15.04.2014 · Fachbeitrag · Eigenbelege

Beleg verloren? Quittungen für die Steuer - hausgemacht!

von Constanze Elter, Steuern - leicht gemacht!, Köln

| „Keine Buchung ohne Beleg“: Jeder Selbstständige, der sich in irgendeiner Form schon einmal mit seiner Buchhaltung befasst hat, kennt diesen Grundsatz. Spätestens wenn der Steuerberater nach der Quittung für diese oder jene Ausgabe fragt, wird klar, wie wichtig Belege sind, um Kosten nachweisen zu können. Was aber, wenn es gar keine Quittung gibt oder Sie den Beleg vergessen haben? Der Betriebsausgabenabzug bei der Steuererklärung ist damit noch nicht verloren. Die Lösung lautet: Eigenbeleg. |

Reisekosten selbst belegen

Die Situationen, in denen ein Eigenbeleg erstellt werden sollte, können sehr unterschiedlich sein. Ein Beispiel dafür sind interne Reisekostenabrechnungen, mit denen Sie die steuerlichen Verpflegungspauschalen geltend machen können. Hier hilft eine Vorlage, in die Sie alle Ausgaben, die mit der jeweiligen Reise zusammenhängen, eintragen. Eine Excel-Tabelle ist hier nützlich, mit der Sie den richtigen Betrag für die Verpflegungspauschbeträge direkt ausrechnen können. Auch Telefonkosten im Hotel oder Gebühren für das Bahnhofschließfach können Sie in ein solches Formular schreiben.

Entnahme fürs Private: Bitte belegen!

Denkbar sind Eigenbelege außerdem bei Privatentnahmen aus dem Unternehmen. Die Steuerberaterin Steffi Köchy-Gellfart aus Kroppenstedt (Sachsen-Anhalt), spezialisiert auf Heilberufler, nennt die Laborkosten für die Behandlung der Ehefrau als ein Beispiel.

Umgekehrt könnten Privateinlagen in die Praxis mit Eigenbelegen nachgewiesen werden: „Teilweise wurde eine Immobilie zunächst privat erworben und später ab einem bestimmten Zeitpunkt betrieblich genutzt. Da hier zum Zeitpunkt der Einlage das Wirtschaftsgut bewertet werden muss, empfiehlt es sich, eine Bewertung von einer dritten Person einzuholen.“ Ausnahme: Das Wirtschaftsgut wurde kurz vorher privat angeschafft und die ursprünglichen Anschaffungskosten sind noch nachweisbar.

Manchmal macht die Hektik des Alltags einen Eigenbeleg notwendig. Sie fahren mit dem Firmenwagen tanken, lassen aber die Tankquittung an der Kasse liegen, weil Sie es eilig haben. Sie kaufen im Büromarkt Materialien ein und bezahlen mit EC-Karte, vergessen aber, sich eine Quittung ausstellen zu lassen. Oder Sie haben einen Beleg in Ihrer Ablage so tief vergraben, dass Sie ihn nicht mehr wiederfinden, es lohnt sich aber nicht, eine Kopie anzufordern. Manchmal gibt es gar keinen Beleg, zum Beispiel fürs Trinkgeld beim Geschäftsessen. In all diesen Fällen dürfen Sie sich mit einem selbst angefertigten Beleg behelfen. Auf eine solche Quittung gehören folgende Angaben:

Name und Anschrift des Empfängers

Betrag

Bezeichnung der Ausgabe

Datum und Ort der Ausgabe

Name und Unterschrift des Ausstellers

„Bei Zahlungen an Angestellte unterschreibt der Arbeitnehmer den Beleg ebenfalls, sodass solche Belege regelmäßig unproblematisch sind“, erläutert Köchy-Gellfart. Sie können sich eine Standardvorlage anlegen - oder einen Quittungsblock benutzen. Auch ein handschriftlicher Beleg wird vom Finanzamt anerkannt. Hilfreich ist darüber hinaus, wenn Sie dem Eigenbeleg einen Kontoauszug beifügen, aus dem beispielsweise die Abbuchung hervorgeht.

BEACHTEN SIE | Wenn Kontoabbuchungen nicht näher bezeichnet sind, werden sie dem Privatbereich zugeordnet. Bei Kreditkartenabrechnungen sollten Sie daher ebenfalls genau kennzeichnen, was betriebliche und was private Ausgaben sind. Machen Sie hier einfach ergänzende Angaben, aus denen die betriebliche Veranlassung hervorgeht.

Tankbeleg vergessen: Schätzen erlaubt

Sind Tankbelege unauffindbar, darf geschätzt werden. Steuerberaterin Köchy-Gellfart erklärt, wie das geht: „Hier wird üblicherweise die Kilometerlaufleistung im Jahr geschätzt - etwa durch Kilometerstände auf vorhandenen Werkstattrechnungen -, der Durchschnittsverbrauch des Fahrzeugtyps ermittelt und der Durchschnittspreis für Benzin bzw. Diesel des Jahres angesetzt.“ Manchmal gebe es auch Anhaltspunkte aus den Vorjahren, sodass die Kosten übertragen werden können - gegebenenfalls mit Zu- oder Abschlägen.

FAZIT | Finanzämter erkennen selbstgemachte Quittungen an - allerdings nur dann, wenn sie die Ausnahme bleiben und Eigenbelege nicht zur Regel werden. Außerdem können Sie mit Eigenbelegen nur die Betriebsausgabe in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nachweisen. Für den Vorsteuerabzug können Sie Eigenbelege nicht nutzen. Denn hier gilt: Sie benötigen eine Quittung mit allen Angaben, die im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind. In einem solchen Fall können Sie also auf die Originalrechnung nicht verzichten.

Weiterführende Hinweise