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05.12.2008 |Praxissicherheit

Wie kann die Sicherheit in der Praxis gewährleistet werden?

Diebstähle in der Zahnarztpraxis sind zwar nicht an der Tagesordnung, kommen aber vor. Das gesamte Praxisteam sollte daher zur Vorbeugung gewisse Sicherheitsvorkehrungen treffen. In diesem Beitrag zeigen wir auf, worauf besonders geachtet werden sollte und welche Maßnahmen sich als sinnvoll erwiesen haben. 

1. Die Tageskasse

Kleinere Beträge zahlen Patienten oft gern bar, aber nicht selten werden auch große Rechnungsbeträge direkt in der Praxis beglichen. Am Quartalsanfang wird die Tageskasse täglich häufig benötigt, da die Patienten ihre Praxisgebühr zahlen müssen. Oft wird die Tageskasse direkt an der Rezeption, die meist vom Wartebereich gut einsehbar ist, aufbewahrt. Zahlt nun ein Patient seine Rechnung oder die Praxisgebühr, können alle Personen, die sich im Warte- oder Rezeptionsbereich aufhalten, den Aufbewahrungsort der Tageskasse einsehen. Verlässt die Rezeptionshelferin ihren Arbeitsplatz, ist die Kasse unbeaufsichtigt und kann entwendet werden.  

 

Bewahren Sie Ihre Kasse daher nicht im Praxisbereich auf, sondern im Personaltrakt – zum Beispiel in einem Safe im Büro. Befindet sich die Kasse dennoch im Rezeptionsbereich, so empfiehlt sich eine stabile und gut verschließbare Schublade oder ein Karteischrank.  

2. Eigene Wertsachen

Lagern Sie keine Handtaschen oder privaten Geldbörsen an der Rezeption. Taschen, Handys, Geldbörsen oder andere Wertgegenstände werden ausnahmslos im verschließbaren Spind im Personalumkleideraum oder im Sozialraum aufbewahrt. Verfügt Ihre Praxis über keine verschließbaren Schränke, dann sollte über eine entsprechende Anschaffung nachgedacht werden. Bis dahin ist es ratsam, den Sozialraum abzuschließen, um diesen Bereich vor unbefugten Eindringlingen zu schützen.  

 

Eigene Wertsachen sollten Sie verschließen, um Misstrauen vorzubeugen. Vielleicht haben Sie es selbst schon erlebt, dass im eigenen Geldbeutel Geld fehlt. Wie schnell ist dann eine Mitarbeiterin verdächtig, die gestern noch über Geldmangel klagte oder die ohnehin unbeliebt ist? Meist taucht das gestohlen Geglaubte wieder auf, weil man sich geirrt oder den Geldbeutel verlegt hat. Allerdings werden auch immer wieder Fälle bekannt, in denen wirklich jemand Kolleginnen und Chef bzw. Chefin bestiehlt. Durch Vorbeugung können solche äußerst unangenehmen Situationen verhindert werden. 

3. Das Praxislabor

Auch das Praxislabor ist ein verführerischer Ort für potentielle Diebe. Oft werden dort tagelang wertvolle zahntechnische Arbeiten offen aufbewahrt, Gold und andere Materialien gelagert. Auch hier gilt: Schützen Sie diesen Bereich vor dem Zutritt Unbefugter. Verschließen Sie den Raum, wenn Sie ihn verlassen, bewahren Sie Edelmetall und Patientenarbeiten stets im Safe auf und holen Sie diese erst kurz vor dem Patiententermin hervor. 

4. Die Wertsachen der Patienten

Patienten, die ihren Schmuck – zum Beispiel wegen einer Röntgenaufnahme – ablegen müssen, sollten dies erst im Röntgenraum tun und diesen dann auch dort wieder anlegen. Achten Sie unbedingt darauf, dass niemals Wertsachen von Patienten im leeren Behandlungsraum zurückgelassen werden!  

 

Handtaschen Ihrer weiblichen Patienten oder Jacketts mit Geldbörse und Brieftasche Ihrer männlichen Patienten sollten Sie nicht an der Garderobe oder gar im Wartezimmer zurücklassen. Fordern Sie Ihre Patienten stets auf, Wertsachen mitzunehmen. Aus rechtlicher Sicht ist es sogar empfehlenswert, an der Garderobe den Hinweis „Für Garderobe wird nicht gehaftet“ anzubringen, um im Schadensfall eventuelle Ansprüche seitens des Patienten vorsorglich abzuwehren.  

 

Praxistipp: Halten Sie im Sprechzimmer geschmackvolle und funktionelle Behältnisse zur Aufnahme und Aufbewahrung von Patientenwertsachen bereit, zum Beispiel für Schmuck oder Geldbörsen bzw. Brieftaschen, die Ihre Patienten während einer umfangreichen Behandlung nicht am Körper tragen wollen. 

5. Die Patientendaten

Lassen Sie Patientendaten wie Karteikarten, Rezepte, HKP`s, Rechnungen oder Telefonnotizen nicht unbeaufsichtigt offen liegen. Stellen Sie auch den Bildschirm Ihres Computers so ein, dass die dort erscheinenden Daten nicht vom Patienten einsehbar sind. So können Sie sicher sein, aktiven Datenschutz zu betreiben.  

 

Denken Sie auch an geöffnete Post, die ist ebenso Verschlusssache. Sperren Sie sensible Computerbereiche mit einem Passwort, um unbefugten Datenzugang zu verhindern. Gerade bei Internet-Banking ist dies ein absolutes Muss. Lassen Sie auch die Datensicherheit regelmäßig vom Fachmann überprüfen. Nur ein sicherer Server schützt Sie vor Datenklau, Viren und dergleichen. 

