06.06.2014 · Fachbeitrag · Vereinsfinanzen

Der Haushaltsplan: Ein wichtiges Planungs-und Steuerungsinstrument für den Verein

| Haushaltspläne werden meist nur in mittleren und großen Vereinen aufgestellt. Als Planungs- und Steuerungsinstrument sind sie aber grundsätzlich für alle Vereine sinnvoll. Das gilt gerade auch für gemeinnützige Vereine, weil die strenge Mittelbindung besondere Anforderungen an die Finanzplanung stellt. Erfahren Sie deshalb, was ein Haushaltsplan umfassen und wie er aussehen könnte. |

Grundsätzliches zur Haushaltsplanerstellung

Der Haushaltsplan wird in der Regel vom Vorstand aufgestellt und von der Mitgliederversammlung genehmigt. Zu beachten sind weitere Vorgaben durch die Satzung und - soweit vorhanden - durch die Finanzordnung.

Der Haushaltsplan dient dazu, die Mittel festzustellen und festzulegen, die in einem Haushaltsjahr voraussichtlich erforderlich sind und zur Verfügung stehen, damit der Verein seine Aufgaben erfüllen kann. Neben der Planungs- und Steuerungsfunktion sichert er den Vorstand außerdem vor einer möglichen Inhaftungnahme durch den Verein (VB 5/2014, Seite 6). Außerdem können so mögliche Streitigkeiten um die Ausgabenpolitik des Vereins sozusagen präventiv verhandelt werden.

Der Weg zum Haushaltsplan

Die Aufstellung und Umsetzung des Haushaltsplans sollte im Groben aus folgenden Schritten bestehen:

1. Rückschau auf den Haushaltsplan des Vorjahrs mit Abweichungsanalyse

2. Maßnahmenplanung für das neue Jahr

3. Kostenschätzung der geplanten Maßnahmen, insbesondere für erstmalige Maßnahmen und Sondermaßnahmen

4. Vorlage des Haushaltsansatzes bei der Mitgliederversammlung und Beschlussfassung

5. Finanzverwaltung aufgrund des Plans mit

- Überwachung der Zahlungsaus- und -eingänge,

- Zuweisung der Mittel (besonders auch bei Abteilungen) und

- Entscheidung über Abweichungen.

Wichtig | Informationsgrundlage sind das Wirtschaftsergebnis des abgelaufenen Geschäftsjahrs und die mit Kosten verbundenen Vorhaben im neuen Jahr. Grundsätzlich ist es möglich, Haushaltsansätze fortzuschreiben (Übernahme ins nächste Jahr). Bei der Übernahme müssen aber nicht nur allgemeine Kostensteigerungen (Teuerung) berücksichtigt werden, sondern auch Entwicklungstrends im Verein und im Vereinsumfeld. Dazu gehören vor allem:

Die Entwicklung der Mitgliederzahl

Das Spendenaufkommen

Fördermittelzusagen

Das mittelfristige Wachstum oder der mittelfristige Rückgang der wirtschaftlichen Einnahmebereiche

PRAXISHINWEISE |

Planung bedeutet immer Unsicherheit. Deshalb sollten Sie in einer Haushaltsplanung immer eine Sicherheitsmarge einplanen. Das werden in der Regel fünf bis zehn Prozent der Haushaltssumme sein. Diese dienen dazu, überraschende Veränderungen etwa durch Einnahmeausfälle oder Kostensteigerungen aufzufangen. Auch bei den einzelnen Kostenansätzen werden sich in aller Regel Änderungen ergeben. Diese gleichen sich aber teilweise aus und sind erst bei der laufenden Überwachung der Ausgaben zu berücksichtigen.

Darüber hinaus gilt der Grundsatz, Einnahmen eher vorsichtig und Ausgaben eher großzügig anzusetzen.

Die Form des Haushaltsplans

Üblicherweise hat der Haushaltsplan die Form einer Liquiditätsplanung. Neben den Aufwendungen und Erträgen werden also zum Beispiel auch die Aufnahme von Darlehen, der Schuldendienst oder die Anschaffung von Anlagevermögen verzeichnet. Wird als Grundlage die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung benutzt, muss also beachtet werden, dass es Mittelzu- und -abflüsse gibt, die keine Erträge darstellen (zum Beispiel Aufnahme und Tilgung von Darlehen) und Erträge und Aufwendungen, die liquiditätswirksam sind (zum Beispiel Abschreibungen oder die Auflösung von Rückstellungen).

Gliederung des Haushaltsplans

In der Gliederung wird sich der Haushaltsplan sinnvollerweise am Kontenplan des Vereins orientieren und bei gemeinnützigen Vereinen die Unterscheidung der vier steuerlichen Bereiche berücksichtigen.

Wie detailliert der Haushaltsplan gegliedert ist, hängt von den finanziellen Strukturen des Vereins und den Informationsbedürfnissen der Mitglieder ab. Die Finanzordnung kann zwar Vorschriften zum Umfang bestimmter Einzelposten machen (zum Beispiel Höhe der Neuverschuldung). In der Regel wird man das aber dem Beschluss der Mitgliederversammlung über den Entwurf des Haushaltsplans überlassen.

