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·Fachbeitrag ·Personalentwicklung

So wählen Sie Mitarbeiter für Ihre Praxis aus - und motivieren bewährte Kräfte für die Zukunft

von Michael Brüne, Geschäftsführer „Beratung für Heilberufe“, Berlin, www.beratung-heilberufe.de 

| Die Einstellung einer neuen Mitarbeiterin ist gerade für kleine Zahnarztpraxen häufig ein Kraftakt: Bewerberinnen müssen gesichtet und Gespräche geführt werden, um die beste Kandidatin zu ermitteln. Hat man sie gefunden, steht ihre Integration in das Praxisteam an. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die besten Bewerberinnen herausfiltern - und wie Sie bewährte Mitarbeiterinnen wirkungsvoll motivieren, damit sie Ihnen treu bleiben. |

Auswahlkriterien für neue Mitarbeiter festlegen

Bevor Sie Auswahlgespräche führen, erstellen Sie bitte detaillierte Stellenbeschreibungen, die klar machen, welche Leistung konkret erwartet wird. Auf dieser Basis formulieren Sie einen Fragenkatalog für jede Position, den Sie mit der Bewerberin abarbeiten. Durch diese Checklisten erreichen Sie, dass Sie sich im Einstellungsprozess nicht zu sehr von Ihren Gefühlen leiten lassen. Durch diese gute Vorbereitung stehen die persönlichen Fähigkeiten zur Aufgabenbewältigung im Vordergrund Ihrer Gespräche.

 

Achten Sie vor Beginn der Bewerbungsgespräche darauf, was Ihr Team an zusätzlicher Kompetenz wirklich braucht, um besser zu werden und effizienter arbeiten zu können. Hierbei sollten Sie zuvor in Ihr Team „hineinhorchen“. In vielen Fällen können Sie durch eine Umorganisation der Abläufe und Einbindung von „schlummernden Talenten“ eine kostenintensive Neueinstellung vermeiden. Hinzu kommt folgender Effekt: Mehr Mitarbeiter bedeuten nicht automatisch bessere Leistungen! Wenn Menschen im Arbeitsprozess zu viel Zeit haben, entstehen manchmal ohne Not die Probleme.

Die Probearbeit

Nach der Vorauswahl der geeignetsten Bewerberinnen kommt eine besonders wichtige Phase: die Probearbeit. Sie sollte mindestens einen halben Tag dauern und gut vorbereitet werden - nur so können Sie und Ihr Team sehen, ob das „Angebot“ der Bewerberin genau das ist, was Sie in der Zahnarztpraxis benötigen. Stellen Sie der Bewerberin ein erfahrenes Mitglied Ihres Teams zur Seite. So erhalten Sie eine wichtige Zweitmeinung für eine fundierte Einstellungsentscheidung.

 

PRAXISHINWEIS |  Nach der Probearbeit sollten Sie mit einer erfahrenen Helferin eine kurze Auswertung vornehmen. Wenn die vorher definierten Ziele von der Bewerberin gut erfüllt wurden, kann sie eingestellt werden. Durch diese 
Vorgehensweise erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die neue Mitarbeiterin auch akzeptiert wird und für Ihre Zahnarztpraxis erfolgreich arbeiten kann.

 

Die Teamsitzung - ein Instrument der Mitarbeiterführung

Wenn Sie ein fachlich kompetentes Team, das auch menschlich zusammenpasst, gefunden haben, sollten Sie die Praxis nicht einfach „laufen lassen“. Vielmehr sollten Sie von Beginn an Führungskompetenz zeigen. Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben ist es hierbei, von Anfang an sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterinnen auf dem selben Wissensstand zu fachlichen Themen und internen Abläufen sind. Hierfür ist eine richtig durchgeführte Teamsitzung ein wirkungsvolles Instrument.

 

Teamsitzungen sollten in einem regelmäßigen Rhythmus stattfinden. So wird der Informationsaustausch, aber auch der „Wir-Gedanke“ gestärkt. Die Häufigkeit hängt von der Größe der Zahnarztpraxis, aber auch von Dringlichkeiten ab. Bei normalem Praxisverlauf reichen zwei Teamsitzungen pro Monat. In bewegten Zeiten können aber auch wöchentliche Meetings sinnvoll sein.

 

Einberufen der Teamsitzung

Jede Zusammenkunft wird mit einer kurzen Tagesordnung einberufen und mit einem Protokoll abgeschlossen. Alle Teammitglieder erhalten ein bis zwei Tage vor dem Treffen eine kurze schriftliche Einladung, aus der die Themen, der Ort des Treffens, die Teilnehmer, der Beginn und das Ende der Sitzung ersichtlich sind. Die Meetings finden entweder während der Arbeitszeit oder im Anschluss daran statt, auf jeden Fall außerhalb der offiziellen Sprechstunde. Sie sollten nicht länger als 45 Minuten dauern. Sollte diese Zeit nicht ausreichen, sind häufigere Sitzungen notwendig.

