08.04.2010 | Betriebsausgaben
Belege können Sie auch selbst schreiben
von Dietmar Kern, Wirtschaftspublizist, Ludwigsburg
Den Schreck kennt jeder, der selbstständig ist und Belege für die Steuer sammelt: Sie haben berufliche Aufwendungen getätigt, aber den Beleg aus Versehen entsorgt, auf alle Zeiten verlegt oder aber gar keinen Beleg erhalten. Das ist ärgerlich, aber weniger dramatisch als viele denken. Denn in solchen Fällen können Sie den Beleg selbst schreiben und den steuerlichen Abzug Ihrer Ausgabe retten.
Eigenbeleg ist das „Zauberwort“
Das System „Eigenbeleg“ funktioniert so: Sie schreiben für den verlorenen Beleg einfach selbst alle Details auf und nehmen ihn zu Ihrer Buchhaltung wie alle normalen Rechnungen und Quittungen. Das Finanzamt muss ihn anerkennen, wenn die Ausgaben betrieblich notwendig und der Höhe nach glaubhaft sind und der Beleg die folgenden Angaben enthält:
- Zahlungsempfänger mit vollständiger Anschrift
- Datum und Bezeichnung der Aufwendung
- Gegebenenfalls ergänzende Angaben, zum Beispiel Start-, Zielort, Kilometerstand bei Parkgebühr; Name und Rufnummer des Gesprächspartners bei Münztelefonkosten
- Betrag, ggf. Einzelbeträge, unter Angabe des Umsatzsteuersatzes
- Begründung für die Betragshöhe, soweit möglich (zum Beispiel durch Händlerpreisliste)
- Grund für die Belegerstellung (zum Beispiel „Verlust des Urbelegs“, „Automat erstellt keinen Beleg“)
- Datum der Belegausstellung und eigene Unterschrift
So könnte ein Eigenbeleg aussehen
5. März 2010 Dr. Mustermann |
Praxishinweise
Beachten Sie, dass ein eventueller Vorsteuerabzug gemäß § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG) voraussetzt, dass der Unternehmer eine nach den Vorgaben der §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Im Übrigen gilt: Übertreiben Sie es nicht. Bei einer Betriebsprüfung würde eine große Anzahl von selbst geschriebenen Belegen das Misstrauen des Prüfers wecken.
