logo logo
Meine Produkte: Bitte melden Sie sich an, um Ihre Produkte zu sehen. Anmelden
Menu Menu
MyIww MyIww
Jetzt testen

·Fachbeitrag ·Mitarbeiterführung

Führungsinstrument Teamsitzung: Richtig durchgeführt - sehr wirkungsvoll

von Michael Brüne, Geschäftsführer „Beratung für Heilberufep”, Berlin,www.beratung-heilberufe.de

| Eine der wesentlichen Führungsaufgaben des Inhabers einer Zahnarztpraxis ist es, sein Team so zu informieren, dass bei allen Mitarbeitern gleichartiges Wissen über interne Abläufe aber auch fachliche Themen vorhanden ist. Um dieser wichtigen Aufgabe nachzukommen, ist eine richtig durchgeführte Teamsitzung ein wirkungsvolles Instrument. |

Allgemeine Hinweise

Teamsitzungen sollten in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden. So wird der Informationsaustausch im Team - und damit der „Wir-Gedanke“ -gestärkt. Wie häufig diese Treffen stattfinden, hängt von Art und Größe der Praxis, aber auch von den Notwendigkeiten ab. Bei normalem Praxisbetrieb reichen in der Regel zwei Teamsitzungen pro Monat. In bewegten Zeitenkönnen aber auch wöchentliche Meetings sinnvoll sein. Es gibt viele Gründe dafür, warum eine Teamsitzung so bedeutend ist:

 

  • 1. Alle Mitarbeiter sind ohne Qualitäts- und Zeitverlust stets informiert.
  • 2. Fragen werden sofort besprochen und die Antworten sind allen zugänglich.
  • 3. Es wird Transparenz geschaffen.
  • 4. Die Teamsitzung ist für alle ein „geschützter und kreativer Raum”, in dem laut gedacht werden darf.
  • 5. Das „Wir-Gefühl“ wird gestärkt und der Praxisinhaber hat die Möglichkeit zu zeigen: „Mein Team ist mir wichtig“.

Einberufen der Teamsitzung

Für Teamsitzungen gelten zwei organisatorische Grundsätze: Jede Zusammenkunft wird mit einer (kurzen) Einladung mit Tagesordnung einberufen und mit einem Protokoll abgeschlossen.

 

Das bedeutet konkret, alle Team-Mitglieder erhalten ein bis zwei Tage vor dem Treffen eine - in der Regel kurze - schriftliche Einladung, aus derersichtlich wird, welche Themen in diesem Meeting angesprochen werden. Ebenfalls werden Ort des Treffens, die Teilnehmer, der Beginn und das Ende der Sitzung benannt. Je nach Ablauf und Organisationsform finden dieMeetings während der Arbeitszeit oder im Anschluss statt, auf jeden Fall außerhalb der Sprechzeiten. Diese Entscheidung trifft der Praxisinhaber.

Durchführen der Teamsitzung

Für jedes Treffen wird ein - in der Regel wechselnder - Sitzungsleiter benannt, der nicht der Praxischef sein sollte. Der Sitzungsleiter klärt zu Anfang alle Fragen zum letzten Protokoll und führt danach durch die aktuellen Themen. Er hat die Aufgaben, die Zeit im Auge zu behalten, für das aktuelle Treffen einen Protokollführer zu bestimmen und auf die Spielregeln guter Kommunikation zu achten. Nun wird es so sein, dass zunächst nicht alle Mitarbeiter mit dieser Aufgabe vertraut sind. Hier hilft und unterstützt der Praxisinhaber natürlich, indem er einige wichtige Kommunikationsspielregeln vermittelt:

 

  • Jedes Team-Mitglied kommt zu Wort und darf ausreden.
  • Es besteht eine wertschätzende Form des Umgangs.
  • „Vielredner“ und „Selbstdarsteller“ werden freundlich gebremst.
  • Eine Visualisierung (zum Beispiel Flipchart) wird zur Strukturierung der Themen genutzt.
  • Zu allen Inhalten gibt es gemeinsam besprochene Vorgehensweisen oder Entscheidungen, die durch ein Protokoll festgehalten werden.

 

Eine effiziente Besprechung sollte nicht länger als 30 bis 45 Minuten dauern und neben aktuellen Informationsthemen nur ein wirklich wichtiges Thema zur Entscheidung enthalten.

