang mit steuerfreien Heilbehandlungen = Er kann die in diesen Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
- Variante b): Der Zahnarzt zahlt Rechnungen im Zusammenhang mit umsatzsteuerpflichtigen Eigenlaborleistungen = Er kann die in diesen Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer in vollem Umfang als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
- Variante c): Der Zahnarzt zahlt Rechnungen im Zusammenhang mit umsatzsteuerfreien Heilbehandlungen und umsatzsteuerpflichtigen Eigenlaborleistungen = Er kann die in diesen Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer teilweise als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern.
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Bei der Variante c) handelt es sich um sogenannte „Mischumsätze“. Nach dem Umsatzsteuergesetz ist die Vorsteuer bei den Mischumsätzen nach ihrer wirtschaftlichen Zurechnung aufzuteilen. Diese Aufteilung kann auch durch eine sachgerechte Schätzung vorgenommen werden, wobei aber immer auf die bestehenden wirtschaftlichen Verhältnisse abzustellen ist.
Für die meisten Mischumsätze ist das Verhältnis zwischen umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen die am besten geeignete Methode zur Aufteilung. Um das zu ermitteln, wird der umsatzsteuerpflichtige Umsatz des Eigenlabors ins Verhältnis zum Gesamtumsatz gesetzt. Sollte der Gesamtumsatz einer Praxis z. B. 400.000 Euro betragen und der umsatzsteuerpflichtige Umsatz aus dem Eigenlabor davon 100.000 Euro ausmachen, dann beträgt der umsatzsteuerpflichtige Anteil am Gesamtumsatz 25 Prozent.
So optimieren Sie die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater!
Spätestens bei der Behandlung von „Mischumsätzen“ ist die Zusammenarbeit zwischen Zahnarzt und seinem steuerlichen Berater sehr wichtig. Grund: Der Steuerberater kann nicht zwischen umsatzsteuerpflichtigen oder umsatzsteuerfreien Einnahmen unterscheiden, wenn er nur die KZV-Einnahmen, die Einnahmen aus Privatliquidationen sowie die Zahlungseingänge der Abrechnungsdienstleister vorliegen hat. Diese Unterscheidung liefert nur die Praxis- und Laborsoftware der Zahnarztpraxis. Aus deren monatlichen Auswertungen lassen sich die umsatzsteuerpflichtigen Leistungen filtern. Anhand dieser Auswertungen ist der Steuerberater in der Lage, die richtige Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen.
Praxisinhaber müssen ihre steuerpflichtigen Umsätze erst dann gegenüber dem Finanzamt anmelden, wenn sie auch tatsächlich die Einnahmen für ihre Leistung erhalten haben. Dieses Prinzip wird „Ist-Versteuerung“ genannt. Dies hat den Vorteil, dass die Umsatzsteuer nicht in Vorleistung vom Praxiskonto gezahlt werden muss. Werden die umsatzsteuerpflichtigen monatlichen Umsätze aber aus der Laborsoftware abgeleitet, wird die Umsatzsteuer eventuell schon abgeführt, bevor die Zahlungen vom Patienten oder von der Krankenkasse eingegangen sind - es kommt zur sogenannten „Soll-Versteuerung“
PRAXISTIPP | Dieser vermeintliche Nachteil ist jedoch nur eine Momentaufnahme. Bei langjähriger Tätigkeit verschwimmen die Grenzen zwischen der Leistungserbringung und dem Geldeingang auf dem Konto. Alternativ können Sie dem Steuerberater auch eine Auswertung über die tatsächlich bezahlten Rechnungen einreichen, falls die Software die Zahlengrundlagen dazu liefert. |
Umsatzsteuerpflicht bzw. -freiheit in Praxissoftware korrekt hinterlegen!
Die Praxis- und Laborsoftware ist sehr stark individualisierbar. Bevor hier individuelle Einstellungen vorgenommen werden, sollte unbedingt Rücksprache mit dem Steuerberater und mit dem Softwarehersteller gehalten werden, um die oben beschriebenen Auswertungen nicht ungewollt zu verfälschen. Gewisse Leistungen wie z. B. kosmetisches Bleaching sind eventuell nicht als umsatzsteuerpflichtig in der Praxissoftware hinterlegt. Hier sollten dem Steuerberater unbedingt Proberechnungen zur Überprüfung auf deren Richtigkeit vorgelegt werden.
Ist die Praxis- und Laborsoftware einmal richtig eingestellt, lassen sich nahezu alle Auswertungen mit einem Knopfdruck anzeigen - auch die monatlich erbrachten umsatzsteuerpflichtigen Bleaching-Leistungen. Der Zahnarzt muss also keineswegs mühevoll alle Zahlungseingangsbelege zu diesen Leistungen sammeln, um dem Steuerberater am Monatsende die richtige Anzahl an umsatzsteuerpflichtigen Bleaching-Leistungen mitzuteilen.
