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·Fachbeitrag ·Vereinsrecht

Ende des Vorstandsamts: So setzt Ihr Verein seine Herausgabeansprüche richtig durch

von Rechtsanwalt Michael Röcken, Bonn

| Wechsel im Vorstandsamt laufen nicht immer konfliktfrei. Es kommt des öfteren vor, dass ausgeschiedene Vorstandsmitglieder versuchen, dadurch Druck zu machen, dass sie die Herausgabe von Unterlagen verweigern. Erfahren Sie deshalb, was der Vorstand alles herausgeben muss, wie Sie diese Ansprüche rechtssicher durchsetzen und wie Sie sich auf solche Fälle bereits im Vorfeld vorbereiten. |

Die Herausgabepflichten des Vorstands

Ein Vorstandsmitglied kann jederzeit zurücktreten oder abberufen werden. Auch ein anderes Ausscheiden aus dem Vorstandsamt ist denkbar. In allen Fällen ist der Vorstand verpflichtet, das herauszugeben, was er durch seine Vorstandstätigkeit erlangt hat. Die Pflicht zur Herausgabe von Unterlagen und Gegenständen des Vereins ergibt sich direkt aus dem Gesetz. Die Regelung für die Geschäftsführung des Vorstands (§ 27 BGB) verweist auf die Regelungen des Auftragsrechts (§ 667 BGB). Dieses regelt dort:

 

Herausgabepflicht / § 667 BGB

Der Beauftragte (= der Vorstand) ist verpflichtet, dem Auftraggeber (= dem Verein) alles, was er zur Ausführung des Auftrags (= seine Vorstandstätigkeit) erhält und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt, herauszugeben.

 

Die Herausgabepflicht kann sich somit nur auf etwas beziehen, was der Vorstand für seine Tätigkeit erhalten und erlangt hat. Ein eher praktisches Problem ist, dass dem Verein nicht bekannt ist, welche Gegenstände und Unterlagen sich im Besitz des Vorstands befinden. Das Wissen um diese Unterlagen ist aber erforderlich, wenn später deren Herausgabe verlangt wird.

Die sieben wichtigsten Punkte aus der Vereinspraxis

Damit Sie sich auf das Thema „Herausgabeansprüche“ optimal vorbereiten können, finden Sie nachfolgend sieben Punkte, die in der Vereinspraxis erfahrungsgemäß die größten Schwierigkeiten bereiten.

 

1. Vom Vorstandsmitglied erstelltes Vereinslogo

Manchmal nutzen Vereine die kreative Ader von Vorstandsmitgliedern und lassen sich von ihnen ein Vereinslogo oder ein Design, z. B. für die Briefe oder die Homepage entwerfen. Hier sollte dem Verein ein Nutzungsrecht übertragen werden. Das geht nur, wenn der Urheber zustimmt (§ 34 Abs. 1 Urheberrechtsgesetz [UrhG]). Der Urheber darf die Zustimmung aber nicht treuwidrig verweigern.

 

Um einem Rechtsstreit vorzubeugen, empfiehlt VB, mit dem Vorstandsmitglied eine Vereinbarung über dieses Nutzungsrecht zu schließen.

Vereinbarung / Nutzungsrechte über Logos etc

Herr / Frau ... hat für den Verein ... e. V. das folgende Vereinslogo: ... entworfen. Dem Verein ... e. V. wird hiermit unentgeltlich das alleinige Nutzungsrecht eingeräumt. Das Nutzungsrecht bleibt auch für den Fall bestehen, dass das Amt von Herrn /Frau ... im Verein ... e. V. endet oder er/sie aus dem Verein ausscheidet.

 

Wichtig | Das Urheberrecht selbst kann nicht übertragen werden (§ 29 Abs. 1 UrhG). Die Urheberrechte betreffen Werke der Literatur, Wissenschaft und Kunst (§ 1 UrhG). Folglich wäre auch eine Festschrift des Vereins oder ein Vereinslied vom Urheberschutz umfasst, sodass Sie auch für diese Fälle eine Vereinbarung treffen sollten. Fehlt diese, muss Ihr Verein beweisen, dass ihm dieses Nutzungsrecht übertragen wurde.

 

2. Vorschuss/Geld

Verfügt der Vorstand über eine Barkasse oder muss er noch über erhaltene Vorschüsse abrechnen, muss er dieses Geld selbstverständlich herausgeben. Gleiches gilt für zugehörige Quittungen, Rechnungen oder Kontokarten der Bank, die auf den jeweiligen Namen ausgestellt sind.