Mittelbindung bei Gemeinnützigen

Bei gemeinnützigen Vereinen muss auch berücksichtigt werden, dass aufgrund der Mittelbindungsvorschriften ein Ausgleich von Verlusten zwischen den zweckbezogenen Bereichen (ideeller Bereich und Zweckbetrieb), der Vermögensverwaltung und den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben nur in Sonderfällen zulässig ist.

Wichtig | Die Budgetplanung muss also getrennt erfolgen und streng darauf achten, dass in der Vermögensverwaltung und den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben keine Verluste entstehen dürfen. Innerhalb des steuerbegünstigen Bereichs muss dagegen nicht weiter unterteilt werden (in ideellen Bereich und Zweckbetrieb).

PRAXISHINWEIS | Die Haushaltsplanung hat hier zugleich den Vorteil, dass mögliche finanzielle Risiken frühzeitig berücksichtigt werden und zeitig gegengesteuert werden kann. Das folgt dem Grundsatz, dass Fragen der Gemeinnützigkeit strategische Fragen sind und nicht erst ex post - quasi bilanzpolitisch - gelöst werden können.

Beachtet werden muss auch, ob für Einnahmen im steuerpflichtigen Bereich Ertragssteuern anfallen. Die Umsatzsteuer kann dagegen außer Acht bleiben, da die unterlegten Zahlen aus der Gewinnermittelung grundsätzlich netto sind - soweit ein Vorsteuerabzug überhaupt möglich ist. Einbezogen werden müssen aber Steuern aus Vorjahren, soweit hier nicht schon Rückstellungen gebildet wurden, die im Plan des laufenden Jahres nicht mehr ausgewiesen werden.

Zuschüsse dürfen nicht in allgemeinen Haushalt eingehen

Eine Zweckbindung gilt auch für Zuschüsse. Da öffentliche Mittel in der Regel projektbezogen bewilligt wurden, dürfen sie nicht in den allgemeinen Haushalt eingehen. In der Regel sind sie ohnehin dem steuerbegünstigten Bereich zugeordnet und sollten hier nach Möglichkeit auch auf der Verwendungsseite getrennt ausgewiesen werden.

Abteilungen

In Spartenvereinen muss den einzelnen Abteilungen besonderes Augenmerk gewidmet werden, wenn diese eine (teilweise) Budgethoheit besitzen - also von ihnen generierte Einnahmen (wie zum Beispiel Beiträge oder Eintrittsgelder) selbst verwenden dürfen und einen Etat zugewiesen bekommen, das heißt nicht alle Ausgaben laufend mit dem Verein abrechnen müssen.

Besitzen die Abteilungen eine solche Budgethoheit, sollten sie unbedingt einen eigenen Haushalt aufstellen, der vom Gesamtvorstand genehmigt wird. Dabei muss streng darauf geachtet werden, dass auch hier die gemeinnützigkeitsrechtliche Mittelbindung beachtet wird, weil Verstöße dagegen zulasten des Gesamtvereins gehen.

Die zuständigen Abteilungsleiter müssen die Einhaltung des Haushaltsplans nicht nur überwachen, sondern auch an den Gesamtvorstand berichten.

PRAXISHINWEIS | Bei Spartenvereinen ist eine Finanzordnung wertvoll, die den Abteilungen klare Vorgaben für ihr Berichtswesen macht. In der Finanzordnung sollten auch die Anforderungen an abrechnungsfähige Belege festgelegt sein, um dem „Belegunwesen“ Grenzen zu setzen bzw. Missbräuche zu vermeiden.

Aufbau eines Haushaltsplans

Die folgende Grafik zeigt beispielhaft, wie ein Haushaltsplan aufgebaut sein könnte:

Aufbau eines Haushaltsplans
Einnahmen	Euro	Ausgaben	Euro
Steuerbegünstigter Bereich
Mitgliedsbeiträge Aufnahmegebühren und Sonderbeiträge Spenden Zinseinnahmen Eintrittsgelder Teilnehmergebühren Zuschüsse Sonstiges		Mitgliederverwaltung Verbandsbeiträge Öffentlichkeitsarbeit sonstige Vereinsarbeit Verwaltungsausgaben Schuldzinsen Instandhaltungskosten Ausgaben für Veranstaltungen Personal Versicherungen zuschussfinanzierte projektgebundene Ausgaben
Zwischensumme		Zwischensumme
Saldo Steuerbegünstigter Bereich
Vermögensverwaltung
Zinsen und Kapitalerträge Miet- und Pachteinnahmen sonstige Einnahmen (z.B. aus Überlassungsverträgen)		Miete, Wasser, Energie Steuern, Abgaben Versicherungen, Gebühren Instandhaltung etc. Material Ersatzanschaffungen etc. Grundstücke, Gebäude Ein- und Umbauten Anschaffungen
Zwischensumme		Zwischensumme
Saldo Vermögensverwaltung
Steuerpflichtige wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Eintrittsgelder Veranstaltungen Warenverkauf Gastronomie Werbung/Sponsoring Mieteinnahmen (kurzfristige Vermietung)		Wareneinkauf Personal Anteilige Verwaltungsausgaben Steuern (evtl. auch aus Vorjahren)
Zwischensumme		Zwischensumme
Saldo Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
Deckung gesamt (Einnahmen minus Ausgaben)