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01.03.2006 | Zeithonorar

So kalkulieren Sie den anwaltlichen Stundensatz richtig

von RA U.W. Hauskötter, Dortmund

Ab 1.7.06 entfallen die Beratungsgebühren. Der folgende Beitrag zeigt die richtige Kalkulation auf, damit die Festlegung eines Stundensatzes nicht an den Realitäten des hart umkämpften Rechtsberatungsmarktes vorbeigeht. 

Kalkulation in drei Schritten

Die Festlegung des Kostenstundensatzes erfolgt in folgenden Schritten: 

 

1.Stufe: Feststellung des betriebswirtschaftlich kalkulierten Kostenstundensatzes für die eigene Kanzlei.
2.Stufe: Vergleich des betriebswirtschaftlich kalkulierten kanzleiinternen Kostenstundensatzes mit den sonst in dem Marktsegment geforderten Honoraren und eventuell Anpassung an die Marktsituation.
3.Stufe: Überschlägige Kalkulation von Stundenaufwand und gesetzlicher Vergütung nach RVG für ein konkretes Mandat vor der Verhandlung über ein Zeithonorar und ggf. Berücksichtigung bei der Honorarverhandlung.

1. Stufe: Betriebswirtschaftlich kalkulierter Kostenstundensatz

Bereits für die Entscheidung, ob sich das Anwaltshonorar nach dem RVG oder nach einer Vergütungsvereinbarung richten soll, ist eine Kalkulationsbasis unverzichtbar. Die gesetzliche Vergütung soll ein gerechtes und angemessenes Entgelt für die Anwaltsarbeit darstellen. Die Vergütung ist nur angemessen, wenn sie die Kanzleikosten deckt und der Anwalt sowie seine Familie vom Rest – nach Abzug der Steuern – leben können einschließlich kompletter Vorsorge für Alter, Krankheit und Invalidität. Der Anwalt sollte also rationell kalkulieren, was er pro Stunde (oder Woche, Monat, Jahr) an Vergütung einnehmen muss, um gewinnbringend zu arbeiten. Die Kalkulation kann entweder individuell-konkret oder durch eine pauschale Berechnung vorgenommen werden. Letzteres ist weniger exakt, aber einfacher durchzuführen.  

 

Individuelle Kosten- und Stundensatzkalkulation

Bei der individuellen Kalkulation ist Folgendes zu beachten: 

 

Checkliste: Individuelle Kosten- und Stundensatzkalkulation des Anwalts
  • Erster Schritt: Die vorhersehbaren Betriebskosten sind auf Jahres- oder Monatsbasis zu ermitteln:

 

  • Personalkosten brutto zuzüglich Arbeitgeberkosten für feste Mitarbeiter und Auszubildende (inklusive Urlaubs-, Weihnachtsgeld, Beiträge zur Berufsgenossenschaft, Fahrtkostenerstattung, o.ä.);
  • Personalkosten brutto für Aushilfskräfte, für Stellenausschreibungen, Einstellungskosten, eventuell Rückstellungen für arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen;
  • Raumkosten komplett inklusive Miete oder Finanzierungskosten/Abschreibungen, Energieverbrauch, Reinigung, Bewachung, Versicherung, Kautionen, Grundeigentümerabgaben, Hausgeld;

 

  • Büroausstattung brutto eventuell nach Abschreibungssätzen inklusive Möblierung, Beleuchtung, Pausenräume, Büromaterial, Akten, Papier;
  • technische Büroausstattung und Telekommunikation brutto eventuell nach Abschreibungssätzen inklusive Telefon, Telefax, Kopierer, Mobilfunk, Wartungsverträge, Diktiergeräte, Computer-Hardware und Software, Signaturkosten;
  • Fahrtkosten des Anwalts inklusive PKW-Aufwand (z.B. Parkplatz);
  • Literatur, Datenbankzugang (z.B. Juris);
  • Sonstige persönliche Betriebsausgaben wie Haftpflichtversicherungen, Kammerbeiträge, Anwaltverein, Akquise-Mitgliedschaften in örtlichen Vereinen.

 

  • Zweiter Schritt: Es müssen die jährlich oder monatlich angestrebten Einkünfte netto (nach Steuer und Versorgungsabzügen) und die dafür erforderlichen Überschüsse berechnet werden, z.B.

 

  • angestrebter Nettogewinn von monatlich 3.000 EUR;
  • Kalkulation des dazu erforderlichen monatlichen Überschusses unter Berücksichtigung aller persönlichen Abzüge wie ESt, Kirchensteuer, SolZ, Krankenversicherung, Versorgungswerk und sonstiger Alters- und Invaliditätsabsicherungen.

