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05.12.2008 |Praxismanagement

Stellenbeschreibungen für eine erfolgreiche Personalauswahl in der Zahnarztpraxis

Jeder Praxisinhaber kennt die Probleme der Personalsuche. Gerade in den letzten Jahren ist es immer schwieriger geworden, geeignetes und qualifiziertes Personal zu gewinnen. Dabei sind die Probleme hausgemacht, wenn die Stellenanzeige eine unzureichende Stellenbeschreibung beinhaltet, denn hierauf bewerben sich dann oft Interessenten, mit denen die offene Stelle nicht besetzt werden kann. Die Gründe für das Scheitern der Bewerbung sind häufig mangelnde Berufserfahrung auf dem zu besetzenden Gebiet, fehlende Qualifikationen oder gar völlige Berufsfremdheit der Bewerber.  

 

Eine ineffektive Personalsuche kann sehr (zeit-)aufwendig, eine falsche Personalauswahl sehr kostspielig sein. Das Wichtigste ist zunächst eine exakte Stellenbeschreibung. Je detaillierter die Tätigkeitsbeschreibung für die zu vergebende Stelle ist, umso spezifischer und passender sind auch die anschließenden Bewerber. In diesem Beitrag vermitteln wir Ihnen beispielhaft anhand einer Beschreibung für eine Assistentin für zahnärztliches Praxismanagement (AZP) bzw. für eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV), mit welchen Inhalten Sie die Beschreibung am sinnvollsten gestalten. 

1. Stellenbezeichnung

In der Stellenbeschreibung sollten Sie zunächst die Stellenbezeichnung aufführen. Bei mehreren Stellenangeboten in einer Anzeige können unterschiedliche Stellenbezeichnungen zusätzlich mit einer Stellennummer ausgewiesen werden. Solche Stellenbezeichnungen lauten zum Beispiel: 

 

  • Assistent(in) für zahnärztliches Praxismanagement (AZP)
  • Zahnmedizinische(r) Verwaltungsassistent(in) (ZMV)

 

Achten Sie unbedingt darauf, die Stellenbezeichnungen geschlechtsneutral zu formulieren, da eine geschlechtsspezifische Diskriminierung gemäß § 611a des Bürgerlichen Gesetzbuches verboten sind. Auch von einer Altersbeschränkung oder -einschränkung in der Stellenbeschreibung ist abzusehen. Das Benachteiligungsverbot bezieht sich auf Menschen jeden Alters und nicht nur zugunsten älterer Bewerber. 

2. Stelleneinordnung

Durch die Stelleneinordnung können Sie bereits in der Stellenbeschreibung eine eindeutige hierarchische Einordnung der zu vergebenden Stelle angeben. In der Zahnarztpraxis bietet sich hierfür die Einteilung nach einem Organigramm an, die Einordnung könnte in folgende Gruppierungen aufgeteilt werden: 

 

  • Vertretung oder Stabstelle (QM-Terminologie) der Leitung
  • Nachgeordnete Stelle
  • Abteilungszugehörigkeit

 

Für unsere Beispielstellen als AZP- bzw. ZMV könnte zum Beispiel die Eingruppierung „Stabsstelle der Leitung“ zutreffen, da diese häufig „die rechte Hand vom Chef“ ist. 

3. Stellenaufgaben

Die Stellenbeschreibung sollte unbedingt über alle (dauerhaften) Sachaufgaben der Stelle Aufschluss geben. Für den Bereich der AZP bzw. ZMV könnten etwa folgende Aufgaben formuliert werden: 

 

  • Anmeldung
  • Abrechnung
  • Korrespondenz mit kostenerstattenden Stellen
  • Personalmanagement

4. Stellenziel

Unter den Stellenzielen sind die quantitativ anzustrebenden Ziele zu formulieren (zum Beispiel reibungsloser Praxisablauf im Bereich der Verwaltung und der damit im Zusammenhang stehenden Organisation). 