 

3. Internet-Domain

Häufig kommt es vor, dass Vorstände eine Domain für den Verein registrieren und als sogenannter „Admin C“ fungieren. Diese Domain muss herausgegeben werden, wenn das Vorstandsamt endet. Der Verein hat einen Anspruch auf Übertragung oder Umschreibung der Domain und nicht nur einen Freigabeanspruch (BGH, Urteil vom 25.3.2010, Az. I ZR 197/08, Abruf-Nr. 102947).

 

4. Homepage

Um bei der Betreuung der Vereinswebsite einen Rechtsstreit zu vermeiden, sollten Sie bei der Beauftragung des betreffenden Vorstandsmitglieds eine Vereinbarung schließen, dass es nur die Homepage verwaltet und die Zugangsdaten herauszugeben hat, wenn das Amt endet.

 

Vereinbarung / Herausgabe Zugangsdaten Website

Der Administrator erhält für die Dauer seiner Amtszeit die vom Internet-Dienstleistungsanbieter bereitgestellten Zugangsdaten für die Verwaltung der Website des Vereins (www.musterverein.de). Diese hat er nach Beendigung seiner Amtszeit oder im Falle seines Ausscheidens aus dem Verein unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 14 Tagen, an den Verein herauszugeben. Darüber hinaus verpflichtet er sich, an der Übertragung der Administratorenrechte an seinen Nachfolger gegenüber dem Internet-Dienstleistungsanbieter mitzuwirken und die Neueintragung des neuen Administrators unverzüglich zu veranlassen.

 

Wichtig | Der Admin-C („Administrative Contact“) ist der administrative Ansprechpartner einer Domain. Nach den Domainrichtlinien ist es nicht möglich, dass hier der Verein selbst eingetragen wird, sondern nur eine natürliche Person. Handelt es sich dabei um das ausgeschiedene Vorstandsmitglied, muss diese Position geändert werden. Bei einer „.de“-Domain ist die DENIC eG (kurz für Deutsches Network Information Center) zuständig. Diese Änderung können Sie als Domaininhaber aber auch selbst vornehmen.

 

5. Schlüssel

Viele Vereine verfügen über ein Vereinsheim oder zumindest Räumlichkeiten. Hier besitzen die Vorstandsmitglieder Schlüssel, die herausgegeben werden müssen. Werden sie nicht herausgegeben oder behauptet, dass sie verlorengegangen sind, kann der Verein eine neue Schließanlage bzw. ein neues Schloss einbauen lassen und diese Kosten gegenüber dem Vorstand geltend machen, wenn ihm ein Verschulden vorgeworfen werden kann.

 

PRAXISHINWEIS | Auch hier kommt es bei der Übergabe immer wieder zu Problemen. Dem Verein ist gar nicht bewusst, welche Person welche Schlüssel besitzt. Erstellen Sie hier ein Inventarverzeichnis mit den Schlüsseln und arbeiten Sie auch mit einem „Schlüsselpfand“. Bei der Übergabe des Schlüssels notieren Sie auch - sofern vorhanden - die Schlüsselnummer.

 

6. Vereinsunterlagen

Bei ihrer Tätigkeit für den Verein erstellen die Vorstandsmitglieder Protokolle und Schriftverkehr. Wenn diese Unterlagen sich nicht bereits beim Verein in einem Vorstandsbüro oder einem ähnlichen - neutralen - Raum befinden, müssen auch sie herausgegeben werden. Das ehemalige Vorstandsmitglied kann sich jedoch Ablichtungen anfertigen.

 

7. Elektronische Dokumente

Häufig nutzen Vorstände ihren privaten Rechner, um die Vorstandsarbeit zu erledigen. Auch die dort erstellten Dateien sind herauszugeben und dann auf dem Rechner zu löschen. Es reicht nicht, wenn die Daten ausgedruckt und an den Verein gegeben werden.

 

PRAXISHINWEIS | Die folgende Liste gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, welche Unterlagen und Gegenstände üblicherweise an den Vorstand gegeben werden:

  • Bargeld
  • Handy
  • Protokolle (Vorstand, Mitgliederversammlung und sonstige Organe)
  • Allgemeiner Schriftverkehr
  • Wettkampfberichte
  • Schlüssel, Schlüsselkarten
  • Wertmarken (Getränke, Essen)
  • Bankunterlagen (Kontoauszüge, TAN-Liste, TAN-Generator, Schriftverkehr)
  • Kontokarte
  • Sparbücher
  • Steuerunterlagen (Freistellungsbescheide, Bescheid nach § 60a AO, Korrespondenz)
  • Duplikate der Zuwendungsbestätigungen (sofern nicht elektronisch geführt).
 

