08.11.2010 | Praxisorganisation

Mehr Rendite durch weniger Aufwand: Acht Grundregeln für effizientes Arbeiten

Geht es Ihnen auch so, dass die Zeit für die eigentliche Behandlung immer knapper wird, weil administrative und organisatorische Dinge Sie immer mehr in Anspruch nehmen? Auch wenn Sie sich gegen Verwaltungs- und Dokumentationsaufwand kaum wehren können - eine Reihe von Zeit- und Stundensatzfressern in der Zahnarztpraxis lassen sich wirksam bekämpfen. Dieser Beitrag zeigt, welche organisatorischen „Pannen“ oder Fehlplanungen einen effizienten Praxisbetrieb stören und wie Sie diese vermeiden können.  

1. Zeitsparende Neuaufnahme eines Patienten

In der Regel kann nicht abgeschätzt werden, wie lange ein Patient zum Ausfüllen bzw. Unterzeichnen aller notwendigen Unterlagen benötigt. Soweit möglich, sollten dem Patienten daher bereits bei der Terminvergabe der auszufüllende Anamnesebogen und eventuell weitere zu unterschreibende Unterlagen ausgehändigt werden. Diese können dann zum Termin vervollständigt mitgebracht werden, wodurch eine eventuelle Behandlungsverzögerung vermieden wird, weil der Patient die Unterlagen nicht unmittelbar vor dem Termin in der Praxis ausfüllen muss. Im schlimmsten Falle hat dieser dann noch seine Brille vergessen, oder bei Sprachproblemen werden die gestellten Fragen nicht verstanden. Macht ein Neupatient seinen ersten Termin telefonisch, können ihm die Unterlagen - ggf. mit einer Praxisbroschüre zur Information - auch zugesandt werden.  

2. Konsequentes Termin-/Bestellsystem

Praxen sollten ein konsequentes Termin- bzw. Bestellsystem haben, damit unnötige Wartezeiten für Patienten erspart bleiben und sie auch in dem vorgesehenen Umfang behandelt werden können, ohne dass Mitarbeiter Überstunden machen müssen. Dazu gehören Pufferzeiten für Schmerzpatienten, die regelmäßig freigehalten werden sollten. Zeitvorgaben für bestimmte Behandlungsabläufe sollten generell von jedem Behandler gemacht werden. Dies kann einerseits durch generell vorgegebene Zeiten geschehen (beispielsweise die Wurzelfüllung an Zahn 37 dauert immer 30 Minuten), oder es wird bei jedem Patienten individuell der nächste Termin festgelegt. Letzteres muss immer mit der Rezeption kommuniziert werden, entweder durch Notizen über das EDV Programm, über die Sprechanlage oder über sogenannte „Laufzettel“, die der Patient an der Rezeption vorlegt. Generell vorgegebene Behandlungszeiten sind daher in der Regel effizienter, weil der Kommunikationsaufwand am geringsten ist.  

3. Vermeidung und Überbrückung von Behandlungsausfall