 

Sind Passwörter hinterlegt, stellen Sie sicher, dass sie nur den besonders autorisierten Mitarbeiterinnen bekannt sind und ansonsten an sicherer Stelle aufbewahrt werden. 

6. Die Praxisdaten

Sicherungs-CDs, USB-Sticks etc. sollten Sie an einem sicheren Ort – zum Beispiel im Safe oder im Bankschließfach – aufbewahren. Beachten Sie hierzu auch Ihre Versicherungsbedingungen und die Empfehlungen der Software-Firma. Auch Ordner mit Mitarbeiterunterlagen, Arbeitsverträgen etc. sind Verschlusssachen, da bei Verlust oder Diebstahl Ärger und hohe Kosten entstehen können. 

7. Die Praxisschlüssel

Jedes Teammitglied, das einen Praxisschlüssel besitzt, muss sich bewusst sein, welche Verantwortung damit verbunden ist. Praxisschlüssel gehören nicht an den privaten Schlüsselbund, denn zu groß ist die Gefahr, dass auch der Praxisschlüssel bei einem privaten Schlüsselverlust verloren geht. Bewahren Sie den Praxisschlüssel zu Hause an einem äußerst sicheren Platz auf, wenn möglich in einem verschlossenen Schrank. Beschriften Sie den Praxisschlüssel auf keinen Fall, damit bei Verlust oder Diebstahl keine Rückschlüsse auf die Zugehörigkeit möglich sind. Lassen Sie sich den Empfang von Praxisschlüsseln von Ihrer Mitarbeiterin schriftlich bestätigen. Stellen Sie sicher, wer einen Schlüssel haben soll und an wen er – zum Beispiel im Krankheitsfall – weitergegeben werden darf.  

8. Die Einhaltung der Schweigepflicht

Nicht vergessen werden darf die Einhaltung der Schweigepflicht. Der Praxisinhaber sollte in regelmäßigen Abständen das Team über die Bedeutung belehren. Wie leicht wird im Freundeskreis, bei Fortbildungen oder am Telefon die Schweigepflicht verletzt! Die Mitarbeiterin muss wissen, dass die Schweigepflicht auch über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus besteht. In einer schriftlichen Belehrung kann sich der Praxisinhaber auf den § 203 Strafgesetzbuch – Verletzung von Privatgeheimnissen – beziehen. Händigen Sie Ihren Mitarbeiterinnen eine Kopie aus.  

9. Die Sicherheit der Praxisräume

Lassen Sie hier in regelmäßigen Abständen die interne und externe Sicherheit Ihrer Praxisräume und die damit verbundenen Versicherungen prüfen. Ist die Alarmanlage noch zeitgemäß? Wird das Gebäude nachts oder zu festen Zeiten zuverlässig verschlossen? Sind noch alle Praxisschlüssel vorhanden? Stimmt die Versicherungssumme noch oder wurden zwischenzeitlich neue wertvolle Geräte angeschafft oder Umbauten vorgenommen, die den Sicherheitsstandard beeinträchtigen?  

 

Sorgen Sie an freien Tagen, an Wochenenden und im Urlaub dafür, dass jemand Ihre Räume regelmäßig kontrolliert. Lassen Sie beispielsweise den Briefkasten leeren, damit nicht jeder gleich erkennen kann, dass die Praxis in Urlaub ist. Möglich ist auch ein Aufbewahrungsauftrag bei Ihrem Zustellpostamt. Dort wird Ihre Post bis zu dem von Ihnen angegebenen Datum gesammelt und Ihnen erst dann zugestellt.  

10. Das Reinigungspersonal

Schulen Sie Ihre Reinigungskräfte nicht nur in puncto Hygiene, sondern auch in der Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass nur die von Ihnen autorisierte Person die Reinigung Ihrer Praxisräume vornimmt. Wird von der Putzkraft im Falle deren Verhinderung eigenverantwortlich ein Ersatz gestellt, so ist dieser anzeigepflichtig. So stellen Sie sicher, dass Ihnen alle Personen bekannt sind, die in Ihren Praxisräumen verkehren. Lassen Sie auch diese Ersatzaushilfen die Schweigepflichterklärung und den Erhalt von Schlüsseln unterschreiben.  

 

Checkliste zur Praxissicherheit: Haben Sie an alles gedacht?

Täglich 

 

Fenster und Rolladen zu 

 

Alle Geräte ausgestellt 

 

Hauptschalter aus 

 

Anrufbeantworter an 

 

Datensicherung im Safe 

 

Bargeld im Safe oder zur Bank bringen 

 

EC und Kreditkarten Praxis im Safe 

 

Gold im Safe 

 

Patientenarbeiten im Safe 

 

Karteischränke verschlossen 

 

Schlüssel Karteischränke im Safe 

 

Medikamente verschlossen 

 

Alarmanlage an 

 

Keine weiteren Personen mehr in den Praxisräumen 

 

Urlaub 

 

Briefkasten leeren lassen oder bei Post deponieren 

 

Nachbarn von Urlaub informieren und um erhöhte Aufmerksamkeit bitten 

 

Praxisschlüssel an Vertrauensperson geben, um im Notfall Zugang zur Praxis zu gewährleisten (bei Schäden, Einbruch oder ähnliches) 

 

Nacht- und Notdienst 

 

Einlass nur nach Nachfrage über Gegensprechanlage  

 

Einlass möglichst nur nach vorheriger Anmeldung 

 

Türautomatik abstellen, manuelle Türöffnung 

 

Notrufnummer einprogrammieren 

 

Kein Bargeld, Wertsachen oder Handtaschen im Rezeptionsbereich aufbewahren 

 

Handy für Notfälle greifbar halten 

 

 

Quelle: Ausgabe 12 / 2008 | Seite 21 | ID 123316