PRAXISTIPP | Um sicherzugehen, dass auch alle Leistungen umsatzsteuerlich richtig ausgewiesen wurden, sollten Sie dem Steuerberater in regelmäßigen Abständen - spätestens jedoch zum Jahresende - die kumulierten Werte der umsatzsteuerpflichtigen Leistungen aus der Praxis- und Laborsoftware überlassen. Dann kann er diese mit den bisher erfassten Umsätzen abgleichen. |
Trotz richtiger Softwareeinstellungen gibt es weitergehende Umsätze, die von dieser nicht erfasst werden mit der Folge, dass der Steuerberater eventuell nicht die vollständige Umsatzsteuer an das Finanzamt errechnet. Gutachten z. B. werden oft vom Auftraggeber durch kaufmännische Gutschrift an den Zahnarzt abgerechnet und laufen deshalb regelmäßig nicht über die Praxissoftware. Ob hierauf Umsatzsteuer abzuführen ist oder nicht, muss der Zahnarzt mit dem Steuerberater klären; ggf. muss die Umsatzsteuer darauf zusätzlich zu der durch die Praxissoftware ermittelten Umsatzsteuer vom Steuerberater angemeldet werden.
Eingangsrechnungen den Tätigkeitsfeldern korrekt - und effizient - zuordnen
Nachdem der Steuerberater aufgrund der o. g. Maßnahmen nun alle notwendigen umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Umsätze ordnungsgemäß verbucht hat, ist auch Folgendes wichtig: Er muss wissen, welche bezahlten Eingangsrechnungen den verschiedenen zahnärztlichen Tätigkeitsfeldern zuzuordnen sind. Der Zahnarzt sollte sich hier nicht allein auf die Verbuchung des Steuerberaters verlassen, denn für diesen ist es oftmals kaum möglich, die medizinischen Begriffe in den Rechnungen richtig zu werten. Es muss eine klare Trennung zwischen Eingangsrechnungen für die Praxis, für das Labor oder für Mischumsätze der Praxis erfolgen. Hier bietet es sich an, dass der Zahnarzt auf den monatlichen Kontoauszügen vermerkt, ob es sich um eine Rechnung für die Praxis („P“), für das Labor („L“) oder für Mischumsätze („M“) handelt. Diese Variante erfordert Disziplin und ist oft auch aufwendig.
PRAXISTIPP | Einfacher ist es, der Zahnarzt lässt sich bei seinen Zulieferern verschiedene Kundennummern bzw. Lieferadressen anlegen. Alles, was die Praxis betrifft, wird dann an die Adresse „Praxis Dr. Musterzahn“ geliefert und alles, was das Labor betrifft, wird an die Adresse „Labor Dr. Musterzahn“ geliefert. Der Steuerberater kann dann bei der monatlichen Finanzbuchhaltung mühelos anhand der Rechnung erkennen, ob aus dieser Eingangsrechnung Vorsteuer geltend gemacht werden kann oder nicht. Auch verschiedene Kundennummern helfen, dieses Problem zu lösen. Unter der Kundennummer „01“ werden dann nur Materialien für die Praxis bestellt und unter der „02“ ausschließlich Materialien für das Labor. Für eine fehlerfreie Umsetzung der o. g. Methodik bedarf es selbstverständlich einer Einweisung derjenigen Mitarbeiter, die für den Materialeinkauf in der Praxis mitverantwortlich sind. |
Merke | Die Umsatzsteuerjahreserklärungen können in der Regel - auch nach Einreichen beim Finanzamt und sogar nach der Festsetzung der Steuer - bis zu einem gewissen Zeitpunkt noch geändert werden. Manchmal empfiehlt es sich, für vergangene Jahre noch einmal die angewandten Regeln zur Vorsteueraufteilung mit dem Steuerberater zu hinterfragen.
FAZIT | Auf den ersten Blick führt die Umsatzsteuerpflicht des Zahnarztes zu großem organisatorischen Aufwand und Unsicherheiten in der Umsetzung. Bei genauerer Betrachtung entstehen durch sie jedoch Chancen, die gezahlte Vorsteuer aus Eingangsrechnungen vom Finanzamt wiederzuholen. Bei größeren Investitionen kann es sogar vorkommen, dass der Anspruch auf Auszahlung von Vorsteuer höher ist als die Verpflichtung zur Abführung von Umsatzsteuer. Um einen mühelosen Arbeitsablauf zu schaffen, sollten Sie sich frühzeitig und regelmäßig mit Ihrem Steuerberater abstimmen. Viele Leistungen kann dieser nicht einordnen und ist hier auf Ihre Hilfe angewiesen. Eine Abstimmung hinsichtlich der Praxis- und Laborsoftware ist genauso wichtig wie eine Überprüfung Ihrer Tätigkeitsfelder auf umsatzsteuerfreie und -pflichtige Umsätze. Nur so kann gewährleistet werden, dass auch wirklich jeder Cent Vorsteuer vom Finanzamt zurückgeholt wird |
