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30.06.2008 | Personalentwicklung

Mitarbeitergespräche in der Physiopraxis – der oft unterschätzte Erfolgsfaktor

von Dipl.-Pädagoge Dr. Wolfgang Huge, Bad Essen

In der Industrie sind Mitarbeitergespräche gang und gäbe. Dabei treffen sich Vorgesetzter und Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen, um zu besprechen, wie es im Unternehmen weitergehen soll und wie die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters einzuschätzen ist. Mitarbeitergespräche dienen ebenfalls dazu, Aufgaben und Kompetenzen an das Personal zu übertragen oder Vereinbarungen über den Besuch von Fortbildungen zu treffen. Dass solche Mitarbeitergespräche – richtig durchgeführt – auch in der Physiotherapiepraxis nachhaltig zum Praxiserfolg beitragen können, ist vielen Physiotherapeuten nicht bewusst. 

Wozu Mitarbeitergespräche in einer Physiopraxis?

Mitarbeitergespräche sind eine Maßnahme der Personalentwicklung. Sie sollen systematisch für Engagement im Praxisteam sorgen und alle Mitarbeiter an wichtigen Entscheidungen in Form der Anhörung beteiligen. Zudem geben Sie in dem Gespräch als Chef Ihre organisatorischen und/oder strategischen Ziele vor und rufen Ihre Mitarbeiter dazu auf, sich mit diesen Etappenzielen zu identifizieren bzw. zumindest damit vertraut zu machen. Das Gespräch hat somit zunächst sowohl eine Unterrichtungs- als auch eine Konsultationsfunktion. 

 

Beispiel 

Als Inhaber haben Sie für sich das Ziel ins Visier genommen, die Zahl der von Ihnen behandelten Patienten in den kommenden 12 Monaten deutlich zu steigern, mindestens um 10 Prozent. Erreicht werden soll dies über eine besonders zielgerichtete Patientenkommunikation, die dazu führen soll, dass Patienten Ihre Praxis weiterempfehlen. Damit beabsichtigen Sie, dass die Fluktuation innerhalb Ihres Patientenstamms zurückgeht und sich eine feste Bindung der Patienten an Ihre Praxis ergibt. Nachdem Sie dieses Ziel im Gespräch vermittelt haben, bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Vorschläge zur Umsetzung. 

Ein weiterer zentraler Zweck von Mitarbeitergesprächen besteht darin, Zielvereinbarungen für das Team oder den einzelnen Mitarbeiter festzuhalten. Mit Zielvereinbarungen verlassen Sie die Welt der „Ad-hoc-Anweisungen“ zur Bewältigung des operativen Tagesgeschäfts. An die Stelle der täglichen Vorgaben und Anweisungen tritt eine zunehmende Selbstorganisation der Mitarbeiter und des Teams. 

Es ist keine Glaubensfrage, sondern ein wissenschaftlich belegter Grundsatz. Zwischen Zielsetzung, Leistungen und Leistungssteigerung bestehen folgende Zusammenhänge: 

 

  • Ziele geben dem menschlichen Handeln Orientierung. Sie motivieren den Einzelnen zu Leistungen und sind Grundlage eines Erfolgserlebnisses. Ohne Ziele könnten die Ergebnisse nicht als gute oder schlechte Leistung „einsortiert“ werden. Es wäre unklar, ob das Ergebnis dem Einzelnen oder etwa den Umständen zuzuschreiben ist.

 

  • Ziele wirken als Antriebsfeder für die Leistungsmotivation. Gut gesetzte Ziele ermöglichen es, in einem permanenten „Learning on the job“ die Ergebnisse stetig zu verbessern. Das Anspruchsniveau für Leistungen wird systematisch gesteigert.

 

  • Ziele zeigen, dass das individuelle Leistungsvermögen umso höher wird, je anspruchsvoller und fordernder die Zielsetzungen sind. Allerdings müssen die Ziele grundsätzlich auch mit vertretbarem Aufwand erreichbar sein, das Fähigkeitspotenzial zur Bewältigung der Aufgabe muss vorhanden sein und die Rahmenbedingungen sollten die Zielerreichung stimulieren.

Welche Ziele können vereinbart werden?

Motivationsfördernde Zielvereinbarungen sollten enthalten: 

 

  • eine klare Definition der Aufgaben und Anforderungen
  • klar geregelte Kompetenzen und Zuständigkeiten
  • längerfristige Vereinbarungen zu Aufgaben und Verantwortung

 

Bei der konkreten Ausgestaltung hilft die Formel „SMART“ weiter, wobei die einzelnen Buchstaben für verschiedene Komponenten einer gelungenen Zielvereinbarung stehen: 

 

SMART-Ziele

S:  

Spezifisch  

Was genau will ich erreichen? (Ergebnis, Zustand etc.) 

M:  

Messbar  

Wie kann ich die Zielerreichung messen? 

A: 

Attraktiv  

Ist das Ziel eine interessante Herausforderung? 

R: 

Realistisch 

Kann das Ziel in der vorgegebenen Zeit erreicht werden? 

T: 

Terminiert 

Bis wann soll das Ziel erreicht werden? 

 

Eine Vereinbarung, wie sie sich auch aus unserem oben genannten Beispiel ergeben könnte, ist die Bestimmung von konkreten Handlungsbereichen, in denen sich der betreffende Mitarbeiter bis zu einem festgelegten Termin verbessern soll. Konkret ist dann zu vereinbaren, was er dafür bis wann tun muss (Fortbildung besuchen, Lehrmittel bearbeiten, Schulungs-DVD etc.) oder worum er sich zu kümmern hat. Weitere Beispiele für Zielvereinbarungen sind: 

 

  • Die Mitarbeiterin soll sich regelmäßig fortbilden (mindestens eine Fortbildung pro Jahr).
  • Am Monatsende sollten alle Privatrechnungen des laufenden Monats verschickt sein.
  • Am Monatsende sollte das Kassenbuch für den Steuerberater fertig sein.

