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05.12.2008 |Praxisentwicklung

Grundlagen erfolgreicher Praxisführung: 4. Die Persönlichkeitsentwicklung

von Bankfachwirtin Maike Klapdor, Mitinhaberin KlapdorKollegen Dental-Konzepte, Münster www.klapdor-dental.de

In den ersten drei Beiträgen dieser Serie im „Zahnärzte Wirtschaftsdienst“ Nr. 9 bis 11/2008 wurde dargelegt, welche Praxisstrukturen geschaffen werden sollten, um das „Dienstleistungsunternehmen Zahnarztpraxis“ in eine Gewinnzone zu führen, die über dem Durchschnitt aller Praxen liegt. Die Frage, ob die Praxis sich dort über Jahre, bestenfalls sogar über die gesamte Lebensarbeitszeit halten kann oder nicht, hängt vor allem von der Persönlichkeit und Handlungsweise des Praxisinhabers ab.  

Professionelle Führung ist der Erfolgsfaktor Nr. 1

Zahnmedizin ist ein Verdrängungsmarkt. Der Neupatient einer Praxis ist der Ex-Patient eines Kollegen. Es ist immer wieder zu beobachten, dass zwei absolut vergleichbar ausgestattete Praxen an ähnlichen Standorten krass differierende Umsätze und Gewinne erzielen, obwohl die Rahmenbedingungen in etwa gleich sind. 

 

Entscheidend für den Erfolg ist nicht die (käufliche) Technik und Einrichtung der Praxis, sondern das konstante Bemühen, nicht nur die erforderlichen zahnmedizinischen Standards vorzuhalten, sondern auch das mittelständische Unternehmen „Zahnarztpraxis“ professionell zu führen. Doch was bedeutet das konkret?  

 

Die sich immer wiederholenden Merkmale der erfolgreichen Firmeninhaber werden in der Management-Literatur in den verschiedensten Facetten, letztlich aber immer mit denselben Kerninhalten beschrieben. Erfolgreiche Praxisinhaber können über sehr unterschiedliche Persönlichkeiten und Mentalitäten verfügen. Was sie eint, ist ihre Grundeinstellung und die Art ihres Handelns. Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Einzelaspekte.  

Die persönliche Zielplanung – Grundstein erfolgreicher Praxisführung

Die persönliche Zielplanung ist der Grundstein einer nachhaltig erfolgreichen Praxisführung. Dieses bedeutet die intensive Auseinandersetzung mit Ihrem beruflichen Lebensentwurf. Zentrale Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind:  

 

  • Wo liegen meine tatsächlichen persönlichen Stärken? Wo gelingen mir mit Leichtigkeit objektiv sehr gute Ergebnisse? In welchen Bereichen kann ich es zu Spitzenleistungen bringen? Hier geht es nicht um irgendwelche Zukunftsträume, sondern um die Erkenntnis bereits vorhandener Stärken, die im Laufe der Jahre systematisch ausgebaut werden.

 

  • Welches ist mein individuelles Profil, mit dem ich mich vom Kollegen „um die Ecke“ unterscheiden möchte? Dies kann ebenso eine fachliche Spezialisierung sein wie ein Patientenservice, der in der Stadt beispiellos ist.

 

  • Bin ich eher ein Teamplayer – also kompromissbereit – oder möchte ich doch lieber allein das Sagen haben? Bitte hinterfragen Sie diesen Aspekt sehr genau. Nur weil der Trend derzeit zur Mehrbehandlerpraxis geht, muss das noch lange nicht Ihr persönliches Idealmodell sein. Die Historie zeigt leider, dass extrem viele Berufsausübungsgemeinschaften aufgrund unterschiedlicher Vorstellungen der Partner schon nach kurzer Zeit scheitern. Intensive Überlegungen im Vorfeld schützen vor teuren Erfahrungen.

 

  • Wie groß ist meine Einsatzfreude? Bin ich bereit und in der Lage, mich über einen längeren Zeitraum zu Lasten meiner privaten Interessen auf den Beruf zu konzentrieren? Mit 32 Stunden am Patienten und 8 Stunden für die Verwaltung lässt sich heute eine zukunftsorientierte Praxis nicht mehr erfolgreich führen, zumindest nicht in der Aufbauphase.

 

Auch die Familienplanung will berücksichtigt sein. Leider passiert es häufig, dass die Schwangerschaft der Praxisinhaberin eine finanzielle Schieflage auslöst. Wenn Sie eine Existenzgründung oder einen Veränderungsprozess erfolgreich bewältigen wollen, stellen Sie sich auf einen Arbeitseinsatz deutlich jenseits der 40-Stundenwoche ein.  