 

Der angestrebte Überschussbetrag ist den Betriebskosten hinzuzurechnen.

 

  • Dritter Schritt: Es sind alle erbrachten Arbeitsstunden sowie die davon abrechnungsfähigen Stunden („billable hours“) pro Jahr oder Monat durch tägliche Aufzeichnungen über mindestens einen Monat festzustellen. Die Zahl der abrechnungsfähigen Anwaltsstunden und die kalkulierten Betriebskosten zuzüglich angestrebtem Überschuss sind in Beziehung zu setzen:

 

Betriebskosten + Gewinnüberschuss
____________________________________ = kalkulierter Durchschnittstundensatz
abrechnungsfähige Stundenzahl
 

Anzahl der abrechnungsfähigen Arbeitsstunden pro Jahr

In der Oktoberausgabe des Wall Street Journal hatten angestellte Anwälte einer internationalen Anwaltskanzlei in den USA auf 2.200 jährlich abrechnungsfähige Arbeitsstunden („billable hours“) hingewiesen, die von ihnen verlangt wurden, zuzüglich 240 Stunden im Management. Auch in einigen deutschen Anwaltskanzleien sollen jährlich 2.000 bis 2.200 Stunden den Mandanten in Rechnung gestellt worden sein. Bei solchen Stundenzahlen müssten an regulär 220 Arbeitstagen jeweils 10 abrechnungsfähige Stunden pro Tag anfallen. Selbst bei bis zu 300 Arbeitstagen im Jahr (also fast jedes Wochenende mindestens ein voller Tag) müssten dafür täglich etwa 7,5 abrechnungsfähige Stunden erfasst werden. Das ist auch in hocheffizienten Anwaltskanzleien nur kurzfristig realisierbar.  

 

Arbeitsphysiologisch und organisatorisch sind mehr als 7 Stunden effektive Arbeit pro Tag auf Dauer auf Grund von Arbeitsvorbereitungen, Bewegungs- und Ruhepausen sowie Unterbrechungen, die im Laufe eines Tages unvermeidlich sind, kaum zu erbringen. Dies gilt selbst, wenn der Anwalt mehr als 10 Stunden im Büro verbringt. Realistisch ist von einer Zahl von 5 bis 6 „billable hours“ pro Tag auszugehen. Der abrechenbare Anteil der täglichen Arbeitszeit wird mit einer Spanne zwischen 40 und 75 Prozent (NJW-Beilage „Anwalt“ Heft 1-2/01, 26) bzw. zwischen 60 bis 70 Prozent (Krämer/Mauer/Kilian, Vergütungsvereinbarung und -management, S. 60 Rn. 133 und S. 88 Rn. 216) geschätzt. Berücksichtigt man arbeitsfreie Sonn- und Feiertage, vier Wochen für Urlaub und Krankheitsausfall sowie 20 Arbeitstage an Samstagen, erzielt der Anwalt bei etwa 240 Arbeitstagen eine Größenordnung zwischen 1.200 und 1.500 abrechnungsfähigen Arbeitsstunden (Vaagt geht für Kanzleien im gehobenen Beratungssektor von 1.610 Stunden als Zielmarke aus, was 46 Wochen à 5 Tage x 7 Stunden entspricht [Billable Hours – Richtig abrechnen – ein Dilemma?, NJW-Beilage „Anwalt“, Heft 1-2/03, 14]). 

 

Beispiel

Kosten und Gewinnüberschuss 

kalkulierter Betrag 

pro Monat 

kumulierter  

Betrag pro Jahr 

Betriebskosten 

 

 

  • Personalkosten brutto für 1,5 Mitarbeiter

6.000 EUR 

72.000 EUR 

  • 0,5 Aushilfskraft

500 EUR 

6.000 EUR 

  • Raumkostenanteil brutto

1.000 EUR 

12.000 EUR 

  • Büroausstattung anteilig brutto

200 EUR 

2.400 EUR 

  • technische Büroausstattung/Telekommunikation anteilig brutto

 

200 EUR 

 

2.400 EUR 

  • Anwaltsfahrtkosten/PKW-Aufwand brutto

300 EUR 

3.600 EUR 

  • Literatur/Datenbankzugang

150 EUR 

1.800 EUR 

  • sonstige persönliche Betriebsausgaben (Versicherungen, Kammerbeitrag usw.)