Wissenswertes zum Zurückbehaltungsrecht des Vorstands

Dem Vorstand steht an den Unterlagen und Gegenständen kein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB zu. Dieses könnte nur bestehen, wenn der Vorstand seinerseits Ansprüche gegen den Verein hätte. Den Herausgabeanspruch des Vereins kann der Vorstand auch nicht mit dem Einwand ablehnen, er benötige die Unterlagen für seine eigene Rechtsverteidigung.

 

Recht zur Einsichtnahme statt Zurückbehaltungsrecht

Das ausgeschiedene Vorstandsmitglied hat aber das Recht, Einsicht in die Unterlagen zu nehmen, die an den Nachfolger übergeben worden sind (Bayerisches Oberstes Landesgericht, Beschluss vom 5.8.1992, Az. 2Z BR 55/92).

 

Dass der Vorstandswechsel noch nicht im Vereinsregister eingetragen ist, kann es dabei nicht geltend machen. Es handelt sich dabei um keinen Anspruch des jeweiligen Vorstandsmitglieds, sondern um eine gesetzliche Verpflichtung des Vereins (§ 67 BGB).

 

Mitwirkungs- und Auskunftspflicht besteht fort

Die Mitwirkungs- und Auskunftspflicht des Vorstands besteht auch nach dem Ende seines Amtes fort. Er ist weiter verpflichtet, den Verein bei Fragen zu unterstützen. Das betrifft alle Angelegenheiten, für die er während der Amtszeit verantwortlich war (§§ 27 Abs. 3 und 666 BGB).

Das kann Ihr Verein vorbeugend tun

Um auf den Fall vorbereitet zu sein, dass ein Mitglied aus dem Vorstand ausscheidet, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, welche Dinge herausverlangt werden müssen und welche Änderungen durch Sie erforderlich sind.

 

Passwörter und Zugänge archivieren

Ein Verein verfügt in der Regel über zahlreiche Passwörter und Zugänge. Hatte das ausgeschiedene Vorstandsmitglied individuelle Zugänge, sollten Sie einen Überblick haben, um welche es sich handelt. Bereiten Sie für diese Fälle eine Checkliste vor:

Checkliste / An den Vorstand übergebene Gegenstände

 

Medium
Allgemeines Passwort /PIN
Vorstandsmitglieder mit individuellem Passwort

Vorsitzender

1. Stellvertreter

Kassierer

Schriftwart

Homepage

Ja

Nein

Ja

Nein

Ja

Bank

Nein

Ja

Nein

Ja

Nein

Facebook

Nein

Ja

Ja

Nein

Nein

Vereinshandy

Nein

Ja

Nein

Nein

Ja

Vereinsheim (Schließanlage)

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

 

 

Vertragspartner und andere Institutionen informieren

Vergessen Sie nicht, auch Vertragspartner über den Wechsel im Vorstandsamt zu informieren. War das Vorstandsmitglied berechtigt, den Verein nach außen zu vertreten, muss der Wechsel ins Vereinsregister eingetragen werden (§ 67 BGB). Informieren Sie auch das Finanzamt, wenn das Vorstandsmitglied dort als Ansprechpartner genannt war.

 

Nicht alle Unterlagen müssen immer wieder an die neuen Vorstandsmitglieder übergeben werden. Wenn die Unterlagen nicht ohnehin vernichtet werden dürfen, können sie auch gesondert eingelagert werden. So sparen Sie sich umfangreiche Übergaben von Unterlagen.

 

Übergabeprotokoll

Auch wenn der Wechsel im Vorstandsamt im konkreten Fall unproblematisch ist. Es ist immer empfehlenswert, die Übergabe sauber zu vollziehen und ein Übergabeprotokoll zu fertigen (siehe Muster).

 

Muster / Übergabeprotokoll

Heute am ... wurden durch den ehemaligen Kassier, Herrn ... ..., folgende Unterlagen übergeben:

 

  • Sparbuch der Sparkasse Musterstadt Nr. 1234556; Stand: 1.234 Euro,
  • TAN-Liste der Sparkasse Musterstadt zu dem Konto 78910
  • Kontoauszüge der Jahre 2014, 2015
  • (…)

 

Die auf dem privaten Rechner befindlichen Dateien des Vereins wurden übertragen und auf dem Rechner von Herrn ... gelöscht.