Das Kernthema der Sitzung - so kommen Sie zum Punkt

Ein häufiges Phänomen ist, dass in Teamsitzungen zwar wichtige Themen bzw. Probleme angesprochen werden, es aber weder zu einer Analyse oder Aufarbeitung, geschweige denn zu einer konkreten Lösung mit Maßnahmenplan kommt. Um die wertvolle Zeit von Teamsitzungen wirklich effektiv und zielführend zu nutzen, sollte bei der Besprechung der besonderen Themen (Kernthemen) folgender Ablauf strikt eingehalten werden:

 

  • 1. Problemdefinition und Zielformulierung: Die bestehende Problematik muss klar benannt und ein danach angestrebtes Ziel (Verhalten, Qualität oder Ablauf) vorgeschlagen werden.

 

  • 2. Problemanalyse und Lösungssuche: Der Sitzungsleiter oder der im Team für das zu besprechende Thema Verantwortliche hat eine kurze Problemanalyse vorbereitet. Hierzu gehören auch erste mögliche Vorschläge zur Lösung.

 

  • 3. Sammlung und Diskussion der Lösungsvorschläge: Nun werden die übrigen Mitarbeiter eingebunden und in einer gemeinsamen Diskussion werden weitere Lösungsvorschläge gesammelt.

 

  • 4. Beschlussfassung und Erstellung eines Aktivitäten-Plans: Zum Schluss erfolgt eine Sammlung der Vorschläge, über die eine Entscheidung getroffen wird. Auf dieser Basis wird ein Aktivitäten-Plan in der Form „Wer macht was bis wann?“ erstellt. Sie als Chef müssen darauf achten, dass jedes beschlossene Ziel konkret und messbar ist.

 

Sollte es bei besonders komplexen oder aufwendigen Themen nicht möglich sein, den Zeitrahmen einzuhalten oder alle Mitarbeiter „mitzunehmen“, so wird dieser Tagesordnungspunkt in ein kleines Arbeitsteam ausgelagert, das bis zum nächsten Treffen eine Vorgehensweise erarbeitet und zur Diskussion stellt.

Empfehlungen für einen reibungslosen Ablauf

Sofern aus Sicht des Inhabers ein Thema in eine vollkommen unerwünschte oder unergiebige Richtung diskutiert wird, sollte er sich einschalten und unumstößliche qualitative oder wirtschaftliche Notwendigkeiten erklären. Bei besonders wichtigen Themen - wie zum Beispiel dem Umgang mit Patienten - gibt er dann durchaus die Richtung vor. Dies zeigt übrigens, wie wichtig es auch für den Praxisinhaber ist, sich auf die Teamsitzungen gut vorzubereiten, Input zu geben und zu allen Punkten im Thema zu sein. Das Team-Meeting beginnt also immer weit vor dem eigentlichen Treffen.

 

Viele wichtige Themen wie Arbeitsablauf bzw. -verteilung oder die Suche nach Störfaktoren sind konfliktträchtig. Diese Konflikte können durchaus in einer Teamsitzung angesprochen werden. Zur Lösung sollten sie aber einen anderen Platz erhalten und nach dem Treffen - unter Einschaltung des Inhabers - in einem Vier- bzw. Sechsaugengespräch nochmal aufgenommen und geklärt werden. In einer der kommenden Teamsitzungen kann das Ergebnis der Konfliktlösung besprochen werden.

 

Zum Abschluss eines Meetings wird der nächste Termin vereinbart und festgelegt, wann das Protokoll allen Teilnehmern vorgelegt wird. Das Protokoll sollte immer einen gleichen Aufbau haben.

 

  • Muster: Protokoll-Teamsitzung

Mitarbeiterbesprechung/-protokoll

Datum:

Protokollführer:

Teilnehmer:

Nächste Sitzung:

Beginn/Ende:

Nr.

Thema

Ergebnis

Verantwortlich?

Bis wann?

1.

2.

3.

 

FAZIT | Gut funktionierende Teams sind in der Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen, in denen unterschiedliche Qualifikationen, Erfahrungen und Urteilskraft kombiniert werden müssen, wirkungsvoller und leistungsfähiger als Einzelpersonen. Durch gute Kommunikation werden Teams flexibel und veränderungsbereit, durch ein echtes Wir-Gefühl sehr leistungsfähig.

Weiterführender Hinweis

  • Eine Vorlage des Protokolls können Sie im Online-Service (www.zwd.iww.de) unter der Rubrik „Arbeitshilfen“ aufrufen und verwenden.
Quelle: Ausgabe 04 / 2012 | Seite 10 | ID 32562960