01.07.2021 · Fachbeitrag · Rechnungslegung

FG Münster: Buchführung mit Excel ist finanzamtssicher

| Viele Vereine arbeiten mit Tabellenkalkulationen als Buchhaltungslösung. Bei diesen einfachen, günstigen und oft sehr praktikablen Systemen wird aber oft in Frage gestellt, ob sie „finanzamtsfest“ sind. Das FG Münster hat das bejaht und der Finanzverwaltung eine Niederlage beschert. VB nimmt die Entscheidung zum Anlass, Ihnen die gesetzlichen Vorgaben für die Vereinsbuchhaltung vorzustellen und den Münsteraner Fall darin einzuordnen. |

Das sind die gesetzlichen Vorgaben

Der Gesetzgeber fordert, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). § 146 Abs. 5 AO regelt zugleich, dass Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen können.

Folge: Immer dann, wenn Belege in Papierform oder einer digitalen Form vorliegen, die veränderungssicher ist (z. B. pdf), ist die Belegerfassung mit der Tabellenkalkulation oder ähnlichen Systemen gar nicht Teil der gesetzlich vorgeschriebenen Buchhaltung. Sie ist also eine „zusätzliche“ Erfassung, während die eigentlichen Aufzeichnungen in Form der Belege bestehen.