 

250 EUR 

 

3.000 EUR 

Angestrebter Gewinnüberschuss 

 

 

  • Einkünfte netto (nach Steuer und Versorgungsabzügen)

3.000 EUR 

36.000 EUR 

  • persönlicher Aufwand für Steuern, Versorgungskosten

2.500 EUR 

30.000 EUR 

 

14.100 EUR 

169.200 EUR 

abrechnungsfähige Stundenzahl („billable hours“) 

100 Stunden 

1.200 Stunden 

rechnerisch erforderlicher Durchschnittsstundensatz 

141 EUR 

141 EUR 

 

 

Pauschalierte Kosten- und Stundensatzkalkulation

Bei der pauschalierten Kosten- und Stundensatzkalkulation gilt Folgendes: Zieht man von den Gebühreneinnahmen pauschal eine Kostenquote von z.B. 50 oder 60 Prozent ab und reduziert man den Brutto-Überschuss um etwa 40 bis 50 Prozent Abzüge für Steuern und soziale Sicherheit, ergibt sich ein Netto-Gewinnanteil von ca. 20 bis 30 Prozent der Gebühreneinnahmen. Auch mit dieser groben Kalkulationsgrundlage lässt sich ungefähr ermitteln, welcher Stundensatz pro abrechenbare Arbeitsstunde angesetzt werden muss, um ein gewünschtes Einkommen zu erreichen: Sind 3.000 EUR Netto-Einnahmen das Ziel, müssen dazu etwa 10.000 EUR bis 15.000 EUR monatliche Gebühren erzielt werden.  

 

Das notwendige Gebührenaufkommen lässt sich auch bei der betriebswirtschaftlich kalkulierten Berechnung ermitteln. Wird dieser Betrag durch die Zahl der monatlich abrechnungsfähigen Arbeitsstunden geteilt, ergibt sich ein durchschnittlicher Stundensatz, mit dem diese Netto-Einnahmen erzielt werden können, soweit der Stundensatz bei den Mandanten durchsetzbar ist und die Zahl der „billable hours“ stabil bleibt. 

 

Zielorientierte kritische Bewertung der Kalkulationsergebnisse

Bei der drei-stufigen Kalkulation werden bei selbstkritischer Betrachtung auch die Variablen bzw. Stellknöpfe für den Stundensatz deutlich: 

 

  • Betriebskosten zu hoch? Verringerung möglich? Einsparpotenziale?
  • Gewinnanspruch überzogen? Reduzierung möglich ohne die Motivation zu gefährden? Persönliches Ausgabeverhalten verbesserungsfähig?
  • Anteil der „billable hours“ im Vergleich zur Gesamtarbeitszeit verbesserungsfähig? Potenzial von vergeudeter, unrentabler Arbeitszeit?
  • Stundensatz konkurrenzfähig? Dieser Aspekt führt zur zweiten Stufe der Kalkulation, dem „Härtetest“ für Stundensätze.

2. Stufe: Beratungshonorare der Konkurrenz

Ein betriebswirtschaftlich kalkulierter Honorar-Stundensatz wird von den Mandanten nur akzeptiert, wenn er sich auf einem branchenüblichen Niveau bewegt (konkurrenzbasierte Honorarberechnung). Eng verknüpft mit dieser Blickrichtung sind die Aspekte Zahlungsbereitschaft und Zahlungsvermögen des Mandanten (mandantenbasierte Honorarberechnung). 

 

Konkurrenzbasierte Honorarberechnung

Der branchenübliche Honorarstandard sollte allerdings nur als Orientierungshilfe für die Ermittlung des eigenen Preises dienen. Es ist riskant für den Anwalt, wenn er den festgestellten Kostenstundensatz auf Grund niedriger branchenüblicher Anwaltsvergütungen soweit unterschreitet, dass er dadurch nicht nur seinen Gewinnanteil aufzehrt, sondern auch einen nicht kostendeckenden Vergütungssatz anbietet. 

 

Die Orientierung an den Preisen der Konkurrenz wird durch eine große Intransparenz der Preise auf dem Rechtsberatungsmarkt erschwert. Möglichkeiten bieten Veröffentlichungen in Anwaltsmagazinen, in gebührenrechtlichen Fachzeitschriften aber auch Recherchen auf Kanzlei-Homepages. Für das Jahr 1997 wurde als Spannweite der „Regelstundensätze“ bei Abrechnung über Zeithonorar als Mittelwerte (Median) genannt für 

  • Einzelanwälte: 240 DM im Westen und 200 DM im Osten,
  • Sozien lokaler Sozietäten: 300 DM im Westen und 250 DM im Osten und
  • Sozien überörtlicher Sozietäten: 370 DM im Westen und 275 DM im Osten.

