23.02.2022 · Fachbeitrag · einkommensteuer

Steuergünstige Mitarbeiterbindung: Handykosten erstatten und Smartphone überlassen

von Dipl.-Finanzwirt Rudolf Krümpel, Kassel-Calden

| Im allgegenwärtigen Fachkräftemangel wird das Thema Mitarbeiterbindung immer wichtiger. Hier bieten sich rund um das private Smartphone von Mitarbeitern viele Möglichkeiten, steuersparende Modelle umzusetzen. Das fängt bei der Kostenerstattung an, wenn ein Mitarbeiter sein Smartphone (auch) für betriebliche Zwecke nutzt und hört bei der Überlassung eines rein privat genutzten Smartphones auf. SSP zeigt, welche Gestaltungen der Steuergesetzgeber fördert. |

Die steuer- und beitragsfreie Kostenerstattung

Erstattet der Arbeitgeber einem angestellten Mitarbeiter die Aufwendungen für sein Smartphone, kann er die Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Beim Mitarbeiter handelt es sich prinzipiell um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Die Besteuerung kann aber vermieden werden, wenn es sich um steuerfreien Auslagenersatz handelt (§ 3 Nr. 50 EStG). Positiver Nebeneffekt: Es besteht dann auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 SvEV). Im Einzelnen gilt für eine begünstigte Kostenerstattung folgendes (R 3.50 Abs. 2 LStR):

Smartphone wird ausschließlich beruflich genutzt

Nutzt der Mitarbeiter das Smartphone ausschließlich beruflich, kann der Arbeitgeber sämtliche Kosten steuer- und beitragsfrei erstatten. Dies wäre der Fall, wenn der Mitarbeiter für die Arbeit aus Sicherheitsgründen einen extra Handyvertrag abgeschlossen hat und diesen nur beruflich verwendet.