 

Unterschriften

 

Wenn Sie hier den Eindruck haben, dass nicht alle Unterlagen herausgegeben worden sind, können Sie sich die Vollständigkeit der Unterlagen im Rahmen einer eidesstattlichen Versicherung bestätigen lassen:


Muster / Eidesstattliche Versicherung

In Kenntnis der Bedeutung einer eidesstattlichen Versicherung und der Strafbarkeit der Abgabe einer falschen eidesstattlichen Versicherung versichere ich, ... ..., an Eides statt, dass die Unterlagen, die ich dem Verein ... e. V. am ... übersandt habe, richtig und vollständig waren.

 

Aufforderungsschreiben an ein ehemaliges Vorstandsmitglied

Gibt der Betreffende die Unterlagen nicht freiwillig heraus, müssen Sie ihn nochmals auffordern, dies zu tun. Nutzen Sie dafür folgendes Musterschreiben:

 

Musterschreiben / Forderung an Ex-Vorstand zur Herausgabe von Unterlagen

Sehr geehrter Herr ...,

 

nach Ihrem Rücktritt vom Amt des Vorsitzenden sind Sie verpflichtet, die in Ihrem Besitz befindlichen Unterlagen und Gegenstände herauszugeben. Hierbei handelt es sich um folgende Unterlagen:

 

  • Protokolle der Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen der Jahre 2013 bis einschließlich 2015
  • Blankomitgliedsausweise Nr. 123 - 999
  • Drei Rollen Wertmarken für den Getränkeverkauf (ungeöffnet)
  • Eine Rolle Wertmarken für den Getränkeverkauf (geöffnet; Nr. 0205-0500)
  • Schlüssel ABUS Nr. 12345 für das Vereinsheim, Gartenstraße 26 in 78901 Musterstadt,
  • Girocard für das Vereinskonto 23456789 bei der Sparkasse Musterstadt
  • (…)

 

Wir bitten Sie, diese Unterlagen bis zum ... an uns zurückzugeben. Sollten Sie dem nicht nachkommen, werden wir die Angelegenheit unserem Rechtsanwalt zur weiteren Bearbeitung übergeben.

 

Verjährung

Um die Verjährung des Herausgabeanspruchs brauchen Sie sich die wenigsten Sorgen zu machen. Gegenstände und Unterlagen, die vom ehemaligen Vorstandsmitglied herausverlangt werden, sind nämlich Eigentum des Vereins. Und ein Anspruch auf Herausgabe von Eigentum verjährt erst nach 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 2 BGB).

 

Gerichtliche Durchsetzung

Kommt das Vorstandsmitglied seinen Verpflichtungen nicht nach, muss Ihr Verein seine Ansprüche gerichtlich durchsetzen. In der Klage müssen Sie die Ansprüche genau bezeichnen (§ 253 Abs. 2 Nr. 2 Zivilprozessordnung [ZPO]). Für das Gericht muss erkennbar sein, was das ehemalige Vorstandsmitglied in seinem Besitz hat. Ist Ihrem Verein das nicht bekannt, können Sie mit einer Stufenklage (§ 254 ZPO) zunächst verlangen, dass das ehemalige Vorstandsmitglied Auskunft darüber erteilt, was er im Besitz hat.

 

PRAXISHINWEIS | Verbinden Sie den Antrag auf Herausgabe mit der eidesstattlichen Versicherung, dass die Unterlagen und Gegenstände vollständig sind.

 

 

Bedeutung der Entlastung des Ex-Vorstands

Ist der Vorstand durch die Mitgliederversammlung entlastet worden, kann Ihr Verein gegen das Vorstandsmitglied keine Schadens- oder Bereicherungsansprüche geltend machen. Die Entlastungswirkung bezieht sich aber nur auf Umstände, die der Mitgliederversammlung bekannt sind. Hat der Vorstand treuwidrig Gegenstände und Unterlagen nicht herausgegeben und ist das der Versammlung nicht bekannt, besteht dafür keine Entlastung.

 

FAZIT | Der Wechsel im Vorstandsamt, sei er freiwillig oder nicht, erfordert eine sorgsame Abwicklung und Übergabe. Das Gleiche gilt auch für andere ehrenamtliche Tätigkeiten. Der größte Teil der Arbeit sollte im Vorfeld erledigt werden, um sich später typische Probleme zu ersparen.

 
Quelle: Ausgabe 04 / 2016 | Seite 11 | ID 43941498