 

Dabei wurden große Spannweiten genannt, z.B. für Einzelanwälte im Westen zwischen 50 und 200 EUR (im Osten zwischen 35 und 175 EUR; Quelle: Krämer, Pricing für Anwälte – Eckpunkte der Honorargestaltung, NJW-Beilage „Anwalt“ Heft 1-2/01, 26). An anderer Stelle werden in der Honorar-Anwaltsliteratur ortsübliche Stundensätze zwischen 200 bis 300 EUR genannt (HRA 8/05, 2). Auf der Grundlage einer Mandantenumfrage im Jahre 2003 werden Beiträge von 250 bis 350 EUR, durchschnittlich 279 EUR für Wirtschaftsanwälte genannt, die Mandanten bereit sind, für eine Partnerstunde auszugeben, im Einzelfall auch 500 bis 600 EUR (Hümmer, Die Honorarfalle, JUVE Rechtsmarkt 02/04, 18). Nach einer weiteren Umfrage im Jahr 2003 werden für Wirtschaftsmandate Durchschnittstundensätze von 277 EUR (für Partner einer Kanzlei 357 EUR, für Associates 244 EUR) pro Stunde genannt (ebenfalls JUVE Rechtsmarkt 02/04 a.a.O.). 

 

Wenn man einige Anhaltspunkte für die Stundensätze der konkurrierenden Anbieter vorliegen hat, bieten sich verschiedene Möglichkeiten für eine sog. konkurrenzbasierte Honorarberechnung: 

 

  • Der Anwalt kann seine besonders hohe Beratungsqualität durch den Preis zum Ausdruck bringen. Spezialisten im Arbeits-, Steuer- oder EDV-Recht konnten nach eigenen Angaben Stundensätze bis zu 700 EUR am Markt durchsetzen (Krämer/Maurer/Kilian, a.a.O., S. 47 Rn. 101). Wichtig dafür ist die Analyse, über welche Wettbewerbsvorteile die eigene Kanzlei verfügt und mit welchen anderen Kanzleien sie in direkter Konkurrenz steht.

 

  • Die Kenntnis der Konkurrenzpreise kann als Argument genutzt werden: „Das sind die üblichen Stundensätze. Das nehmen auch andere Anwaltskanzleien für ähnliche Mandate.“ Damit kann der Mandant überzeugt werden, der den Preis zunächst als zu hoch bewertet.

 

  • Durch den Verweis auf höhere Stundensätze bei anderen Kanzleien kann die Günstigkeit des eigenen Stundensatzes herausgestellt werden. In jedem Fall sollte dem Mandanten verdeutlicht werden, dass er für einen geringeren Stundensatz keine geringerwertige Leistung erwarten muss und weshalb die eigene Kanzlei in der Lage ist, die Preise der Konkurrenz zu unterbieten (z.B. wegen rationellerer Organisation durch höhere Fallzahl in diesem Bereich, geringere Kostenquote durch Nutzung spezieller EDV-Programme oder wegen höherer Spezialisierung).

 

Praxishinweis: Eine Preisfindung durch „Nachahmen“ hat einen Nachteil: Sie ist stark an die Marktentwicklung gebunden. Verändern sich die Konkurrenzpreise in kurzer Zeit nach unten, führt das auch zu zwangsläufig niedrigeren Stundensätzen für die eigene Dienstleistung. Außerdem verführt eine konkurrenzbasierte Honorarermittlung dazu, die Berechnung der eigenen Kosten und den Blick auf die Akzeptanz beim Mandanten zu vernachlässigen. 

3. Stufe: Kalkulation von Stundenaufwand und RVG-Vergütung

Sobald Sie die juristischen und tatsächlichen Eckdaten eines Auftrags erkennen, die für die Kalkulation des erforderlichen Stundenaufwands maßgeblich sind, sollten Sie überschlägig die durch Vereinbarung erzielbare Vergütung ausrechnen. Gleichzeitig sollten Sie die nach dem Gegenstandswert anfallenden RVG-Gebühren ausrechnen und dem kalkulierten Zeithonorar gegenüber stellen. Dieser Vergleich macht transparent, ob eine Stundenhonorarvereinbarung für den Mandanten preiswerter oder teurer als die gesetzlichen Anwaltsgebühren ausfällt. Diese Erkenntnis ist wichtig für die Entscheidung des Anwalts, überhaupt eine Honorarvereinbarung treffen zu wollen oder bevorzugt eine Abrechnung nach gesetzlichen Gebühren anzubieten. 

 

Der Anwalt kann bei einem hohen gesetzlichen Honorar verdeutlichen, dass eine Honorarvereinbarung auf Stundensatzbasis für den Mandanten günstiger ausfällt. Beim geringen Gegenstandswert und hohem Arbeitsaufwand kann dies zeigen, dass die gesetzlichen Gebühren für den kalkulierten Arbeitsaufwand nicht ausreichen und eine Honorarvereinbarung notwendig ist.  

 

Quelle: Ausgabe 03 / 2006 | Seite 37 | ID 91790