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·Fachbeitrag ·Praxisentwicklung

Personalauswahl und Mitarbeiterführung: Herzstücke einer rentablen Zahnarztpraxis

von Michael Brüne, Geschäftsführer „Beratung für Heilberufe”, Berlin, www.beratung-heilberufe.de

| Der wahrscheinlich bedeutendste Erfolgsfaktor Ihrer Zahnarztpraxis ist Ihr Team. Doch sind Sie mit Ihren Mitarbeitern auch ohne jede Einschränkung zufrieden? Läuft im Praxisbetrieb in jeder Hinsicht alles nach Plan? Vielleicht kennen Sie eines oder mehrere der folgenden Symptome: Mitarbeiter fühlen sich überlastet, das Betriebsklima ist angespannt, die Patientenfreundlichkeit lässt zu wünschen übrig oder Sie ärgern sich über offensichtlich unnötige Fehler Ihrer Mitarbeiter. Derartige „Strömungen“ sind keine Bagatelle, sondern sie können der Praxis auf Dauer erheblichen wirtschaftlichen Schaden zufügen. Dieser Beitrag zeigt auf, wie elementar wichtig eine gute Personalauswahl und -führung für den Erfolg einer Zahnarztpraxis ist und was Sie dafür tun können. |

Leitfaden zur Personalauswahl: Wer passt in Ihre Praxis?

Die Führungskompetenz eines Zahnarztes beschränkt sich nicht auf dieAnleitung der Mitarbeiter im laufenden Praxisbetrieb, sie setzt bereits bei der Fähigkeit an, die richtigen Mitarbeiter auszuwählen und einzusetzen. Worauf es dabei ankommt, soll exemplarisch an einem Fallbeispiel erläutert werden.

  • Fallbeispiel

In der Praxis von Zahnarzt Dr. Z verabschieden sich kurz hintereinander zwei Mitarbeiterinnen in Mutterschutz und Elternzeit. Dr. Z muss nun eine vakante Stelle in der Behandlungsassistenz und eine Position an der Rezeption besetzen.

Analyse der eigenen Stärken

Zuerst stellt sich die Frage, was unser Zahnarzt wirklich gut kann. Natürlich beherrscht er sein Berufsfeld, aber:

 

  • Kennt er sich selbst und das, was ihn wirklich ausmacht?
  • Kennt er sein Team mit allen Stärken und Schwächen?
  • Nach welchen Präferenzen wählt er neue Mitarbeiter aus?

 

Eine realistische Selbsteinschätzung ist zunächst sehr wichtig, um sich bewusst zu werden, was nötig ist, um das Praxisklima und damit die Wirtschaftlichkeit zu optimieren.

 

Wenn wir unterstellen, dass die meisten Menschen nicht alles gleich gutkönnen, dann haben sie naturgemäß Stärken und Schwächen. Da die Konzentration auf einige wenige Punkte bekanntlich den Erfolg ausmachen, ist unser Zahnarzt in dem Beispiel gut beraten, sich auf seine wesentlichen Stärken zu konzentrieren. Er gelangt dabei für sich zu folgender Einschätzung:

 

  • Stärken: Unser Zahnarzt sieht seine Stärken neben dem Fachlichen in einer ausgeprägten Patientenkommunikation, wirkungsvollen Marketingaktivitäten und dem Schaffen einer Wohlfühl-Atmosphäre in der Praxis.
  • Schwächen: Diese liegen im Einhalten von Terminen sowie dem Aufbau und Führen einer reibungslosen, fehlerfreien Administration.

 

Die Außendarstellung der Praxis sowie die Patientenbindung kostet unseren Zahnarzt viel Zeit. Neben der Behandlung hat er kaum noch zeitliche Reserven, um weiteres in der Praxis zu managen. Also braucht er hier Unterstützung!

 

Auswahlkriterien für Mitarbeiter

Nun analysiert unser Zahnarzt die Stärken des verbleibenden Teams und überlegt sich, welche fachlichen und persönlichen Fähigkeiten seine neuen Mitarbeiter mitbringen müssen, um das Praxisteam wirkungsvoll zu ergänzen.

