· KI in der Kanzlei
Schatten-KI als Herausforderung in Kanzleien
von StB Jürgen Derlath, Münster
Künstliche Intelligenz ist in vielen Steuerkanzleien längst angekommen, oft bevor es eine bewusste Entscheidung der Kanzleileitung gab. Mitarbeitende greifen pragmatisch zu leicht verfügbaren Tools wie ChatGPT & Co., um E-Mails zu formulieren, Texte zu überarbeiten, Sachverhalte zu recherchieren oder Zusammenfassungen zu erstellen. Die Nutzung folgt dabei meist nicht einer Digitalisierungsstrategie, sondern dem Wunsch, schneller zu arbeiten und Routineaufgaben zu reduzieren.
Schatten-KI: Wenn die Mitarbeitenden schon mal machen
Aktuelle Umfragen zeigen, dass die organisatorische Einbettung der KI-Nutzung in vielen Unternehmen deutlich hinterherhinkt. Nur eine Minderheit der Beschäftigten berichtet von klaren Regeln, welche KI-Tools genutzt werden dürfen, wie mit Daten umzugehen ist und welche Unterstützung oder Weiterbildung angeboten wird. Damit entsteht faktisch eine Lücke zwischen dem tatsächlichen Einsatz von KI und der formellen Steuerung durch den Arbeitgeber – und genau diese Lücke ist der Nährboden für „Schatten-KI“. Unter Schatten-KI wird die Nutzung von KI-Anwendungen verstanden, die nicht offiziell von der Organisation bereitgestellt oder freigegeben wurden.
Eine ESCRIBA-Befragung von mehr als 1.000 Büroangestellten in Deutschland zeigt, dass 47,8 % beruflich KI-Tools verwenden, die nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Besonders häufig werden solche Werkzeuge für Rechercheaufgaben sowie für die Erstellung oder Überarbeitung von Texten eingesetzt. Die Bitkom-Studie ergänzt dieses Bild aus Unternehmenssicht: In 8 % der befragten Unternehmen ist die Nutzung privater generativer KI-Tools „weit verbreitet“, in weiteren 17 % gibt es Einzelfälle. Weitere 17 % wissen es nicht genau, gehen aber davon aus, dass Beschäftigte mit privaten Zugängen arbeiten. Nur 29 % der Unternehmen sind sich sicher, dass es keine solche Nutzung gibt. Damit zeichnen beide Erhebungen dasselbe Muster: Ein relevanter Teil der Mitarbeitenden nutzt KI, ohne dass dies durch das Unternehmen initiiert oder gesteuert wird.
Auch in Steuerkanzleien dürften Mitarbeitende bereits mit unterschiedlichen KI-Diensten für E-Mails, Auswertungen oder Besprechungsnotizen arbeiten, oftmals mit eigenen Accounts und ohne formelle Freigabe oder Kontrolle. Die Kanzleileitung erfährt davon mitunter erst, wenn entsprechende Formulierungen oder Workflows auffallen. Damit verlagert sich ein Teil der digitalen Arbeitsorganisation faktisch aus der Kanzlei heraus in externe Plattformen, ohne dass Prozesse, Verantwortlichkeiten oder Prüfmechanismen definiert sind.
Eingabe sensibler Daten – kein Randphänomen
Besonders kritisch sind die Befunde zur Art der Daten, die Mitarbeitende in nicht autorisierte KI-Tools eingeben. In der ESCRIBA-Umfrage geben 42,7 % der Schatten-KI-Nutzenden an, bereits Entwürfe interner E-Mails in solche Systeme eingegeben zu haben. 15,7 % haben strategische Informationen zu Projekten, Produkten oder Kunden verwendet; weitere Beschäftigte können sich dies zumindest vorstellen. Auch Kundendaten, Personal- bzw. Bewerberdaten sowie Finanzdaten wurden von einem nicht zu vernachlässigenden Anteil bereits eingegeben oder als denkbar bezeichnet.
