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·Fachbeitrag ·Optimale Prozesse in der StB-Kanzlei

Die strukturierte Mandatsannahme – In drei Schritten zum Auftrag

| Wie in vielen anderen Fällen liegt auch bei der Mandatsannahme in der guten Vorbereitung der Schlüssel zum Erfolg. So einige „ach hätt ich doch“ und „wenn ich das vorher gewusst hätte“ lassen sich über einen strukturierten Annahmeprozess vermeiden. KP stellt Ihnen hier in einer aktuellen Sonderausgabe einen – gerade auch unter den Gesichtspunkten Rechtssicherheit und Haftungssicherheit – optimierten Ablauf vor, den Sie als Benchmark zum Vergleich oder als Soll-Prozess für Anpassungen nutzen können. |

 

Der Musterprozess sieht eine Mandatsanbahnung in drei Schritten vor:

 

  • Schritt 1 – Erstkontakt/Erfassung: In diesem Schritt geht es darum, sich einen Überblick über Person und Beratungsbedarf des Interessenten zu verschaffen. Die Verantwortung liegt bei den Mitarbeitern im Empfang.

 

  • Schritt 2 – Vorprüfung und Ergebnisbericht: Mit der Vorprüfung soll festgestellt werden, ob der Interessent als Auftraggeber der Kanzlei infrage kommt. Das Ergebnis der Vorprüfung wird im Ergebnisbericht dokumentiert. Die Verantwortung sollte idealerweise überwiegend beim Sachbearbeiter liegen.

 

  • Schritt 3 – Termin mit Mandant und Vertragsschluss: In diesem Schritt erfolgt auf der Basis des Ergebnisberichts die Besprechung der künftigen Vertragsbeziehungen zwischen Kanzlei und Interessent. Die Verantwortung liegt beim Berufsträger.
Quelle: ID 45949459