Anforderungen an die Kanzleiorganisation bei verwendung eines elektronischen Postfachs

| Der BGH (6.9.23, IV ZB 4/23, Beschluss) hat die Anforderungen an die Kanzleiorganisation bei der Nutzung des „besonderen elektronischen Anwaltspostfachs“ (beA) erneut klargestellt. Danach müssen Anwälte sicherstelle, dass Fristen nicht versehentlich gestrichen werden, wenn Schriftsätze über das beA versendet werden. Die Entscheidung ist auf Steuerberater und das beSt übertragbar. ||

Dabei hat das Gericht die Grundsätze für eine ausreichende Ausgangskontrolle zusammengefasst:

• Das Personal muss angewiesen werden, eine Frist erst nach Kontrolle von Erhalt und Inhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 S. 2 ZPO nach Abschluss des Übermittlungsvorgangs zu streichen.

• Es muss klar auf den Unterschied zwischen Eingangsbestätigung und Übermittlungsprotokoll hingewiesen werden ‒ eine Überprüfung des Protokolls genügt für eine Ausgangskontrolle nicht. Der verwendete Begriff „Versandprotokoll“ ist nicht eindeutig.

• Das Personal muss hinsichtlich der technischen Voraussetzungen informiert und intensiv geschult werden. Dies gilt nicht nur bei Versand über die beA-Anwendung selbst, sondern auch für die Bedienung eines etwaig verwendeten Kanzleiprogramms.

• Die Einhaltung der Anweisungen muss durch eigene, stichprobenartige Kontrollen des Anwalts sichergestellt werden.