25.02.2013 · Fachbeitrag · Sprechstundenorganisation

Die funktionierende Terminpraxis: Die Analyse der „Ist-Situation“ und sämtlicher Tätigkeitsbereiche

von Dr. Dr. med. Peter Schlüter, Reilingen, www.vital-arzt-praxis.de

| Nach den Vorbereitungen in den vorangegangenen Ausgaben, folgt jetzt die Situationsanalyse: Alles kommt auf den Prüfstand - ALLES! Angefangen bei den Sprechstundenzeiten, über Tätigkeitsabläufe, Empfangsorganisation, Terminvergabe, Zimmerbelegung, Zuständigkeiten, Personaleinsatz und Dokumentation. Stellen Sie dabei alles in Frage und analysieren so Ihren gesamten Tages- sowie Wochenablauf. Besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist die Frage nach den Ursachen für unnötig lange Wartezeiten. |

Führen Sie eine Zeitnutzungsanalyse durch

Wissen Sie eigentlich wofür Sie Ihre Zeit verwenden? Das sollten Sie zuallererst klären. Denn jede Ihrer täglichen Aufgaben hat einen fest definierten Zeitaufwand, den Sie für eine funktionierende Terminplanung vorab durch Messung mit einer Stoppuhr ermitteln sollten. Anschließend werden in der Teambesprechung Richtwerte für die jeweiligen Aufgaben festgelegt. Dabei ist auch zu überlegen, wie man möglicherweise bestimmte Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen kann. Bestimmen Sie dazu auch die unterschiedlichen Faktoren, die den Zeitaufwand beeinflussen.

• So ermitteln Sie die Ursachen für Ihre Zeitverluste

• 

  Haben Sie einen systematischen Überblick über alle Aufgaben, die in Ihrem Arbeitsbereich anfallen?

• • Finden Sie heraus, welche dieser Aufgaben delegierbar sind und

• • welche eventuell gar nicht in ihren Arbeitsbereich fallen.

• Haben Sie Einblick in die Zusammenhänge zwischen Ihrer Arbeit und dem gesamten Betriebsgeschehen?

• • Wie etwa kann die Zusammenarbeit mit dem Labor verbessert werden oder

• • können Sie dazu beitragen, die Abläufe in der apparativen Diagnostik zeitlich zu optimieren?

• Haben Sie zu viele verschiedene Aufgaben zu erfüllen?

• • Überlegen Sie zunächst, warum das so ist und

• • ob Sie durch Delegation einzelner Aufgaben auf Kollegen in Ihrem Arbeitsbereich tatsächlich effizienter arbeiten könnten.

• Beschäftigen Sie sich mit zu vielen Problemen und Arbeiten?

• • Auch hier sollten Sie gemeinsam im Team nach einer Lösung suchen.

• Sind allen Mitarbeitern die konkreten Zielvorgaben für Ihren jeweiligen Arbeitsbereich bekannt?

• • Nur dann können diese sinnvolle Leistung zeigen.