17.10.2025 · Fachbeitrag · Umgang mit dem Finanzamt

Betriebsprüfer fordert E-Mail-Korrespondenz des Betriebs an ‒ darf er das?

von Dipl.-Finanzwirt Marvin Gummels

| Dem Betriebsprüfer werden meistens die Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Jahresabschlussunterlagen vorgelegt. In Zeiten der Digitalisierung hat aber auch die E-Mail-Korrespondenz eine große Bedeutung. Vor allem, weil in E-Mails oft freier und leichtfertiger kommuniziert wird als per Brief. Kein Wunder also, dass Betriebsprüfer immer wieder die E-Mail-Korrespondenz anfordern. Doch besteht überhaupt ein Recht dazu? Ein neues BFH-Urteil schafft Klarheit. |

Die Regelungen zur Aufbewahrungspflicht von Unterlagen

§ 147 Abs. 1 AO bestimmt, welche Unterlagen aufzubewahren und dem Prüfer auf Anforderung vorzulegen sind (§ 200 Abs. 1 S. 2 AO). Dazu gehören klassischerweise die Buchungsbelege ‒ also die Eingangs- und Ausgangsrechnungen ‒ sowie die Jahresabschlüsse nebst Jahresabschlussunterlagen (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO). Aber auch die empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sind aufzubewahren und dem Prüfer auf Anforderung vorzulegen. Gleiches gilt für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und 5 AO). Dabei ist zu beachten, dass der Prüfer auch