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·Fachbeitrag ·Kanzleiprozesse

Die Verbundzertifizierung ist am Ende ‒ aber wie geht es weiter?

von Gerd Otterbach, Netphen, www.prostb.de, und André Münx, Hamburg

| Die Verbund- oder Matrixzertifizierung ermöglichte es, sich mit mehreren Kanzleien zusammenzuschließen, um eine gemeinsame ISO-Zertifizierung zu unternehmen. Dies bietet nicht nur Kostenvorteile bei der Entwicklung ‒ diese Kosten kann sich die Gemeinschaft teilen ‒ sondern auch im Hinblick auf die externen Auditierungskosten. Damit ist ab 2020 Schluss. Schlimmer noch: Kanzleien, die in der Matrix zertifiziert wurden, verlieren das ISO-Zertifikat. Der Beitrag beschreibt wie es weitergeht. |

 

Wie funktioniert(e) die Verbundzertifizierung?

Bei einer Einzelzertifizierung (Regelfall) wird jede Kanzlei jährlich einzeln aufgesucht und geprüft. Bei einer Matrixzertifizierung geht der Auditierer zunächst davon aus, dass alle Kanzleien im Verbund/in der Matrix ISO-konform aufgestellt sind. Die Auditierung findet hier nur in Stichproben statt. Das Ergebnis wird auf die Grundgesamtheit projiziert. Bei positivem Ausgang erhalten dann alle Kanzleien das ISO-Zertifikat. Bei negativem Ausgang verlieren alle Teilnehmer eines Verbundes/in der betroffenen Matrix das Zertifikat.

 

Wie kam es zu der Entwicklung?

Der eigentlich positive Effekt (weniger Prüfungsbelastung, weniger Aufwand) führte leider dazu, dass „schwarze Schafe“ meinten, sich um die Umsetzung der für die Zertifizierung notwendigen Maßnahmen drücken zu können. Kamen sie aber in die zu prüfende Stichprobe, drückten die Auditoren nicht selten beide Augen zu. Das wiederum fiel in der „Prüfung der Prüfer“ auf. Und so erhöhte die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) zuletzt immer weiter den Druck, sodass die akkreditierten Institute kein Risiko mehr eingehen wollen und keine Neuverträge zu Matrixzertifizierungen mehr annehmen. Mehr noch ‒ bestehende Verträge wurden unlängst aufgekündigt.

 

Was kann man nun tun?

Wer bereits verbundzertifiziert ist, sollte auf die Einzelzertifizierung umsteigen. Der Umstieg ist recht unproblematisch. Es sind hierbei lediglich die Voraussetzungen der Transferrichtlinien zu beachten. Neuzertifizierungen können nur noch als Einzelzertifizierungen vollzogen werden.

 

PRAXISTIPP | In beiden Fällen ist es ratsam, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, damit der Umstieg bzw. die Zertifizierung pragmatisch, schnell und kostengünstig gelingt. Ein weiterer wichtiger Tipp: Entscheiden Sie sich für ein Prüfinstitut, das deutliche Branchenkenntnisse mitbringt. So hat die Prüfung immer einen Nutzen und wird nicht mehr als solche wahrgenommen. Denn so resultieren wichtige Impulse aus der Prüfung, die die Kanzlei zukunftsorientiert aufstellen.

 

Die Autoren | Gerd Otterbach ist Geschäftsführer von proStB, Berater für Kanzleimanagementsysteme und hat seit 2006 Erfahrung bei der Einrichtung von Qualitätsmanagementsystemen mit Zertifizierung. Andre Münx ist Lead-Auditor für Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001, DStV-Gütesiegel und TOPDigital Gütesiegel, mit zehn Jahren Audit-Branchenerfahrung.

 

Quelle: ID 46276499