 

Details der Teamsitzung

Für jedes Treffen wird ein wechselnder Sitzungsleiter benannt. Hier sind Sie als Chef nicht allein gefragt. Der Sitzungsleiter klärt zunächst Fragen zum letzten Protokoll und führt danach durch die aktuellen Themen. Er muss die Zeit kontrollieren und auf die Spielregeln guter Kommunikation achten. Folgende Kommunikations-Spielregeln sollten vereinbart werden:

 

  • Jedes Teammitglied kommt zu Wort und darf ausreden.
  • Es besteht eine wertschätzende Form des Umgangs.
  • Zu allen Inhalten gibt es gemeinsam erarbeitete Vorgehensweisen oder Entscheidungen, die durch ein Protokoll festgehalten werden.

 

Bei besonders wichtigen Themen - wie der Patientenfreundlichkeit - gibt der Praxischef bei kontroversen Diskussionen die Richtung vor. Daher ist es für Sie wichtig, sich auf die anstehenden Teamsitzungen gut vorzubereiten, qualifizierten Input zu geben und zu allen Punkten „im Thema“ zu sein. Ein wirkungsvolles Teammeeting beginnt also immer vor dem eigentlichen Treffen.

 

Das Protokoll

Zum Abschluss eines Meetings wird der nächste Termin vereinbart und festgelegt, wann das Protokoll allen Teilnehmern vorgelegt wird. Das Protokoll sollte immer denselben Aufbau haben und vom Praxischef nochmal quergelesen werden. Eine Protokollvorlage finden Sie unter zwd.iww.de im Downloadbereich in der Rubrik „Arbeitshilfen und Checklisten“.

 

Warum ist aber so wichtig, mit Teamsitzungen Transparenz herzustellen und dort sämtliche Fragen kurz und knapp zu besprechen?

 

  • Informationen werden ohne Zeitverlust an alle Mitarbeiter gegeben.
  • Fragen werden sofort besprochen und Antworten sind allen zugänglich.
  • Sie bietet einen „geschützten Raum“, in dem laut gedacht werden darf.
  • Sie können darin als Chef zeigen: „Mein Team ist mir wichtig!“

 

PRAXISHINWEIS |  Gut funktionierende Teams sind gerade in der Zahnarztpraxis in der Bewältigung komplexer Aufgabenstellungen wirkungsvoller und leistungsfähiger als Einzelpersonen. Durch einen respektvollen Umgang miteinander und eine offene Kommunikation bleibt - oder wird - Ihr Team flexibel und veränderungsbereit, durch ein echtes „Wir-Gefühl“ sehr leistungsbereit.

 

Der effektive Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Auch wenn Sie bei der Auswahl der Bewerberin alles richtig gemacht haben, kommt es immer wieder vor, dass Sie mit der Leistung oder dem Verhalten einer Mitarbeiterin nicht zufrieden sind. Dann ist es Zeit für ein Mitarbeitergespräch. Wie gehen Sie hierbei am besten vor?

 

  • Schaffen Sie zunächst eine angenehme Gesprächsatmosphäre: 
  • Die Erinnerung an gemeinsame positive Erlebnisse kann ein guter Gesprächseinstieg sein. Sie schaffen auf diese Weise eine angenehme Atmosphäre, die zum Gelingen des Gesprächs erheblich beiträgt.

 

  • Formulieren Sie gegenseitig die Erwartungshaltungen:
  • Bitten Sie Ihre Mitarbeiterin, ihre Wünsche an dieses Gespräch zu formulieren, welche Ängste bestehen oder welche eigenen Ziele sie verfolgt. Fangen Sie spätestens jetzt an, sich erste Notizen zu machen.

 

  • Am kritischsten ist die Problembeschreibung:
  • Fragen Sie Ihre Mitarbeiterin, welche Schwierigkeiten sie aktuell wahrnimmt und woher diese aus ihrer Sicht kommen. Beschreiben Sie hiernach so konkret wie möglich die Situation aus Ihrer Sicht.

 

Gemeinsame Lösungssuche

Binden Sie Ihre Mitarbeiterin aktiv in die Lösungssuche ein, damit sie die Verantwortung für die Umsetzung übernimmt. Fragen Sie Ihre Mitarbeiterin nach eigenen Vorschlägen, um die Situation zu verbessern. Notieren Sie alle Gedanken Ihrer Mitarbeiterin separat. Beschreiben Sie erst danach Ihre eigenen Lösungsvorschläge, möglichst unter Einbeziehung Ihrer Notizen.

 

Verbindliche Absprachen

Formulieren Sie idealerweise gemeinsam maximal zwei Vorgehensweisen. Bei zwei Alternativen lassen Sie Ihre Mitarbeiterin entscheiden. So haben Sie diese aktiv in die Entscheidung eingebunden. Zum Schluss des Gesprächs bieten Sie Ihrer Mitarbeiterin bei der Umsetzung aktive Hilfe an und vereinbaren einen Folgetermin, um die Fortschritte zu überprüfen.

Quelle: Ausgabe 08 / 2013 | Seite 7 | ID 42222993