5. Stellenbefugnisse

Auch auf die Stellenbefugnisse sollte bereits in der Stellenbeschreibung eingegangen werden. Wünschen Sie sich zum Beispiel, dass die neue Mitarbeiterin die Urlaubsplanung des gesamten Praxis-teams übernimmt, sind sicherlich auch gewisse Fähigkeiten wie Konfliktfähigkeit erforderlich. Oder soll eine ZMV bzw. AZP zum Beispiel in der gesamten Organisation weisungsbefugt sein, dann sollte dies aus der Stellenbeschreibung hervorgehen, damit den Adressaten der Anzeige klar ist, dass sie eine gewisse Durchsetzungsfähigkeit und Führungskompetenz mitbringen müssen.  

6. Stellenverantwortung

Die Stellenverantwortung folgt in der Regel aus den Stellenaufgaben und den Stellenbefugnissen. Gleichwohl sollten die Verantwortungsbereiche der Stelle ebenfalls klar aus der Beschreibung hervorgehen. Bewerber, die eine Übernahme von Verantwortung scheuen, werden sich daher eher nicht auf die Stelle bewerben. Einer AZP bzw. ZMV könnten zum Beispiel alternativ oder kumulativ folgende Verantwortlichkeiten zugewiesen werden: 

 

  • Kostenverantwortung bezüglich der Abrechnung
  • Terminverantwortung im Bestellwesen
  • Personalverantwortung

7. Stellenanforderungen

Ein zentrales, jedoch immer wieder vernachlässigtes Element der Stellenbeschreibung ist die Formulierung der Stellenanforderungen. Hierbei werden die persönlichen Erwartungen an den Stelleninhaber aufgezeigt, die in Form von Ausbildung, Fachkenntnissen, Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen und persönlichen Eigenschaften beschrieben sein sollten. Die Erwartungen an Ihre ZMV bzw. AZP könnten zum Beispiel wie folgt beschrieben sein: 

 

  • Ausbildung und Abschluss zur/zum zahnmedizinischen Fachangestellten (somit grenzen Sie bereits berufsfremde Bewerber aus)

 

  • Weiterbildung als Assistent(in) für zahnärztliches Praxismanagement (AZP)/Zahnmedizinische(r) Verwaltungsassistent(in) (ZMV)

 

  • Mehrjährige Berufserfahrung mit Fortbildungsnachweisen im Bereich der zahnärztlichen und zahntechnischen Abrechnung

 

  • Fachkenntnisse in den kompletten Abrechnungsbereichen Bema, GOZ, BEL und BEB, um selbstständig und eigenverantwortlich Abrechnungen erstellen zu können

 

  • Computerkenntnisse und oder Erfahrungen mit Abrechnungssoftware für Zahnärzte

 

  • Schnelle Auffassungsgabe, organisationstalentiert

 

  • Sprachgewandt, gute Umgangsformen, flexibel, hohe Belastbarkeit, konfliktfähig und entscheidungsfähig, Durchsetzungsvermögen

 

Praxistipp: Alles was Sie nicht uneingeschränkt erwarten bzw. voraussetzen, sollten Sie in der Stellenbeschreibung formulieren. Auch wenn bestimmte Tätigkeiten noch angelernt werden, sollte der Bewerber im Vorfeld wissen, womit er noch zu rechnen hat. Ist die Stellenbeschreibung entsprechend aufschlussreich, wird sich die Quote der in Frage kommenden Bewerber im Verhältnis zu Bewerbungen, die von Vornherein ungeeignet sind, deutlich erhöhen. Zwei Mustervorlagen für Stellenbeschreibungen zum Bearbeiten finden Sie im Online-Service des „Zahnärzte Wirtschaftsdienst“ in der Rubrik „Arbeitshilfen“. 

 

Sodann stehen eine professionelle Sichtung der Bewerbungsunterlagen sowie die Vorstellungsgespräche an. Hinweise hierzu einschließlich verschiedener Checklisten und Arbeitshilfen finden Sie im „Zahnärzte Wirtschaftsdienst“ Nr. 1/2008, Seite 17. 

Quelle: Ausgabe 12 / 2008 | Seite 18 | ID 123315