Aber Achtung: Auch die Schwächen seiner Mitarbeiter muss er im Blick haben. Er sollte überprüfen, ob die bestehenden Mitarbeiter bislang da eingesetzt wurden, wo sie ihre Stärken entfalten konnten, oder eher da, wo sie ihre Schwächen haben. Dabei empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

 

  • Im ersten Schritt richtet der Zahnarzt seinen Blick auf die bisherigen Schwachstellen in der Praxis und versucht diese - zum Beispiel durch Neuorganisation - abzumildern oder zu beheben.
  • Im zweiten Schritt achtet er darauf, dass die wesentlichen Funktionen der Zahnarztpraxis qualitativ gut oder sogar hochwertig besetzt werden. Das bedeutet für unser Beispiel, dass die Mitarbeiterin für die Rezeption einen professionellen Blick auf die Praxisabläufe haben und konsequent über das Zeitmanagement der Praxis wachen muss. Dazu zählt auch die (Durchsetzungs-)Fähigkeit, den Zahnarzt zur Einhaltung von Terminen zu bewegen. Auch eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit ist wichtig. Die Behandlungsassistenz sollte ebenfalls sehr eigenständig arbeiten.

 

Einbindung der Mitarbeiter bei der Auswahl in einer Teambesprechung

Nun kommt ein bedeutender Schritt: Die verbleibenden Mitarbeiter werden im Rahmen einer Teambesprechung in die Entscheidung für die neuen Mitarbeiter einbezogen. Obwohl die Teambesprechung eines der wesentlichen Führungselemente ist, wird dieses Instrument häufig unterschätzt und unzureichend bis gar nicht eingesetzt. Eine solche Besprechung muss gut vorbereitet sein, der Termin muss vorher kommuniziert werden und das Thema muss klar sein. Idealerweise gibt es eine kurze schriftliche Einladung, um die Bedeutung der Teamsitzung zu unterstreichen. Im Rahmen der Sonder-Teambesprechung, die unser Zahnarzt gedanklich gut vorbereitet hat und leitet, stellt er zunächst das Ziel vor. Es lautet: „Neuorganisation unserer Zahnarztpraxis!“ Folgende Fragen müssen im Laufe einer derartigen Sitzung geklärt werden:

 

  • Wie können die Praxisabläufe optimiert werden, um zukünftig Spannungen zu vermeiden?
  • Welche fachlichen und persönlichen Qualitäten sollten die zukünftigen Mitarbeiter haben, um die Praxisprozesse zu fördern?
  • Was ist noch notwendig, damit sich die Patienten in der Praxis wohlfühlen?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollte es durchaus an das „Eingemachte“ gehen. In einer freundlichen Grundstimmung sollten alle Probleme auf den Tisch kommen. Der Zahnarzt muss an dieser Stelle - durchaus auch eigenkritisch - die konstruktive Auseinandersetzung suchen, da er nur so die wirklichen Einstellungen seiner Mitarbeiter kennenlernt und ihnen gleichzeitig zeigt, dass er sie ernst nimmt. Zu jedem oben genannten Punkt sollte es dann ein klares Ergebnis geben, das schriftlich - etwa von einer Mitarbeiterin - festgehalten wird und später von allen nachgelesen werden kann.

 

Das Auswahlverfahren

Damit sich unser Zahnarzt im Einstellungsprozess nicht zu sehr von seinem Gefühl leiten lässt, arbeitet er am besten mit Checklisten, die - neben fachlichen Fragen zu Wissensgebieten und Ausbildungshintergrund - Wert auf die persönlichen Fähigkeiten der Bewerber legen. Hierzu folgendes Beispiel:

 

  • Checkliste persönliche Fähigkeiten
Persönliche Fähigkeiten
Sehr gut
Gut
Weniger gut
Unge-nügend

Selbstständiges Arbeiten /

Umsichtigkeit und Eigenengagement

Selbstdenkend und vorausschauend in Behandlungsabläufen

Kritikfähig und ergebnisorientiert

Teamfähigkeit, Kollegialität, Interesse

Kombination von qualitätsbewusstem und wirtschaftlichem Arbeiten

Sprachlicher Ausdruck und Umgangsweise

Freundlich und offen auf Patienten zugehen

Einfühlsamkeit in der Patientenbehandlung

Ruhige Ausstrahlung

 

Diese Checkliste sowie folgende weitere Arbeitshilfen finden Sie im Online-Service des ZWD unter www.iww.de => in „myIWW“ einloggen => hier unter Online-Service/Downloads in der Rubrik „Arbeitshilfen und Checklisten“:

 

