Bundessteuerberaterkammer veröffentlicht neuen FAQ-Katalog zur E-Rechnung

Der FAQ-Katalog der Bundessteuerberaterkammer informiert umfassend über die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im deutschen B2B-Bereich seit dem 1.1.25. Für alle Prozesse gilt: Die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist zwingend erforderlich. Kanzleien und Mandanten sollten ihre Abläufe und IT-Systeme rechtzeitig an die Anforderungen ab 2027 anpassen, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde festgelegt, dass Unternehmen in Deutschland ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen empfangen können müssen. Grundsätzlich gilt:

• Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ist gestaffelt: Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR, ab 2028 für alle übrigen Unternehmen. Ausnahmen bestehen unter anderem für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

• Als E-Rechnung gelten ausschließlich Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, wie etwa XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0, Peppol BIS Billing, Factur-X oder RO_CIUS. Formate wie PDF oder gescannte Dokumente erfüllen diese Anforderungen nicht mehr. Die E-Rechnung muss maschinell auswertbar und unverändert archiviert werden.

• Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG), wobei die Unveränderbarkeit und Lesbarkeit über den gesamten Zeitraum sichergestellt sein müssen. E-Mails, die lediglich als Transportmittel für die Rechnung dienen, müssen nicht zusätzlich archiviert werden. E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs sind zwingend unveränderbar aufzubewahren.

• Für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind regelmäßige Abrufe, eine technische und inhaltliche Prüfung sowie eine revisionssichere Archivierung vorgeschrieben.

• Fehler bei der Rechnungsprüfung werden in Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler unterschieden. Während Format- und bestimmte Geschäftsregelfehler den Vorsteuerabzug ausschließen können, ist bei inhaltlichen Fehlern grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Bei einem fehlerhaften Steuersatz besteht weiterhin ein (teilweiser) Vorsteuerabzug maximal in Höhe der gesetzlich geschuldeten Steuer.

• Die technische Prüfung kann durch Validierungssoftware erfolgen, die inhaltliche Prüfung bleibt jedoch Pflicht des Empfängers.Im Ausgangsprozess muss die E-Rechnung auf Basis aktueller Stammdaten erstellt und vor Versand geprüft werden.

• Die Übermittlung kann per E-Mail, über Plattformen wie Peppol oder über unternehmenseigene Portale erfolgen. Zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit werden qualifizierte elektronische Signaturen, EDI-Verfahren oder interne Kontrollverfahren empfohlen.

Der FAQ-Katalog gibt zudem Hinweise zu Besonderheiten bei Barzahlungen, Dauerrechnungen, Anzahlungen und der Bauwirtschaft.

Weiterführender Hinweis

• FAQ zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern zum 1. Januar 2025 (Stand: 3. März 2026)