Selbstständigkeit bedeutet Risiko

Mit einer Praxisgründung ist in aller Regel eine nennenswerte Verschuldung verbunden. Wenn Sie insgesamt noch unsicher sind, Störgefühle registrieren oder sich in einer Lebensphase der Orientierung befinden, dann sollten Sie lieber – eventuell übergangsweise – ein Angestelltenverhältnis anstreben.  

Zieldefinition: Wo wollen Sie in drei, fünf und zehn Jahren stehen?

Dann geht es in die Details. Bitte überlegen Sie sich, wo Sie als wirtschaftlich selbstständiger Zahnarzt in drei, in fünf und in zehn Jahren stehen möchten. Dabei empfiehlt sich eine konkrete schriftliche Zieldefinition, für die Ihnen die folgende Matrix als Anregung dienen kann: 

 

Die Zukunft meiner Praxis 

Zielplanung 

Vision 

1 bis 3 Jahre 

3 bis 5 Jahre 

10 bis 15 Jahre 

Leistungsspektrum 

  

  

  

Eigenes fachliches Profil  

  

  

  

Tätigkeitsschwerpunkt 

  

  

  

Standort 

  

  

  

Image 

  

  

  

Anzahl Behandlungszimmer 

  

  

  

Zusammensetzung des Teams 

  

  

  

Technische Ausstattung 

  

  

  

Anzahl der Patientenfälle pro Quartal 

  

  

  

Honorarvolumen pro Monat 

  

  

  

Jahresgewinn 

  

  

  

Eine positive Grundeinstellung ist wichtig

Ein weiteres wichtiges Merkmal des erfolgreichen Praxisinhabers ist eine positive Grundeinstellung. Der Optimist spürt Lebensfreude, kann Menschen begeistern, strahlt Selbstsicherheit, Energie und Zuversicht aus und bringt seinem Umfeld Wertschätzung entgegen. Der Pessimist dagegen zieht mit seinen Denkstrukturen das Negative magisch an. Pessimismus kann man sich als selbstständiger Zahnarzt schlicht nicht leisten, denn die Wirklichkeit passt sich den Glaubenssätzen an.  

 

Egal ob mittelständischer Betrieb oder Zahnarztpraxis: Der Chef bzw. die Chefin lebt die Grundhaltung vor. Fröhliche, eigeninitiativ handelnde und motivierte Mitarbeiter/innen fühlen sich wohl bei einem Chef, der an sie glaubt, die gewünschten Verhaltensweisen im Praxisalltag authentisch vorlebt und die Fäden in der Hand hält, der klare Aussagen liefert, eindeutige Positionen bezieht, fordert, fördert und intolerant ist gegenüber Schlechtleistung.  

 

Der Fortbildungsfokus vieler Praxisinhaber liegt auf fachlichen Fortbildungen. Weiterbildungen unter der Rubrik „Persönlichkeitsentwicklung“ und „Führung“ haben sich leider in der Breite noch nicht ausreichend durchgesetzt. Dabei spielt hier die Zukunftsmusik. Für dieses Segment gibt es im Markt einige sehr gute Seminaranbieter. Auch professionelles Coaching ist ein absolut wirksames Instrument für persönliches Wachstum und Zielerreichung.  

 

Es ist substanziell, stetig die eigenen Grenzen nach außen zu verschieben, weil nur damit die Möglichkeiten der Praxis vergrößert werden können. Wenn dieser Zusammenhang deutlich gesehen und entsprechend gehandelt wird, ist sichergestellt, dass Praxisstrukturen laufend den äußeren Entwicklungen angepasst werden. Das Gesundheitswesen entwickelt sich rasant. Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie eine längere Phase der Ruhe nicht erleben werden. Um sich in diesem Umfeld nicht zu verzetteln oder Unsicherheiten zu entwickeln, ist es von elementarer Bedeutung, dass Sie Ihre persönlichen Lebensziele kennen und sich auf deren Erreichung konzentrieren.  

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess erforderlich

In jeder Region gibt es zahlreiche Zahnarztpraxen, die vor 10 oder 15 Jahren eröffnet haben und sich aus unterschiedlichen Gründen sehr schnell am Standort den Status der „Ersten Adresse“ oder des „Platzhirsches“, erwerben konnten, diese Position aber in den Folgejahren wieder verloren haben. Diese Entwicklung ist in fast jedem Einzelfall die Konsequenz eines zu statischen Selbstbildes: Es reicht nicht, mit der Praxisgründung einmalig eine Spitzenleistung in Sachen Praxiskonzeption abzuliefern. Wer auf Dauer vorne mitschwimmen möchte, muss sich einem kontinuierlichen Veränderungs- und Verbesserungsprozess verpflichten.  