Die Bitkom-Pressemitteilung hebt ergänzend hervor, dass Unternehmen in ihren Richtlinien insbesondere Risiken im Zusammenhang mit Geschäftsgeheimnissen sowie möglichen Urheberrechts- und Datenschutzverletzungen adressieren sollten. Für Steuerkanzleien verschärft sich diese Problematik durch den Umgang mit besonders sensiblen Mandantendaten und die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht. Berufsrechtliche Hinweise und Verbandsdokumente betonen, dass KI-Tools nur unter strikter Beachtung der Vertraulichkeit, klarer Zweckbindung und vertraglicher Absicherung eingesetzt werden dürfen. Werden Daten in fremde Systeme hochgeladen, ohne dass die Kanzlei die Rahmenbedingungen kennt oder steuert, entstehen Risiken für Datenschutzverletzungen, Geheimnisschutz und Haftung.
Fehlende Regeln, klare Risiken
Die ESCRIBA-Umfrage macht deutlich, dass viele Beschäftigte mit den Folgen der KI-Nutzung weitgehend alleingelassen werden: Nur rund 45 % der Befragten berichten von klaren Regeln, welche KI-Tools eingesetzt werden dürfen, und ähnlich wenige von Vorgaben zur Dateneingabe; spezifische Weiterbildungsangebote sind noch seltener.
Die Bitkom-Zahlen bestätigen, dass auch auf Unternehmensebene Regelwerke noch die Ausnahme sind: Erst 23 % der Unternehmen haben Regeln für den Einsatz generativer KI-Tools aufgestellt. Weitere 31 % planen dies fest, während sich 24 % mit dem Thema noch gar nicht befasst haben und 16 % auch künftig auf Regeln verzichten wollen. Zugleich stellen nur 26 % der Unternehmen ihren Beschäftigten einen offiziellen Zugang zu generativer KI bereit; ein weiterer Teil plant dies oder kann es sich vorstellen, andere schließen es aus.
Fachveröffentlichungen zum steuerberatenden Berufsstand weisen übereinstimmend darauf hin, dass KI die Sorgfaltspflichten der Berufsträger nicht ersetzt und ohne definierte Prozesse zur Prüfung der Ergebnisse, zur Risikoabwägung und zur Dokumentation die Qualität der Beratung sowie die Haftungslage der Kanzlei beeinträchtigen kann. Muster-KI-Richtlinien zielen deshalb auf klare Zuständigkeiten, ein Tool-Verzeichnis, abgestufte Freigaben für Use Cases sowie Verbote der Nutzung nicht freigegebener Anwendungen und privater Accounts.
Warum eine KI-Strategie jetzt notwendig ist
Vor diesem Hintergrund erscheint es realistisch anzunehmen, dass in vielen Steuerkanzleien bereits heute KI genutzt wird – teils in Form von Schatten-KI. Die empirischen Daten zur inoffiziellen Nutzung und die Berichte aus der Praxis deuten darauf hin, dass Mitarbeitende häufig schneller sind als die formale Kanzleiorganisation. Wer das Thema ignoriert, riskiert eine „Parallelwelt der KI-Nutzung“ im Unternehmen, in der Entscheidungen über Tools und Daten faktisch von einzelnen Mitarbeitenden getroffen werden.
Für die Kanzleileitung bedeutet dies, dass eine KI-Strategie kein Zukunftsthema mehr ist, sondern ein Instrument, um bereits laufende Entwicklungen in geordnete Bahnen zu lenken. Eine solche Strategie sollte mindestens regeln, welche Tools zulässig sind, welche Daten in welcher Form verarbeitet werden dürfen, wer Freigaben erteilt, wie Ergebnisse geprüft werden und welche Schulungsangebote es für Mitarbeitende gibt. Je länger diese Rahmenbedingungen fehlen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich gewohnheitsrechtliche Praktiken der Schatten-Nutzung verfestigen, die später nur mit erheblichem Aufwand korrigiert werden können. Die nüchterne Schlussfolgerung aus den vorliegenden Erhebungen und Fachbeiträgen lautet daher: KI ist in der Steuerberatung bereits Realität – die Frage ist weniger, ob sie genutzt wird, sondern ob dies kontrolliert, dokumentiert und rechtskonform geschieht.
Checkliste — Von der Schatten-KI zu einer KI-Strategie |
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Weiterführende Hinweise
- BStBK gibt Regeln zum Einsatz von KI in Steuerkanzleien vor (KP, 11.3.26)
- Leitfaden der BRAK zum Einsatz von KI in der Beratungspraxis (Derlath, KP 25, 47)