Der äußere Rahmen des Mitarbeitergesprächs

Für das Mitarbeitergespräch ist ein störungsfreier Ablauf sicherzustellen. Idealerweise wird das Gespräch mit „Übereck-Sitzordnung“ (Praxisinhaber und Mitarbeiter sitzen über eine Ecke nebeneinander und nicht gegenüber) geführt. Erfrischungsgetränke, Kaffee und etwas Gebäck zeigen dem Gesprächspartner Ihre Aufmerksamkeit. Bereiten Sie sich gründlich vor und zeigen Sie dem Mitarbeiter, wie wichtig Sie selbst diesen Termin nehmen. 

Der Blick zurück: Kontrolle der Zielerreichung

Mitarbeitergespräche beginnen mit einem Rückblick auf das vergangene Jahr bzw. die abgelaufene Zeit seit dem letzten Termin. Folgende Fragestellungen sollten hierbei geklärt werden:  

 

  • Wurden die Ziele bzw. Aufgaben erreicht bzw. erledigt?
  • Welche Ziele wurden nur teilweise bzw. nicht erreicht?
  • Welche äußeren Umstände oder andere Ursachen haben dazu geführt, dass Ziele nur teilweise bzw. nicht erreicht wurden?
  • Wie sind die erzielten Ergebnisse des Mitarbeiters zu bewerten?
  • Welche zusätzlichen Aufgaben hat er übernommen?
  • Wurde der Mitarbeiter bei der Erfüllung seiner Aufgaben und Ziele durch den Praxisinhaber ausreichend unterstützt?
  • Entsprachen die vereinbarten Ziele den Fähigkeiten und bisherigen Leistungen des Mitarbeiters?

Die aktuelle Einschätzung: Kommunikation und Kooperation

Weiterhin sind die aktuelle Zusammenarbeit, das Verhalten aller Mitarbeiter untereinander und die Erwartungen an die künftige Zusammenarbeit im Praxisteam zu besprechen. In diesem Gesprächsteil lassen sich auch die beruflichen Erwartungen, Interessen und Perspektiven des Mitarbeiters erläutern sowie Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung und Förderung vereinbaren: 

 

  • Wurde der Mitarbeiter ausreichend bei der Erfüllung der Aufgaben unterstützt? Wie kann er bei der Erfüllung seiner Ziele zukünftig noch besser unterstützt werden?
  • Welche Wünsche hat er an die zukünftige Zusammenarbeit?
  • Wie zufrieden ist er mit der Rückmeldung über seine Leistung?
  • Ist der Mitarbeiter mit dem Arbeitsklima zufrieden?
  • Hat er genügend Freiraum für eigenständiges Handeln?
  • Sind dem Mitarbeiter die betrieblichen Zusammenhänge mit den übergeordneten Praxiszielen bekannt und verständlich?
  • Welche Einsatzplanung ist für ihn zukünftig vorgesehen?
  • Welche Kenntnisse und Fähigkeiten sollte er noch hinzugewinnen, um seine derzeitige Aufgabe besser ausfüllen zu können?
  • In welchen Bereichen sieht er für sich Qualifizierungsbedarf?

Der Blick nach vorn: Planung und Vereinbarung neuer Ziele

Im letzten Teil des Mitarbeitergesprächs geht der Blick in die Zukunft. Dies verlangt neue Zielvereinbarungen zu Aufgaben und Verhalten des Mitarbeiters. Dabei werden individuelle Ziele für den Mitarbeiter vereinbart, damit er seinen Beitrag zum Gesamterfolg leisten kann. Es stehen folgende Fragen im Mittelpunkt: 

 

  • Welche wichtigen Aufgaben stehen an? (nicht nur Routine)
  • Welche Möglichkeiten zur Leistungssteigerung gibt es?
  • Welche Verbesserungen durch organisatorische, strukturelle oder technische Änderungen in den Abläufen sind möglich?
  • Wie können die Praxisziele noch besser erreicht werden?
  • Welche Ziele sollte der Mitarbeiter zukünftig in seiner Arbeit verfolgen?
  • Welchen Beitrag leisten diese Ziele zu den strategischen Zielen der Physiopraxis?
  • Welche Prioritäten sollen gesetzt, welche Ziele realisiert werden?

Schriftliches Gesprächsprotokoll

Die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs werden in einem Gesprächsprotokoll festgehalten und von beiden Gesprächspartnern unterzeichnet. Für den Mitarbeiter besteht die Möglichkeit, das Protokoll durch ein kurzes Statement zu komplettieren. Anschließend wird das Protokoll in einem speziellen Ordner oder der Personalakte abgelegt und dort bis zum nächsten Termin verwahrt. Ein Muster für ein Gesprächsprotokoll steht Ihnen im Online-Service „myIWW“ in der Rubrik „Arbeitshilfen“ zur Verfügung. 

Fazit

Mit Hilfe von Mitarbeitergesprächen lassen sich sämtliche „kritischen“ Anforderungen an eine Physiopraxis gemeinsam mit den Mitarbeitern durchleuchten. Von der Terminvereinbarung bis zur Behandlung – Mitarbeitergespräche bieten ein ideales Forum, um über Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken. Überprüfbare Vereinbarungen schaffen für alle Beteiligten eine Basis für eine erfolgreiche und zufriedenstellende Zusammenarbeit.  

 

Quelle: Ausgabe 07 / 2008 | Seite 13 | ID 120115