 

Menschen mit einem dynamischen Selbstbild können über sich selbst hinauswachsen. Dem gegenüber heben Menschen mit einem statischen Selbstbild ihr Selbstwertgefühl, indem sie einen Schuldigen für ihre Situation suchen (zum Beispiel die eigenen Mitarbeiter/innen, den vermeintlich schlechten Standort, die Bundesgesundheitsministerin, die Hausbank oder auch den Kollegen gegenüber) und Maßstäbe zu eigenen Gunsten verschieben. Vor einem solchen Verhaltensmuster ist dringend zu warnen. Wer sich als Opfer von äußeren Bedingungen begreift, schränkt seine Fähigkeit zum erfolgreichen Führen ein.  

Einfühlungsvermögen und Kommunikationsstärke

Wie erfolgreich Sie sind, hängt direkt und unmittelbar von Ihren kommunikativen Fähigkeiten ab. Bitte führen Sie sich vor Augen, dass die Suchbegriff-Kombination „Zahnarzt Angst“ oder vergleichbare Begriffe mehr als 10.000 mal pro Monat in Google eingegeben werden. Fast jeder Patient hat Respekt vor dem Zahnarztbesuch und ist froh, wenn er die Praxistür von außen schließen kann. Gleichzeitig steht jedes Team vor der Aufgabe, die Patienten von nennenswerten Zuzahlungen zu überzeugen, damit hochwertige Zahnmedizin möglich wird und am Ende die Praxisrendite passt. 

 

Das Ausloten von Bedürfnissen und Interessen funktioniert in diesem Umfeld über Einfühlungsvermögen und Kommunikationsstärke. Die Redekunst ist nicht jedem gegeben – und das ist auch überhaupt nicht dramatisch. Ob nun die Töne leise sind oder laut, rhetorisches Talent vorhanden ist oder nicht: Wichtig ist, zu jedem Zeitpunkt authentisch zu bleiben, die hohe Kunst des aktiven Zuhörens zu erlernen und Step by Step die Kommunikationsstandards zu professionalisieren.  

 

Im ersten Schritt geht es darum, einen realistischen Eindruck davon zu gewinnen, wie man auf sein Gegenüber wirkt. Selbstbild und Fremdbild weichen mitunter erstaunlich weit voneinander ab. Hier braucht es den Blick von außen. Am effektivsten geht das durch Rhetoriktageskurse für jedes Teammitglied, die günstig vor Ort gebucht werden können (regionale Rhetorikschule, Kursangebote der Volkshochschulen oder Industrie- und Handelskammern etc.). Bitte achten Sie auf eine gemischte Gruppe, um brauchbares Feedback zu bekommen. Eine reine Zahnmediziner-Veranstaltung hat hier keinen Nutzen, denn Sie wollen ja nicht nur Zahnmediziner behandeln.  

 

Nachdem sowohl beim Praxisinhaber als auch bei allen Teammitgliedern Basiskenntnisse gelegt sind und erste Klarheit zur eigenen Ausstrahlung gewonnen wurde, empfiehlt es sich, die Kommunikationskompetenzen systematisch weiter auszubauen. Jetzt ist es angezeigt, klare Vorstellungen von den Zielen der Fortbildungen zu formulieren und auf spezialisierte Anbieter zuzugehen. Grundsätzlich ist es meistens günstiger und im Sinne des Teamgeistes und der Praxisphilosophie wirksamer, Trainer zu engagieren und praxisinterne Schulungen mit dem gesamten Team durchzuführen, als Seminare außer Haus zu besuchen. Themen könnten zum Beispiel sein:  

 

  • Professionelles Telefonverhalten
  • Patientenbindung durch Gesprächsangebote und Small-Talk
  • Gesprächsführung bei komplexen Kostenbesprechungen
  • Training von Einzelsituationen (Aufklärung im Rahmen der Prophylaxe, Motivation für hochwertige Füllungstherapien etc.)

 

Für Spezialthemen des Chefs (Mitarbeiterführung, Vortragstraining für Patientenveranstaltungen, etc.) bieten sich wiederum Fortbildungen außer Haus an, die inhaltlich konkret auf das gewünschte Ergebnis ausgerichtet sind.  

Umsetzungsstärke

Ziele erreichen sich nicht von selbst, sondern durch systematische Umsetzung konkreter Einzelmaßnahmen. Die Umsetzungsstärke hängt entscheidend von erstens dem erklärten Willen, zweitens dem Energielevel, drittens der Methodenkompetenz und viertens der Disziplin des Praxisinhabers ab. Am Ende des Tages zählen aus wirtschaftlicher Sicht nicht die Anzahl der Patienten oder die Arbeitsstunden, sondern die messbaren Resultate in Form abrechnungsfähiger Leistungen. Einer notwendigen Phase der Investition in Praxisausstattung, Personal und Knowhow muss die ebenso notwendige Phase des Geldverdienens folgen.  

Ausblick

In der nächsten Folge im Januar stellen wir Ihnen – auch anhand eines Beispiels – vor, wie der Handlungsplan konkret aussehen kann. 

Quelle: Ausgabe 12 / 2008 | Seite 13 | ID 123314