  • Fragenkatalog für Vorstellungsgespräche
  • Checkliste zur Beurteilung von Bewerbungsunterlagen
  • Personalbogen: Das dürfen Sie Bewerber bei einer Neueinstellung fragen

Die Probearbeit

Nach der Vorauswahl kommt eine besonders wichtige Phase: die Probearbeit! Sie sollte mindestens einen halben Tag dauern und sehr gut vorbereitet werden, damit die Leistung gesehen wird, die beurteilt werden soll. Jeder Bewerber erhält einen Paten aus dem Kreis der Mitarbeiter, die dann auch die Probearbeit begleiten. Diese Patenschaften machen den Zahnarzt von der permanenten Beobachtung frei. Zudem ist eine Zweitmeinung zur Beurteilung wichtig und bestimmte Fertigkeiten können von den Mitarbeitern einfach auch besser eingeschätzt werden.

 

Nach der Probearbeit nimmt der Zahnarzt mit seinen Mitarbeitern eine kurze Auswertung vor und spricht mit dem Bewerber. Wenn die vorher definierten Zielsetzungen vom Bewerber gut erfüllt wurden, kann er eingestellt werden. Durch diese Vorgehensweise sichert sich der Zahnarzt die Unterstützung seiner Mitarbeiter und erhöht systematisch die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter auch akzeptiert wird und für die Praxis erfolgreich arbeiten kann.

Goldene Regeln zur Verbesserung Ihrer Führungskompetenz

Abschließend noch einige wichtige Tipps und Erfahrungssätze:

 

Tipp 1: Falsche Entscheidungen sind teuer

Jede falsche Entscheidung im Personalbereich kostet viel Geld. Unmittelbar durch mögliche Fehler oder Untätigkeit, mittelbar durch zusätzliche zeitliche Einbindung der bisher schon stark belasteten Mitarbeiter. Auch kann Ihr Ansehen beim Team leiden, wenn Ihre Personalauswahl wiederholt daneben geht.

 

Tipp 2: Suchen Sie Teamplayer

Sie brauchen kein Team von Weltmeistern, sondern eine ausgeglichene motivierte Mannschaft, die sich bezogen auf individuelle Stärken gegenseitig gut ergänzt und in Ihrem Sinne arbeitet.

 

Tipp 3: Überstürzen Sie nichts

Was machen Sie, wenn Sie nicht sofort die passende Besetzung finden? Die Antwort: Warten oder ausbilden! Auch ein zeitweise leicht rückläufiger Umsatz ist besser, als die Einstellung des falschen Mitarbeiters, dessen Trennung eventuell auch noch Anwaltskosten verursacht.

 

Tipp 4: Überschätzen Sie Ihren Einfluss nicht

In der Regel arbeiten Sie mit Menschen im Alter von Mitte 20 aufwärts, die in ihren Persönlichkeitsstrukturen weitgehend geprägt und gefestigt sind. Hier sind Veränderungen nur möglich, wenn der Mitarbeiter dies wirklich will - und das kommt freiwillig nicht sehr häufig vor. Wirkliche Veränderungen finden oft erst unter extremen Rahmenbedingungen (hoher Druck, Angst) statt, weil Veränderungen anstrengend und unbequem sind. Daher ist es gut, Zeit in den Auswahlprozess zu investieren, um den neuen Mitarbeiter kennenzulernen und sicherzustellen, dass der Mitarbeiter wirklich zu Ihnen passt.

 

Tipp 5: Auf die richtige Mischung kommt es an

Eine ideale, hochkarätige Besetzung von Mitarbeitern werden Sie selten erreichen und auf Dauer nicht halten können. Fluktuationen sind normal, bringen aber immer Veränderungen - und damit auch Chancen - mit sich. In diesen Fällen ist es wichtig, auf eine verlässliche und gute Vorgehensweise zur Ergänzung des bestehenden Teams zurückzugreifen.

 

Tipp 6: Gehen Sie auf Störenfriede und unzufriedene Mitarbeiter zu

Sollten Sie Störenfriede in Ihrem Team haben, stellen Sie sich zunächst die Frage, warum sich diese Personen so zeigen und was sie vermutlich benötigen. Nach Ihrer Analyse erfolgt das Gespräch. Dazu erläutern wir in der nächsten Ausgabe, wie Sie Personalgespräche wirkungsvoll führen.

Quelle: Ausgabe 02 / 2012 | Seite 9 | ID 31427650